Протоколы встреч | by TIQUM
Протокол – один из самых старых и эффективных инструментов фиксации результатов встречи.
Когда нужен протокол
Его не нужно составлять на регулярные встречи в рамках фреймворка ЦКБ, так как каждое организационное мероприятие фреймворка и так подразумевает фиксацию результатов встречи в текстовом виде.
Его нужно составлять на нерегулярные встречи по проекту или деятельности команды / отдела, на которых обсуждаются задачи бэклогов отделов, или проводятся иные нерегулярные встречи.
Проблемы отсутствия протоколов встреч
- Нет контекста у тех, кто пропустил.
- Что-то обсудили, договорились, но каждый понял по своему, а выяснилось это уже сильно позже.
- После встреч нет конкретных действий, или какие-то задачи пропускаются.
В рамках ЦКБ (цифровая культура для бизнеса) мы настоятельно рекомендуем вести протоколы всех встреч в текстовых документах, и складировать их в общем доступе для команды.
Также важно записывать все встречи на видео, чтобы при необходимости любой участник мог пересмотреть её, чтобы уточнить детали или нюансы обсуждения.
Шаблон протокола
Для фиксации протокола встречи мы предлагаем простой но эффективный шаблон:
- участники
- повестка
- ссылка на запись
- тезисы и решения
- поручения
Последние два пункта наиболее важные:
- по результатам встречи обязательно фиксируются тезисы и решения — с их помощью в форме короткой пояснительной записки вы фиксируете контекст, на который может опираться любой участник команды.
- по результатам встречи отдельным списком выписываются задачи и поручения, чтобы придать импульс дальнейшей работе
Без этих двух пунктов считайте, что у вас не рабочая встреча состоялась, а вы собрались поболтать ни о чем, как “бабушки у подъезда”.
Подписывайтесь, чтобы не пропустить выход уроков, которые выведут вашу компанию на новый уровень 🚀