Навык предвидения: проактивность в практике управления проектами
В мире управления проектами, где неожиданности и изменения — норма, ключ к успеху заключается в проактивности. В статье показываем, как готовность к проблемам на каждом этапе проекта и гибкая адаптация к изменениям помогут избежать потенциальных кризисов.
Директор по консалтингу ADVANTA Павел Гаращенко рассказывает, как развивать проактивность и применять ее в своей профессиональной практике, чтобы оставаться на шаг впереди.
Миф о проектах, которые идут строго по плану
«Мы вот внедряем CRM, и у нас все по плану» — примерно так звучат слова человека, который до конца не погружен в проект. Дело в том, что многие проекты кажутся стабильными со стороны.
Проект — это уникальный процесс, а уникальность не бывает стабильной. Поэтому по умолчанию мы считаем, что в любом проекте будет влияние на содержание проекта, поплывут сроки и бюджет.
Пример из практики
Первоначальный план проекта по внедрению CRM-системы в торговой компании предусматривал стандартную интеграцию. Однако вскоре выяснилось, что необходима разработка дополнительных модулей для интеграции с устаревшими базами данных компании. К тому же данные для миграции оказались неполными и неструктурированными, поэтому их нужно было предварительно обрабатывать перед переносом в новую систему. Это потребовало дополнительного времени и ресурсов.
Чтобы соответствовать первоначальным срокам, команде пришлось быстро адаптироваться, отказаться от части функциональности и работать интенсивнее. CRM-систему внедрили успешно, но путь к этому успеху оказался гораздо сложнее и напряженнее, чем предполагалось изначально.
При этом со стороны рядовых сотрудников клиента, проект прошел чуть ли не идеально, ведь в итоге CRM-система работала и закрывала первоочередные задачи.
Когда проект называют стабильным, заблуждаясь:
- Когда речь не о «проекте», а об операционном процессе. Например, доставку товаров со склада под клиента или публикация серии постов в социальной сети.
- Когда проектом не управляют. Если нет никаких проектных артефактов, то есть не прописана организационная структура, нет плана и ТЗ — никто не знает, что и когда нужно было сделать, и кому, вообще это нужно. Поэтому никто не бьет тревогу, если что-то сдвинулось.
Нельзя предотвратить все изменения на проекте, но можно к ним подготовиться
Только в одном случае можно действительно считать проект стабильным — когда процессом управляют и визуализирован стабильный прогресс проекта. То есть когда опытный руководитель проекта вместе с проектной командой видит надвигающиеся риски, оценивает возможные отклонения, планирует и исполняет меры снижения рисков, и команда проекта следует актуальному оптимизированному плану.
Руководитель расставляет в проекте определенные события — «датчики», подсвечивающие возможные отклонения. Обычный участник команды реагирует на проблему, а руководитель проекта реагирует на «датчик», который предсказывает проблему заранее. Со стороны такая работа выглядит как интуиция или магия, но можно называть это просто проактивностью.
Каждый этап проекта может временно становиться стабильным, когда он идет по плану. Но это не значит, что весь проект закончится в срок. Особенно если о том, как тушить пожар, подумали уже во время возгорания.
Поэтому именно проактивность — самая важная компетенция для руководителя проектов. Это в своем роде возможность видеть будущее: заранее подумать, где могут возникнуть проблемы и внести корректировки в план. На возможности видеть наперед влияют опытность команды, технологическая насмотренность, вовлеченность заказчика, навыки эмпатии руководителя проекта, атмосфера открытости и доверия внутри проектной команды.
Пример из практики
Внедряли информационную систему управления поставками на металлургическом производстве. Проект двигался к завершению разработки, через две недели консультанты собирались тестировать систему с реальными сотрудниками на территории заказчика. Представители заказчика подтвердили, что пригласят сотрудников для тестирования. Что может пойти не так?
Например, приехав на место, консультанты обнаружат сорок человек вместо восьми. Это уже явная внеплановая ситуация, которая при любом решении запомнится, как проблема на проекте.
