Аутстаффинг под контролем: как перестать волноваться и начать легко работать с контрагентами

Привет! На связи Goodt. Недавно в нашем WFM-решении появился полноценный Кабинет для контрагентов. Теперь всю работу с внешним персоналом можно вести в одном интерфейсе. Это значит плюс к эффективности и скорости закрытия потребностей в аутстаффинге. Рассказываем, как кабинет устроен и почему он такой полезный.

Когда своих ресурсов недостаточно

В идеальной картине розничного мира вывод массового персонала на смены предполагает три итерации. Первая — выявить потребность в персонале. Вторая — закрыть эту потребность собственным персоналом. Третья — передать задачи на аутсорс, если внутренних ресурсов недостаточно.

У сотрудников торговых сетей, как правило, выше квалификация и мотивация, но их не хватает на все задачи. Десятки контрагентов по аутстаффингу — типичная картина в любой крупной розничной сети. При этом привлечение трудовых ресурсов извне редко выстроено эффективно. Процессы слабо автоматизированы, взаимодействие с контрагентами происходит на разных площадках с помощью самых разных средств.

Как убедиться в надежности контрагента? У кого лучшие коммерческие условия? Как контролировать работу аутстафферов и вести договорные отношения? Где формировать отчетность? С этими вопросами сталкиваются все. Чтобы оперативно решать их в одном месте, мы и придумали Личный кабинет контрагента.

Что мы сделали

Кабинет контрагента позволяет торговым сетям быстро соотносить потребность в людях с доступными ресурсами и контролировать соответствие поставок внешнего персонала внутренним планам. Система двусторонняя — заказчики и поставщики услуг работают в единой среде.

По статистике розничные сети отдают порядка 25% задач аутстафферам. Это значит, что подрядчик, поставляющий внешний персонал, точно не один, а также то, что запросы и требования к временным работникам в разных подразделениях одной сети будут разными. Возникает вопрос — как контролировать аутстафферов при таком количестве вводных? Ставить контроль в ручное управление, — значит, принимать на себя большой риск. Создавать отдельные системы и обмениваться с ними данными? Громоздко. Мы решили, что лучший вариант — интегрировать аутстафферов прямо в WFM-решение, поставив во главу угла не тип персонала, а задачу, которую нужно закрыть в срок не важно какими ресурсами. Теперь в нашем WFM-решении работает простая логика. Потребность в ресурсах аккумулируется, частично закрывается через внутреннюю биржу смен, частично отдается на аутсорсинг. И все это в одном интерфейсе и в едином информационном поле, позволяющем вести долгосрочное планирование и видеть всю картину целиком.
Алексей Колганов, технический директор Goodt

1. Рабочее место заказчика

Здесь наглядно показана структура организации-заказчика, хранятся данные по контрагентам, работникам и заявкам на выход персонала:

• В карточке контрагента — базовая информация о юридическом лице, контакты, данные о том, в каких локациях контрагент предоставляет персонал. Здесь же договоры и документы.

• Настраивайте любое количество пользовательских ролей. При желании можете дать возможность каждому директору магазина лично работать с потребностью.

• Задайте ограничительные параметры в заявке на выход внешнего персонала: географию рабочей точки, должность и навыки работника, время смены. Или сразу выберите конкретного контрагента и направьте ему заявку.

• Меняйте статус исполнения заявок. Контрагент подтвердил заявку — вы сразу видите, кто из персонала будет выполнять задачу.

А еще объединяйте контрагентов в рейтинги, присваивайте им разные статусы. И беспощадно блокируйте недобросовестных.

Представим драматичную ситуацию. Контрагент N взял задачу по инвентаризации склада. В Личном кабинете заказчик видит, что на эту работу подрядчик выделил 100 человек. Заказчик заботливо приготовил для них одежду и оборудование. И спокойно ждет, когда придет автобус с сотней работников. И автобус правда приезжает, но в нем только 10 человек. План по инвентаризации сорван, проект не завершен. Что делать? Внести в систему фактическое присутствие и включить подрядчика в черный список.

2. Рабочее место контрагента

Зарегистрированный в системе контрагент в реальном времени видит, где, когда, сколько и каких людей нужно заказчику. Он может откликаться на заявки, следить за их статусом и управлять своими работниками.

• На каждого сотрудника есть карточка с информацией — от контактов до медкнижки. Данные в личную карточку можно внести “руками”, загрузить списком из Excel или настроить интеграцию.

• Можно задать тонкие настройки. Например, привязать работника к определенной географической зоне, подразделению или торговой точке.

• Система автоматически предлагает контрагенту сотрудников под заявки, на которые он откликается.

Удобнее с WFM, но можно и без

Если в компании используют наше WFM решение, работа с Кабинетом контрагента будет максимально удобной. Ресурсная потребность рождается прямо в WFM, и исходя из нее формируются заявки на персонал. Вначале они распределяются внутри, а те, которые не удается закрыть силами своих сотрудников, отдаются контрагентам, которые назначают на задачу своего человека. И да, он автоматически отображается в графике прямо в WFM.

Но Кабинет работает и как отдельный модуль, который можно интегрировать в любую корпоративную систему. Смены можно создавать непосредственно в Кабинете. Здесь же реализована отчетность, есть табель аутсорсинга, в котором фиксируются отработанные часы — и этот сценарий также доступен без WFM. На уровне списка с фамилиями понятно, что потребность взял подрядчик, и задачу закрывают его работники.

Ритейлерам важно сотрудничать с ответственными контрагентами, которые поставляют персонал вовремя, в нужном количестве и с нужными компетенциями. Поэтому сейчас мы готовим расширение функционала Кабинета, а в ближайшее время в нем появится аукцион. Подрядчики смогут предлагать разные ставки на исполнение заявки, а заказчики — выбирать исполнителя исходя из стоимости его услуг и рейтинга.

И наконец, в Кабинете появится чат.

Подытожим

От того, насколько эффективно вы используете внутренний и внешний персонал, зависят финансовые результаты. Если работа с аутсорсерами не автоматизирована, вы почти наверняка сталкиваетесь с немотивированными затратами времени и огромными транзакционными расходами. Если вы ведете коммуникацию в почте и мессенджерах, данные о подрядчиках и работниках храните в Excel, табелирование у вас настроено в самописной системе на 1С, а расчеты — в SAP, рано или поздно это станет для вашего бизнеса большой проблемой.

Личный кабинет контрагента объединяет все данные и процессы по работе с аутсорсингом и аутстаффингом в едином пространстве, где информация всегда доступна по одному клику. Можно валидировать качество услуг контрагентов и выбирать лучшие условия сотрудничества. В системе хранится подробный трек оказания всех услуг, и это нивелирует риск потери данных и ошибок. Время на поиск информации и документооборот сокращается в разы. Плюс вы можете подключать любых подрядчиков — как тех, с кем уже работаете, так и новых.

Хотя мы задумывали этот модуль в первую очередь для ритейлеров, он подойдет компаниям любого профиля, в которых не весь персонал работает на постоянной основе. Например, производственным и сервисным компаниям. Подробнее об этом — в отдельном тексте. Не переключайтесь!

А как вы работаете с контрагентами, которые поставляют внешний персонал? Как вы автоматизируете процессы? Что бы вы хотели улучшить? Скорее делитесь опытом в комментариях!

Полезные ссылки:

https://goodt.me/ - официальный сайт компании Goodt

https://goodt.me/wfm/ - подробнее про Goodt WFM

https://t.me/goodt_official - официальный канал Goodt в Телеграм