Как искусственный интеллект меняет жизнь секретарей: эволюция работы с корреспонденцией

Всем привет! Не так давно на VC вышел мой материал о том, какие профессии скоро заменит искусственный интеллект. Следом я выпустил статью, в которой рассказал, как генеративные модели могут помочь обычным сотрудникам в их обычной работе.

В этом посте речь пойдет еще об одном базовом и распространенном бизнес-процессе – работе с входящими письмами. Я покажу вам, как может измениться вроде бы традиционный сценарий обработки корреспонденции, если добавить в него искусственный интеллект.

Секретари, руководители, да и другие сотрудники часто работают с входящей корреспонденцией. Получают ее, регистрируют, рассматривают, готовят проекты резолюций, принимают решения и т.д. И всё это часто делается руками, а могло бы быть передано искусственному интеллекту.

Дальше расскажу, как ИИ помогает секретарям и всем причастным к работе с входящими письмами перестать вручную выполнять рутину и тратить время впустую. Подкреплять буду скриншотами из интерфейса Directum RX (первой интеллектуальной ECM/BPM-системы в Реестре российского ПО).

Всё начинается с того, что секретарь заносит скан-образ документа в определенную папку или отправляет на специальный email. Дальше подключается умный помощник в лице встроенного ИИ, который:

Секретарю остается только проверить корректность и при необходимости дозаполнить данные.

После того как карточка документа заполнена и письмо зарегистрировано в журнале учета, документ отправляют на рассмотрение руководству либо нужному адресату. При этом секретарь оформляет короткое содержание документа, чтобы ввести рассматривающего в курс дела.

На ленте «Отправка» секретарь выбирает команду «Отправить на рассмотрение». Открывается окно с уже заполненным текстом задачи и короткой вводной. Также в задачу вкладывается документ и все связанные с этим письмом второстепенные данные. Дополнительно пользователь видит, что система подготовила проект резолюции.

Не будем рассматривать случаи, когда за руководителя проекты резолюций готовит помощник. В нашем кейсе секретарь не создает сам проекты резолюции, а только проверяет.

Встроенные ИИ-механизмы анализируют реквизиты, тему и текст документа. Исходя из содержания предлагают руководителю, кого назначить исполнителем по документу, и готовят проект резолюции. Во всплывающем уведомлении (подсказке) встроенный ИИ информирует, с какой долей вероятности он уверен, что исполнитель подставлен корректно.

Руководитель, если согласен с предложенным исполнителем от ИИ, утверждает документ. Если же искусственный интеллект сделал некорректное предсказание по исполнителю, то руководитель может исправить, а система на этом дообучится.

В нашем кейсе руководитель утвердил проект резолюции и поручение ушло исполнителю – начальнику отдела по работе с клиентами.

Остается подготовить ответ по форме исходящего письма, так как это официальная переписка. Сотрудник запускает команду на ленте, выбирает шаблон, вписывает текст и все реквизиты. В общем, требуется очень много однотипных рутинных действий. Но при работе в системе со встроенным ИИ всё выглядит намного проще и быстрее. Нажимаете одну кнопку и… система сама создает документ по шаблону, заполняет реквизиты и формирует текст ответа. Сотруднику всё так же, как на других этапах, остается только проверить корректность.

После того, как подготовили исходящее письмо, надо его согласовать и подписать. Для этого стартуется задача, описывается короткое содержание в тексте задачи, чтобы согласующий понимал, о чем речь. Но пользователям умной системы писать ничего не нужно, от них требуется только нажать кнопку «Отправить на согласование», и встроенный ИИ сам заполнит из содержания карточку исходящего документа и его текст внутри, также подберет согласующего в зависимости от вида документов и корреспондента.

И снова остается только проверить работу искусственного интеллекта.

Самое интересное, что описанный процесс работы с документами наша команда экспериментально замеряла и сравнивала с реальными примерами компаний. Проводили пилотные проекты и показывали в режиме реального времени, что работа с ИИ быстрее и эффективнее в 2 раза.

Поэтому когда мы говорим не о замене людей, а именно о помощниках и пользе, это действительно так и подтверждается реальными примерами проектов и кейсов. Вот некоторые из них описаны у нас на сайте:

А теперь конкретное предложение. Если вы хотите посмотреть этот процесс работы с входящими документами и подготовкой ответа в режиме реального времени на собственных примерах, давайте встретимся, и я проведу для вас демо. Свяжитесь со мной по email [email protected].