Центр Дислексии Татьяны Гогуадзе и IT-технологии. Как CRM-система поможет безопасно масштабировать социальный бизнес.
Представьте: вы – предприниматель в социальной сфере и управляете своим центром. Это означает, что скорее всего вы и сами практикующий специалист, но при этом вам нужно стратегически развивать бизнес; решать конфликты, потому что сфера эмоционально сложная; взаимодействовать с клиентами и строить систему продаж; создавать новые продукты и выстраивать команду. Кажется, что миссия невыполнима, но современные технологии приходят на помощь.
В статье расскажем, как Битрикс24 помогает автоматизировать рутину в работе детских центров, снижает нагрузку на руководителя, создает безопасное пространство и позволяет повышать финансовые показатели из года в год. И все это на реальном примере – Центре Дислексии Татьяны Гогуадзе.
Об особенностях Центра Дислексии Татьяны Гогуадзе
Центр Дислексии Татьяны Гогуадзе – единственная организация в России, которая использует биометрию для коррекции дислексии, дисграфии, СДВГ и других проблем с обучением у детей и взрослых.
Центр основан в 2013 году учителем-дефектологом, экспертом-аналитиком в области дислексии Гогуадзе Татьяной Валерьевной. Для оказания помощи детям и взрослым используются инновационные технологии и эффективные авторские методики.
Как и в любом бизнесе, здесь встречаются свои проблемы и особенности взаимодействия с клиентами. Дальше расскажем об основных трудностях ведения такого бизнеса и покажем, как Битрикс24 помогает справляться.
Проблема №1: немотивированные клиенты
Стандартная ситуация: в Центр обращается новый клиент с подозрением на дислексию у ребенка. Путь клиентов до обращения может быть разным: кто-то уже успел ознакомиться с материалами по проблеме и программами Центра, а кто-то нет. В первом случае – общение с клиентом начинается более легко и понятно для обеих сторон, во втором – приходится объяснять с нуля, что такое дислексия, какие методы коррекции применяются в Центре, какие услуги предоставляются для решения данных проблем. Это занимает много времени и усилий как со стороны специалистов, так и со стороны клиентов.
Итог: теряем ресурсы, неэффективно используем время специалистов, теряем клиентов.
Добавьте к этому всему еще и нестабильное моральное состояние клиента: ребёнок испытывает проблемы с чтением и письмом, нужно что-то делать, потому что помощь логопедов, нейропсихологов и репетиторов не решила проблем с обучением ребенка. Из-за стресса и разочарования между клиентом и специалистами Центра могут возникать ситуации, когда слова интерпретируются неправильно, клиент рассчитывает на “волшебную таблетку”, но в итоге понимает, что необходимо обязательное участие родителей в программах Центра Татьяны Гогуадзе.
Проблему недостаточной мотивации клиентов и недопонимания можно предотвратить буквально в 3 шага с помощью CRM-системы Битрикс24:
- Автоматизируем анкетирование: Новые клиенты заполняют онлайн-анкеты в удобном для себя режиме, где указывается основная информация и запрос. Это значительно сокращает время на первичное анкетирование и позволяет специалисту заранее подготовиться к консультации, учитывая индивидуальные показатели.
- Персонализируем коммуникации: С помощью CRM можно настроить автоматическую рассылку писем и сообщений с полезной информацией и рекомендациями. Это поддерживает интерес и вовлеченность клиентов. Показывает экспертность специалистов Центра Дислексии Татьяны Гогуадзе и дает заботу, обратившимся за помощью родителям и педагогам.
- Управляем клиентской базой: CRM-система позволяет отслеживать историю взаимодействий с каждым клиентом, все переписки и записи звонков остаются в системе. Это помогает строить открытые отношения с клиентом.
В Битрикс24 есть несколько разделов, которыми мы пользуемся постоянно.Во-первых, это CRM-система. Она позволяет отслеживать полную историю контактов с клиентами и видеть их статусы – на каком этапе находится общение с клиентом. Настроенные воронки продаж по направлениям дают возможность удобно вести клиентов по статусам и оперативно получать доступ к актуальной информации, которая связана с конкретным контактом.
Во-вторых, телефония для записи и хранения всех вызовов. Удобный функционал, особенно когда требуется оперативно освежить в памяти какие-то договоренности с клиентом, предотвратить искажение информации. Это повышает прозрачность взаимодействий с клиентами и позволяет обеспечивать документальное подтверждение всех консультаций и рекомендаций специалиста.
В социальном бизнесе продажи – это достаточно сложная коммуникация с клиентом, поэтому продажи нужно выстраивать мягко, не навязывая услуги. Автоматические напоминания, что нужно заполнить анкету для записи или оплатить счет, позволяют сделать это комфортно для клиента, не названивая, но все-таки оставаясь с ним на связи, продвигаясь к завершению сделки.
Проблема №2: управление потоком заявок
Обращения от клиентов в Центр Дислексии Татьяны Гогуадзе поступают из разных источников: из форм заявок на сайте, по телефону, в мессенджерах и т.д. Обработка такого потока вручную значительно расходует ресурсы и приводит к случайной потере информации.
В Битрикс24 есть возможность получать обращения клиентов в "одно окно" из всех источников. Все заявки автоматически консолидируются в CRM, их обработка происходит по заданному алгоритму. Это делает работу с обращениями более эффективной, позволяет избегать дублирования данных и улучшает качество обслуживания клиентов.
