От ежедневников до автоматизированных списков: как поставщик медицинского оборудования оптимизировал работу с тендерами через SberCRM
Более двух лет сотрудники компании «Грин Лайн» вели документы и статусы по задачам вручную — в Excel-таблицах и ежедневниках. Информация часто терялась, сложностей добавляла специфика цикла продаж — он мог составлять от 1 до 3 лет. Летом 2023 года компания решила оптимизировать работу и перевела все процессы в SberCRM: теперь все сведения о контрагентах, этапах и результатах сделок стали храниться в единой системе.
Рассказываем в кейсе, с какими сложностями столкнулись руководители и сотрудники во время внедрения нового инструмента и какие процессы удалось автоматизировать.
Дано: 25 сотрудников и устные договорённости
Компания «Грин Лайн» — оптовый поставщик медицинского оборудования и расходных материалов. Основные контрагенты — государственные медучреждения, закупки в которых проходят с помощью тендеров, и частные медицинские организации. В штате компании 25 человек, все они на разных этапах сопровождают продажи, работают с документацией и отслеживают отгрузку готовых заказов. Длительность цикла продаж составляет в среднем один год, но может увеличиваться в 2-3 раза. Работа с такими долгосрочными проектами требует постоянного контроля за этапами сделок и особо тщательного отслеживания изменений.
Традиционно вся информация о коммуникации с заказчиками и контрагентами хранилась в таблицах или в общих документах на сервере компании. Данными о ходе сделок обменивались при личных встречах с руководством, с помощью звонков и писем — они были разрозненными и могли теряться.
Руководство решило внедрить CRM-систему, чтобы сделать процессы прозрачнее, автоматизировать поиск и анализ информации. Критериями для выбора решения стали следующие возможности системы:
- создание единого пространства для командной работы;
- оптимизация процесса согласования счетов и документов;
- отслеживание хода исполнения сделок;
- получение аналитики и прогнозирование успешности сделок.
Внедрение SberCRM
Руководитель «Грин Лайн» Алексей Агафонов вспоминает, что несколько лет назад, когда компания только начинала работу, его «CRM-системой» был ежедневник. По мере развития, с ростом количества сотрудников и числа сделок, блокноты и таблицы перестали быть надежным средством для сбора и хранения информации. Требовались инструменты быстрого обмена данными и совместной работы. О SberCRM Алексей узнал от сотрудников СберБизнес и, доверившись их рекомендации, сразу начал тестировать систему.
Настроить CRM самостоятельно не составило труда, однако понадобилась помощь в адаптации базовой конфигурации под нашу специфику. С этим запросом я и обратился в Сбер Бизнес Софт — компанию, которая разработала SberCRM. Коллеги быстро пошли на контакт, и мы сразу же начали внедрять изменения. Отмечу, что поначалу использование CRM-системы было воспринято сотрудниками без восторга, что неудивительно, — гораздо привычнее было продолжать работу как раньше. Но время шло и ребята все быстрее и глубже адаптировались к нововведениям, а теперь даже сами предлагают улучшения в системе. У нас даже есть целый бэклог задач по CRM от сотрудников, которые мы уже реализовали или только собираемся это сделать.
Скорая цифровая помощь: какие процессы автоматизировали в первую очередь
- Настройка воронки продаж
Команда SberCRM внедрила воронку для отслеживания всех этапов сделок и сделала переход от одного этапа к другому автоматическим. Это позволило следить за статусами договоренностей с контрагентами, от первого контакта с ними до отгрузки товара. Теперь воронка продаж в «Грин Лайн» настроена точно под специфику бизнеса, в ней заложены только нужные этапы и точно рассчитана последовательность действий.
- Автоматизация документооборота между отделами
Затем разработчики сосредоточились на процедуре согласования документов — это один из важнейших этапов в работе, в частности с государственными контрактами. С помощью SberCRM удалось организовать автоматическое продвижение счетов, актов и договоров между ответственными лицами и отделами. В результате согласование заметно упорядочилось и ускорилось.
- Внедрение модуля отслеживания отгрузок
Еще один кастомный объект, с помощью которого компания стала видеть весь путь заказа: от создания товарной накладной до отгрузки на склад контрагенту. Это помогло сократить время простоев и выбирать для долгосрочного сотрудничества тех подрядчиков, которые четко соблюдают свои обязательства.
- Внедрение аналитики
Пример другого кастомного объекта — большой блок аналитики, с помощью которого удалосьпрогнозировать будущую прибыль, отслеживать выполнение плана продаж отдельными менеджерами и по компании в целом. В результате скорость коммуникации с контрагентами и внутри компании стала быстрее и прозрачнее.
Итоги работы и планы на будущее
За 7 месяцев совместной работы по настройке SberCRM компания получила полноценное отраслевое решение для оптимизации оптовых продаж. Теперь каждый сотрудник отслеживает этапы согласования своих документов, видит стадии отгрузки товара и даже может рассчитать свои будущие бонусы.
В итоге компании удалось упростить совместную работу над тендерами, централизованно хранить всю информацию о контрагентах в единой системе, получать актуальные отчеты и оперативные сведения о задачах в работе и статусах их выполнения.
При этом «Грин Лайн» продолжает интегрировать новые функции. Так, в ближайшее время компания планирует:
- Добавить в SberCRM функционал по отображению поступлений и расходов. Это необходимо для автоматического отслеживания оплат и прозрачности выручки и прибыли.
- Внедрить новый инструмент для проектной работы, который появился в SberCRM. Это позволитдекомпозировать задачи — разбивать крупные части проекта на отдельные задачи и подзадачи, связанные друг с другом, в формате диаграммы Ганта. Эффективная проектная работа, организованная внутри CRM, особенно важна для «Грин Лайн», где длина цикла продаж велика.
Реклама. ООО "Сбер Бизнес Софт". ИНН 7730269550. Erid 2Ranym4sYxp