Но мы этого избежали. Руководитель проекта настоял на предварительной отправке списка сотрудников для тестирования, то есть установил «датчик». Увидев превышение предполагаемого количества сотрудников, сразу начал искать решения. Оказалось, что генеральный директор не хочет обучать сотрудников работе со всей системой. Следовательно, тестирование будут проходить не все и по частям. Сконфигурировали тестовые сценарии иначе, разбили их на более мелкие порции и зафиксировали заранее, кто к какому тесту привлекается. В итоге изменения в тестировании не повлияли на другие параметры проекта.
А если бы спустили это по течению, то плановая работа консультанта была в том, чтобы каждого пользователя обучиться всему — период тестирования кратно увеличился, но заметили бы это, когда плановый срок уже вышел.
Правильные шаги сегодня обеспечивают успех завтра или в следующем месяце, в зависимости от масштаба проекта.
Как развивать проактивность
Проактивность часто воспринимается как абстрактное качество, но ее можно развивать, превращая в конкретный набор навыков и действий. Ниже предлагаем несколько стратегий для систематического развития проактивности.
- Устанавливать личные и профессиональные цели. Определение четких краткосрочных и долгосрочных целей, как в личной жизни, так и в профессиональной сфере, помогает фокусироваться на достижении конкретных результатов, а также способствует развитию ответственности и самодисциплины. Важно смотреть, как поступают люди со схожими целями, и формировать насмотренность. Чужие ошибки помогут понять, как вас не устраивает и каких проблем вы не хотите допустить. В итоге вы программируете для себя события-датчики, по которым определите правильность пути своего проекта.
- Анализировать прошлые проекты — как свои, так и кейсы коллег. Это поможет видеть закономерности, создавать цепочки событий и стратегии, чтобы предотвращать подобные проблемы в будущем.
- Развивать гибкость и адаптивность. Это включает готовность к изменениям, способность быстро переключаться между задачами и гибко реагировать на новые вызовы. Например, планируя выходные с семьей, разрабатывайте несколько сценариев развития событий и планы для каждого из них: что вы будете делать, если сломается машина, или будет плохая погода.
При этом недостаточно быть «открытым к изменениям»: для проактивного движения важно быть «готовым менять», причем иметь готовый план Б.
- Не избегать сложных задач, а активно участвовать в их решении. Это поможет развивать навыки критического мышления, творческого подхода к задачам и умения работать в условиях неопределенности. Чем больше пугающих задач вы решаете и побеждаете, тем менее ваши планы восприимчивы к внешнему средне-мелкому воздействию.
- Не бояться проявлять инициативу и договариваться. Хотя инициативность и коммуникабельность — базовые навыки для руководителя проектов, иногда даже опытные специалисты не хотят лишний раз «мучать клиента» вопросами и уточнениями. Но один незаданный вопрос может привести к неделе лишней работы.
Относитесь к вопросам, как инструменту сбора дополнительной информации. Чем больше информации, тем качественнее решения, на ней основанные. Есть два важных принципа организации работы, которые используют самые проактивные РП:
- Не бывает глупых вопросов, бывают глупые ответы
- Худший вопрос тот, который не задан
Развитие проактивности выходит за рамки простого приобретения новых навыков. Это глубокая трансформация мышления, подразумевающая переосмысление подходов к управлению, инициативности и ответственности. Но благодаря этому руководитель проекта учится эффективно принимать решения с учетом возможных изменений. Так личность трансформируется от реактивной к проактивной, бросающей будущему вызов.
"В мире управления проектами, где неожиданности и изменения — норма, ключ к успеху заключается в проактивности. В статье показываем, как готовность к проблемам на каждом этапе проекта и гибкая адаптация к изменениям помогут избежать потенциальных кризисов..". Что-то все в одну кучу собрали) Визионерство это скорее про понимание внешних факторов и их возможном развитии, проактивность - это про готовность и про инициативу, а про гибкость это кризис менеджмент... Почему лучше все это разделить? Это разные навыки. Найдете в одном человеке - отлично, это больше редкость.