В нашем случае настроена полная интеграция Битрикс24 с официальным сайтом Центра dyslexia.ru. “Лид” в системе создается автоматически, независимо от источника заявки. Это помогает сократить рутинную работу с входящими заявками и сразу получать информацию о заявках, а значит держать клиентский поток под контролем и быстро реагировать на запросы.
У нас в системе все теперь разложено по полочкам, по разным воронкам: для продажи курса достаточно получить заявку и выставить счет; какие-то программы требуют более сложного контакта с заполнением анкеты и более длительной сделкой. Но всё это не отвлекает и не требует отдельного менеджера или сотрудника, так как все настроено, автоматически обрабатывается и переходит на следующий уровень.
Проблема №3: раздутый штат
Если на роль менеджера по продажам ложится обработка всех заявок вручную, то одним человеком тут явно не обойтись. Помимо того, что нужно успевать отвечать на звонки, сообщения в мессенджерах и просматривать почту, приходится заполнять анкеты, информацию о клиентах и вести клиентскую базу где-то в табличках. В процессе взаимодействия с клиентом существуют действия, которые можно автоматизировать, что позволяет не брать в штат лишних сотрудников.
Итог использования CRM-системы: сокращение отдела продаж в Центре.
Работа ведется с аналитикой, статистикой обращений и продаж. Система дает полную информацию о продажах каждой услуги и продуктов за любой период времени. В итоге мы не только автоматизировали рутину, но и получили возможность анализировать финансовые показатели компании более быстрым и удобным способом.
Проблема №4: нехватка ресурсов на рутинные задачи
Работа Центра не заканчивается на взаимодействии с клиентом. Есть еще и другие сопутствующие процессы, например, создание новых продуктов и программ. В 2024 году Центр Дислексии Татьяны Гогуадзе получил образовательную лицензию - это совершенно новый этап в работе Центра.
При этом команда Центра Татьяны Гогуадзе работает в режиме высокой эффективности, производит большое количество контента для просвещения и продвижения инновационных технологий в сфере помощи людям с дислексией, дисграфией, СДВГ и другими трудностями в чтении и письме.
На помощь приходит встроенный в Битрикс24 ИИ – CoPilot. Он помогает генерировать контент. Отличный способ – с помощью искусственного интеллекта из консультаций создавать полноценные актуальные материалы в достаточно короткие сроки.
Как еще Битрикс24 помогает автоматизировать рутину: очень выручают “Роботы” в Задачах. С их помощью можно настроить автоматическую отправку клиентам писем и сообщений с напоминанием о договоренностях. Настройка происходит по определенным триггерам, например, когда клиент переместился на определенный этап воронки продаж.
Также в Битрикс24 мы создаем маркетинговые рассылки. Активно пользуемся возможностью создания шаблонов писем, благодаря которым удается охватить большое количество клиентов с минимальными временными затратами.
Проблема №5: совмещение ролей руководителя и специалиста
Предприниматели, которые создают бизнес в социальной сфере – это часто практикующие специалисты. Совмещать роли руководителя и специалиста – задача непростая.
Автоматизация процессов – это не просто модные красивые слова. Время, которое высвобождается, действительно позволяет совмещать несколько ролей, оставаться в контакте с клиентами и при этом заниматься стратегическими задачами, масштабируя бизнес. А еще жить полноценную жизнь, в которой есть время для себя.
Битрикс24 позволяет мне быть параллельно и руководителем, и практикующим специалистом, экспертом в области новых знаний о дислексии и автором не только текстов, но и книг. Я сама веду диагностику и коррекцию, сама строю коммуникацию с клиентами, только благодаря этой системе. У нас небольшой штат и его достаточно даже в период роста и развития бизнеса за счет автоматизации процессов.
Еще три года назад мне казалось, что с таким совмещением рост невозможен, но если находить помощь в современных технологиях, то можно продолжать развиваться и эффективно помогать людям, жить яркую жизнь и иметь высокие финансовые показатели.
Результат внедрения Битрикс24 в цифрах
Центр Дислексии Татьяны Гогуадзе активно растет, строит планы по масштабированию в партнерскую сеть. За последние 3 года Центр значительно вырос в финансовых показателях:
За 2023 год Центр Татьяны Гогуадзе запустил новые онлайн-программы и разработал уникальные товары для онлайн-обучения. Значительно выросло присутствие Центра в интернете, благодаря маркетинговым активностям. Внедрение Битрикс24 в работу Центра помогло достичь высоких результатов, но на этом развитие не заканчивается:
Внедрение Битрикс24 помогло снизить нагрузку на меня, как на руководителя по ведению бизнеса, за счёт чего высвободилось время, которое теперь используется для совершенствования программ и улучшения внутренней инфраструктуры Центра.
Автоматизация бизнес-процессов позволяет моему Центру активнее развиваться и выходить в регионы. Более того, Битрикс24 сам подсказывает нам, в какую сторону развивать организацию бизнес-процессов, благодаря своим регулярным обновлениям.
Сегодня Центр Дислексии Татьяны Гогуадзе – образец высокой технологичности как в организации программ коррекции, так и при взаимодействии с клиентами. Мы готовы продолжать кратно расти и передавать своим партнерам наработки по автоматизации процессов детских центров с помощью Битрикс24.
Как круто, что технологии помогают развивать такой важный бизнес)