Изменения в бухгалтерии: как ИИ и автоматизация меняют лицо современного учета

Сегодня невозможно представить мир без автоматизации с помощью искусственного интеллекта и роботов. Ими пронизаны буквально все сферы нашей жизни: от создания картинок по запросу и написания научных статей до голосовых помощников и роботов-пылесосов. Вполне естественно, что один из важнейших отделов любой организации, а именно бухгалтерию, не обошла стороной автоматизация с применением ИИ.

Государство ускоряет процесс внедрения технологий искусственного интеллекта. Уже разрабатывается нацпроект «Экономика данных», в котором отдельным разделом вынесен ИИ.

Еще недавно работа бухгалтера воспринималась как сплошная рутина по ведению учета, обработке документов и подготовке отчетности. Но сегодня картина стремительно меняется. Искусственный интеллект и инструменты автоматизации помогают сотрудникам с монотонной работой, высвобождая драгоценное время для более важных и творческих задач.

Представьте офис бухгалтерии, где каждая операция оформляется молниеносно. Документы заносятся в учетную систему без ошибок, а рутинные задачи выполняются автоматически с минимальным контролем со стороны человека. Это уже не фантазия, а часть повседневной жизни.

Технологии искусственного интеллекта и автоматизации производственных процессов меняют лицо современной бухгалтерии. Правила игры обновились для организаций любого масштаба — от общих центров обслуживания (ОЦО) крупных компаний до небольших отделов бухгалтерии.

Казалось бы, только крупные организации и ОЦО могут позволить себе передовые технологии. Но на самом деле, автоматизация процессов, в том числе с применением ИИ, становится доступной для средних и даже маленьких компаний.

Так, облачные сервисы позволяют небольшим организациям внедрять современные инструменты учета и аналитики без необходимости создавать собственную ИТ-инфраструктуру. Поэтому все компании, независимо от размера, могут воспользоваться преимуществами цифровой трансформации:

Обработка первичной документации

Благодаря современным технологиям можно быстро заносить в учетную систему входящие первичные документы: УПД, акты, ТОРГ-12, счета-фактуры и пр. При этом не важно, как они поступили: через операторов ЭДО или на бумаге.

Документы, полученные через сервисы обмена, приходят в формализованном и неформализованном виде. Они заносятся в систему по-разному. Из машиночитаемых форматов данные извлекаются автоматически, а обработкой неструктурированных документов занимается искусственный интеллект. Например, ИИ-сервисы, встроенные в систему Directum RX, могут распознавать текст первички, разделять комплект по видам и заполнять данными электронную карточку документа. Ответственным остается лишь проверить корректность распознавания и отправить на согласование. После подписания документ автоматически передается в учетную систему благодаря интеграции.

Для оцифровки бумажных документов, особенно для большого объема, используется потоковое сканирование. После чего система, как и в случае с документами от операторов ЭДО, обрабатывает файл с помощью компьютерного зрения. Если выявлены неточности, то система подсветит ошибки цветом. При необходимости проверяющий сможет скорректировать данные. Далее документ пойдет по пути аналогичному для электронных.

Таким образом, все процедуры проверки и внесения данных становятся быстрее и эффективнее. К тому же сокращается время с 10 до 1-2 минут на согласование и занесение в учетную систему одного документа. Если в первичке, например УПД, много номенклатурных позиций, то в масштабе месяца и года ИИ существенно экономит трудозатраты и финансы организации, а также бережет сотрудников от выгорания при работе на монотонных процессах.

Генерация ответов и подбор документов на запросы от контролирующих органов

Согласно ФСБУ27/2021 «Документы и документооборот в бухгалтерском учете» и ФЗ-402 «О бухгалтерском учете» документы должны храниться в том виде, в котором сформированы: электронные в цифровом хранилище, а бумажные на полках в архиве.

Чтобы облегчить поиск документов и оперативно готовиться к налоговым проверкам, можно организовать единый архив скан-копий бумажных и оригиналов электронных документов. При этом компании, которые вступили в налоговый мониторинг или только планируют, обязаны иметь цифровое хранилище всех первичных учетных документов, вне зависимости от способа их формирования.

Финансовый архив Directum помогает организовать единое хранение всех первичных документов компании. В нем есть все инструменты для контроля полноты и возврата документов, что существенно упрощает жизнь бухгалтера при закрытии квартала и года.

С помощью генеративного ИИ и машинного обучения можно формировать ответ на запрос (требование) налогового инспектора. А получить готовый zip-файл со всеми перечисленными в требовании документами можно благодаря работе ИИ-сервисов в связке с финансовым архивом. Эти инструменты сокращают время подготовки ответа с нескольких дней до пары минут.

Сравнение версий документов

Благодаря использованию искусственного интеллекта не надо самостоятельно сверять каждую строчку в договорных документах. ИИ-сервисы сделают это за вас, выделив цветом все изменённые моменты, отличные от первоначальной версии. Это касается как договора, так и спецификации, протокола разногласия и т. д. Такое же решение можно внедрить и для внутренних первичных документов.

Согласование инвентаризационных документов

С 1 апреля 2025 года вступает в силу ФСБУ 28/2023 «Инвентаризация». Начиная с этой даты проведение всех инвентаризаций — основных средств, запасов, расчетов с контрагентами и т. д. — в зависимости от вида деятельности, станет обязательным для всех организаций.

Инвентаризация — очень длительный и трудоемкий процесс: подготовка приказа, согласование комиссии, сверка фактических остатков с данными учета, занесение итогов и их утверждение. Особенно сложно ее проведение для территориально распределенных организаций из-за длительного процесса согласования, так как задействованные в проведении сотрудники находятся в разных местах и большинство коммуникаций происходят удаленно.

Благодаря современным ECM-системам процесс проведения инвентаризации стал намного проще. Требуется буквально пара кликов мыши для создания документов. Бухгалтеру необходимо проверить информацию по инвентаризационной ведомости, произвести зачет недостач и излишков и отправить документ на согласование по регламенту. Хранить данные документы удобно в финансовом архиве, в котором настраиваются права на просмотр и изменение так, как необходимо именно вам с учетом специфики бизнеса. Также можно отслеживать связанные документы.

Решения «Цифровой бухгалтерии» от Directum реализованы на многих проектах. Они существенно упрощают жизнь сотрудников финансовых служб организаций.

С переходом бухгалтерских процессов в цифровое пространство возникает ряд запросов:

Технологии искусственного интеллекта и автоматизации коренным образом меняют представление о том, как должна работать современная бухгалтерия. Уже сегодня мы видим, как ИИ берет на себя рутинные задачи, а «умные» аналитические инструменты помогают бухгалтерам принимать более взвешенные управленческие решения.

Но это лишь начало долгого пути цифровой трансформации. В ближайшем будущем мы увидим, как технологии продолжат менять облик бухгалтерии, позволяя специалистам сосредоточиться на по-настоящему ценных и творческих задачах. Возможно, настанет день, когда «виртуальный бухгалтер» будет незаменимым помощником в управлении финансами организации любого масштаба.