Я проджект, но команда сопротивляется проектному подходу: что делать

Бывает, что у команды аллергия на проектное управление: сотрудники не хотят вести задачи в таск-менеджере, а порой игнорируют встречи. Как менеджеру проекта с этим бороться и не разругаться со всеми — рассказала Senior Project Manager в геймдев-студии Мария Родина.

Рассмотрим проблему с двух сторон: первоначальное внедрение проектного подхода и сложности с внедрением отдельных элементов. А также что делать с новичками в команде, которые не понимают, как вообще у вас тут всё устроено.

Допустим, в компании впервые решили запустить проект. Руководство дало добро, вы подобрали фреймворк или методологию, по которой будете вести проект от начала до конца, определились с составом команды и даже договорились с тимлидами направлений о том, кого из сотрудников выделят.

Первый шаг в таком случае — проектная встреча.

Подробно расскажите на ней:

• Из каких этапов будет состоять проект. Например, когда стартует разработка, а когда нужно отдавать продукт заказчику.
• Какие у проекта цели.
• Какие будут правила коммуникации в команде. Если пользуетесь корпоративным мессенджером, расскажите, в каких чатах что обсуждается, где можно флудить, а где лучше писать только по делу.
• Определите основные ритуалы: обязательные встречи, формат стендапа и прочее.

Не приглашайте на эту встречу заказчиков и стейкхолдеров. Вам нужна только команда, чтобы договориться о зонах ответственности, познакомиться друг с другом и с проектной методологией. Лучше позвать лидов направлений, чтобы они понимали, чем будут заняты выделенные из их подразделений сотрудники.

Начните с простого. Не стоит на первом же проекте внедрять все шаги, описанные в PMBoK (но тут, конечно, зависит от масштаба проекта и внутренней культуры в организации), и ругаться, если один из них пропущен.

На первых порах самое важное — установить правила коммуникации. Создайте общий чат и закрепите сообщение с основными правилами и ссылками на необходимые документы (общий план проекта, зоны ответственности, расписание командных встреч или созвонов). Если используете почту, заведите новую группу рассылки, куда будут добавлены все члены команды.

Не стоит ожидать, что все правила, озвученные на первой встрече, будут сразу выполняться всеми членами команды. Направляйте команду, напоминайте о важных события и ритуалах. Привыкайте к тому, что на первых порах вы отвечаете больше за процессы внутри команды.

И не берите на себя выполнение задач другого члена команды, иначе все привыкнут, что это будете делать вы :)

В этом случае стоит вспомнить основные шаги работы с возражениями: понять проблему, установить доверие, задать уточняющие вопросы, привести контраргументы, «продать» процесс.

Так, можно объяснить разработчику, который вечно не обновляет карточки в таск-менеджере, что это в первую очередь облегчит его работу: во-первых, ему не придётся держать всё в голове, а во-вторых, так будет проще планировать и распределять нагрузку.

Основное отличие этой техники от продаж — будьте готовы отказаться от процесса или видоизменить его, так как команда может быть права.

Не стоит внедрять процесс ради процесса. Ваша цель — показать результат, не вылезая за рамки сроков и бюджета, и если процесс усложняет путь к главной цели, от него можно отказаться или найти альтернативу.

Например, вы хотите ввести письменные стендапы в отдельном командном чате в дополнение к утренним созвонам, чтобы возвращаться к ним в течение дня. В итоге команда тратит время на стендап дважды. Иногда члены команды не видят особой ценности в стендапах, особенно если они занимаются задачей, которая не тесно связана с другими специалистами, так что лучше этот процесс не дублировать.

Всегда слушайте команду, обсуждайте предлагаемые изменения, это положительно влияет на мотивацию.

Но иногда нужно настоять на своём. Например, на текущем проекте в моей команде есть проблемы с оценкой задач и корректным логированием. Так как процессы у нас уже устоявшиеся, для дальнейшего их совершенствования и улучшения планирования необходимо видеть более точную картину с попаданием в оценки.

Для этого:

• Менеджеры проекта и тимлиды контролируют проставление оценок и логирование.
• На регулярных созвонах напоминают о важности западающих процессов (оценка и логирование).
• А также проджекты завели дашборд, где каждый член команды может посмотреть, не забыл ли он залогировать затраченное время.

Проведите встречу с новым членом команды. Можно совместно с его лидом или отдельно, один на один. Подготовьте памятку с необходимой информацией: правила общения в команде, расписание обязательных встреч, ссылки на документацию по процессам, ссылки на необходимые дашборды.

Направляйте новичка, напоминайте о важных мероприятиях, поправляйте в случае ошибки. Вспомните себя и свою адаптацию в новой команде. Это сложный период.

К примеру, куратор PMCLUB Руслан Шапиев считает, что с приходом нового члена команда переживает новый цикл роста и заново проходит все этапы по модели Такмана: от знакомства до роспуска.

Задайтесь вопросом, почему вы решили что-то изменить. Если вы пришли на новое место и хотите сразу внедрить что-то с предыдущего места работы, то подумайте, почему это ещё не внедрили. Сначала ознакомьтесь с командной культурой и процессами, а уже потом решите, нужно ли что-то кардинально менять. Команда уже привыкла к устоявшемуся подходу, и рушить это не стоит.

Добейтесь уважения и доверия в команде, подружитесь с текущим подходом, отметьте для себя его достоинства и недостатки, потом обсудите свои идеи с членами команды. И так вы совместно договоритесь об изменениях.

Если вы новенький и в команде, и в проектном подходе, поставьте себя на место менеджера проекта — и тогда будет понятно, зачем нужны все эти созвоны и отчётность, которые, как вам кажется, мешают работе. Достаточно будет пройти короткие бесплатные курсы по менеджменту: и всё встанет на свои места.

PMCLUB — онлайн-школа для менеджеров проектов и продуктов. Мы учим грамотно управлять и не срывать дедлайны, оценивать сроки и бюджет и работать с рисками. Подписывайтесь на нас на vc.ru, в Telegram и на LinkedIn.

#команда #управлениепроектами #управление #projectmanagement