Регламент, устав компании
Регламент
— это правила вашей игры. Предприниматель создает бизнес и придумывает правила, а люди, которые нанимаются к нему, принимают эти правила. Вы пишете в регламенте: «У нас график работы с 10 до 19», или «Мы работаем удаленно», или «Мы работаем в офисе в “Москва-Сити”» и т. д. Вы придумываете правила игры, обозначаете их письменно, ставите свою подпись, а потом и сотрудники подписываются, что согласны так работать. Я вас уверяю, что с понятными правилами сотрудникам существенно легче работается. Они как ограничивают их, так и дают им защиту от непостоянства предпринимателя.
Рекомендации
Я не рекомендую делать большой 20-страничный регламент. Это должен быть простой документ на одной-двух страницах, содержащий основные правила. С ними должны быть согласны собственник, руководители отделов и сотрудники. Пример на изображении — выдержка из регламента, в котором есть график работы и отчетность. Некоторым может показаться, что 5 отчетов — это перебор, но таковы правила в этой компании.
Я очень рекомендую письменно с подписью обозначать штрафы, потому что в любой игре, например, в футболе или хоккее, есть санкции за нарушение правил. В футболе игроку могут показать желтую карточку (вынести предупреждение) или удалить с поля (увольняют). К этому все привыкли, и в бизнесе то же самое. Поэтому, пожалуйста, используйте регламенты для определения правил игры в вашей компании.
Особенности и лайфхаки:
- Некоторые предприниматели рвутся описать каждый процесс и составляют длинный список регламентов, которые нужно разработать. Тут есть 2 ловушки: первая в том, что силы заканчиваются примерно на 30% описанных процессов, а вторая в том, что эти регламенты очень сложно поддерживать актуальными. При любом изменении, нужно менять несколько документов, а потом знакомить всех участников процесса. В среднем и крупном бизнесе для описания процессов выделяют отдельного человека, а в микро и малом бизнесе нужно обходится набором «самое необходимое». У вас должны быть разработаны чек-листы на все ключевые этапы производства и работы с клиентом, должна быть описана процедура согласования документов, а также детально прописаны все планерки, которые должны быть в компании в формате: цифры и отчетность по задачам. Если у вас чего-то не хватает из этого списка, то срочно нужно делать.
- Если в компании много нововведений, а сотрудники удаленные, то создается центральный файл со всеми обновлениями и каждый человек ставит галочку, когда ознакомился с новым документом. Если сотрудники в офисе, то каждый новый документ лучше лично подписывать у всех задействованных лиц.
Полезные шаблоны вы сможете скачать в нашей бесплатной базе знаний https://lk.tothegoal.ru
если в компании много нововведений, то этот документ не успевают редактировать и от него нет толку
Так в этом суть статьи, что регламентов должно быть самый необходимый минимум, чтобы их можно было содержать актуальными.
А все ключевые бизнес процессы описываются через "динамические чек-листы"