Бойтесь «Франкенстека»

В этой статье мы расскажем, как определить, что ваши ИТ-решения превратились в одного неповоротливого Франкенстека, который вот-вот начнет «шевелить конечностями» и мешать развитию вашего бизнеса. А также что делать в таком случае, кроме как бежать прочь с криком.

Этот забавный термин описывает вовсе не забавное явление по своей сути. В среднем, один только маркетинг небольшой компании может использовать набор из десятков инструментов, технологий и вендоров, с которыми они работают. Даже если вы – маленький бизнес, это не отменяет реальности, где разные функции могут иметь собственные процессы и подборку привычного ПО.

Скажем, у вас есть несколько (или несколько десятков) вендоров, каждый из них по отдельности решает ваши задачи и помогает достигать целей. У каждого софта, который вы используете в работе могут быть пересечения по функционалу. Например, команда продаж привыкла использовать свое привычное CRM-решение без функционала рассылок, а команда маркетинга выбрала универсальную CRM с множеством нужных модулей. Последняя могла бы стать единственным решением для обоих отделов, но первая команда не желает переходить и учиться работе в новом интерфейсе. И тут вопрос не столько в стоимости таких частично дублирующих друг друга решений для компании, хотя и в ней тоже, если честно. Гораздо важнее, что использование отделами разных технологий не способствует обмену важной информацией, данными и инсайтами. Получается, что каждый живет в своем информационном вакууме и, по сути, ничего не желает менять.

Франкенстек формируется как раз из аналогичных эпизодов: когда создается ситуация, в которой каждая команда движима только своим личным удобством и целями, что приводит к переплате за софт, отсутствию актуальных данных у команд и искажению отчетности.

Тем временем, в компанию приходят новые руководители, которые пытаются более рационально организовать работу с технологиями, но такое не сделать за одну неделю. Это не только про технологии, тут еще вопрос в процессах, и организационной структуре. Люди зависят от этих решений. Будьте готовы, что они не сразу согласятся поменять свою рабочую среду. Согласитесь, что Франкенстек уже выглядит пугающим.

А теперь попробуем понять, актуальна ли для вас такая проблема.

Признак 1: Решений так много, что «имя им легион»

Конечно, «легион» инструментов и технологий – это громко сказано. Но если вы – небольшая компания, а их хотя бы больше 4, то самое время проверить:

- рационально ли вы используете ресурсы на них;

- бесшовно ли ваши инструменты работают;

- обмениваются ли данными и объединяют ли команды.

Признак 2: Ваши отделы похожи на несообщающиеся сосуды

Риск встретиться с этим «монстром» становится выше с каждым днем, если вам знакомы такие ситуации:

- ваши команды неохотно обсуждают внедрение новых технологий и решений;

- не хотят отказываться от морально устаревших или уже не соответствующих целям компании инструментов;

- вы часто слышите «это решает наши задачи» от сотрудников и руководителей подразделений, но не видите результатов решения задач.

Признак 3: Вы часто слышите аргумент в стиле «если работает, не трогай»

Если «костыльных» методов и процессов становится все больше, сопротивление при любых попытках реорганизации чего-либо – сильнее, а доводы в стиле «ломать – не строить» и «не ты делал, не тебе ломать»слышатся уже чаще обычного, то знайте: Франкенстек ожил и уже сопротивляется.

Признак 4: Вы сторонитесь хотя бы одного отдела (или одного ключевого сотрудника)

Этот признак проистекает из предыдущего, но больше похож на его запущенную стадию. Если хотя бы один ключевой сотрудник грозится уволиться, когда его «пересадят» на CRM вместо любимого Excel. Или если то, как всё устроено, например, в вашем бэк-офисе нельзя объяснить наукой, а вам просто-напросто страшно вдаваться в подробности, то это верный признак, что Франкенстек жив.

Признак 5: Вы не понимаете, сколько тратите, но понимаете, что много

Вы постоянно увеличиваете расходы на дополнительные интеграции, покупаете все новые и новые инструменты, на 30-50% повторяющие функционал друг друга, чтобы затем использовать лишь часть возможностей приобретенных платформ. Итоговая стоимость всего этого раздувается от года к году, а возврат инвестиций посчитать почти невозможно без потенциальной психологической травмы. Знакомо?

Есть еще несколько неприятных последствий существования такого «монстра» в вашей компании. Помните, что многие процессы, которые кажутся вам нормальными могут в вашей ситуации таковыми не являться.

Героические жертвы. Какой-то важный процесс замкнут на одном исключительном человеке, который точно знает, как сшит ваш Франкенстек. А без него Франкенстек развалится. Такая ситуация в вашей компании, скорее всего, является токсичной.

Трудности с обучением. Огромное множество технологий, костыльные интеграции, местами ручная передача или синхронизация данных, множество нюансов – такому тонкому ремеслу сотрудника не обучить за один день.

Беда с данными. Работа с данными или не ведется вовсе, или ведется в ограниченном масштабе, или данные разнятся от канала к каналу их получения. Нет объективного понимания о ситуации в компании или положении дел в подразделении.

Проблема с безопасностью. Растущая инфраструктура и активная автоматизация бизнес-процессов ведут к появлению скрытых рисков и пробелов в инфраструктуре, о которых вы можете не сразу узнать. Для того, чтобы минимизировать такие риски в будущем понадобятся дополнительные технологические решения и затраты, как бы парадоксально это ни звучало.

Для того, чтобы избежать такого явления или, например, начать с ним бороться, мы выделили несколько принципов.

Действовать постепенно. Вы обнаружили у себя признаки Франкенстека и рветесь в бой? Мы рады, что вы решились встать на путь рациональности, но и горячиться не стоит. Вместо запального “все или ничего” и радикального “давайте все сносить”, лучше действовать последовательно. Проверьте, соотносятся ли текущие инструменты с вашими бизнес-целями? Если нет, то смело избавляйтесь от них. Также узнайте, не истекают ли какие-то лицензии на данный момент? Стоит ли их продлевать? Отследите, сколько вам обходится, например, персональная поддержка. Стоит ли она того, пользуется ли дополнительными опциями команда?

Регулярно оценивать. Даже если вы – небольшая компания, не надо пускать это на самотек. Установите минимальные критерии, по которым вы раз в какой-то период будете оценивать эффект того или иного решения на бизнес, процессы и выручку. Часто ли повышается стоимость, гибкое ли решение для вашего бизнеса, довольны ли им команды, которые работают, кибербезопасно ли решение… Все эти критерии стоит учесть.

Работать с сотрудниками. Высокая культура работы с технологиями и данными – лучшая профилактика вот таких монструозных явлений в компании. Когда команды маркетинга и разработки, продаж и финансовой стратегии работают сообща, обмениваются данными или открытиями, случаются крутые кейсы.

Присмотреться к объединенным платформам. Для небольшой компании объединенные платформы – это то, что доктор прописал. Вам точно пригодится CRM-система, которая может не только собирать и хранить данные о клиентах, но и сегментировать их, осуществлять рассылки, собирать коммуникации из чатов и ботов, управлять проектами. И всё это нативно и бесшовно. Если звучит интересно, то пример такой системы по ссылке.

Бежать и кричать. Не нужно. У вас все точно получится. А если хотите регулярно получать новые идеи, инсайты и другие полезные советы, то подписывайтесь на телеграм-канал Наш Бизнес Софт.

Реклама. ООО «Сбер Бизнес Софт». ИНН 7730269550. Erid 2Ranynpptbz

На обложке к статье: CDP – платформа управления клиентскими данными; CRM – система управления взаимоотношениями с клиентами; ERP – система планирования ресурсов предприятия.