Я проджект, но команда сопротивляется проектному подходу: что делать
Бывает, что у команды аллергия на проектное управление: сотрудники не хотят вести задачи в таск-менеджере, а порой игнорируют встречи. Как менеджеру проекта с этим бороться и не разругаться со всеми — рассказала Senior Project Manager в геймдев-студии Мария Родина.
Рассмотрим проблему с двух сторон: первоначальное внедрение проектного подхода и сложности с внедрением отдельных элементов. А также что делать с новичками в команде, которые не понимают, как вообще у вас тут всё устроено.
Если команда не знакома с проектным управлением
Допустим, в компании впервые решили запустить проект. Руководство дало добро, вы подобрали фреймворк или методологию, по которой будете вести проект от начала до конца, определились с составом команды и даже договорились с тимлидами направлений о том, кого из сотрудников выделят.
Первый шаг в таком случае — проектная встреча.
Подробно расскажите на ней:
- Из каких этапов будет состоять проект. Например, когда стартует разработка, а когда нужно отдавать продукт заказчику.
- Какие у проекта цели.
- Какие будут правила коммуникации в команде. Если пользуетесь корпоративным мессенджером, расскажите, в каких чатах что обсуждается, где можно флудить, а где лучше писать только по делу.
- Определите основные ритуалы: обязательные встречи, формат стендапа и прочее.
Не приглашайте на эту встречу заказчиков и стейкхолдеров. Вам нужна только команда, чтобы договориться о зонах ответственности, познакомиться друг с другом и с проектной методологией. Лучше позвать лидов направлений, чтобы они понимали, чем будут заняты выделенные из их подразделений сотрудники.
Начните с простого. Не стоит на первом же проекте внедрять все шаги, описанные в PMBoK (но тут, конечно, зависит от масштаба проекта и внутренней культуры в организации), и ругаться, если один из них пропущен.
На первых порах самое важное — установить правила коммуникации. Создайте общий чат и закрепите сообщение с основными правилами и ссылками на необходимые документы (общий план проекта, зоны ответственности, расписание командных встреч или созвонов). Если используете почту, заведите новую группу рассылки, куда будут добавлены все члены команды.
Прозрачность коммуникации — один из ключей к успеху проекта.
Не стоит ожидать, что все правила, озвученные на первой встрече, будут сразу выполняться всеми членами команды. Направляйте команду, напоминайте о важных события и ритуалах. Привыкайте к тому, что на первых порах вы отвечаете больше за процессы внутри команды.
И не берите на себя выполнение задач другого члена команды, иначе все привыкнут, что это будете делать вы :)
Если команде не нравятся отдельные элементы проектного подхода
В этом случае стоит вспомнить основные шаги работы с возражениями: понять проблему, установить доверие, задать уточняющие вопросы, привести контраргументы, «продать» процесс.
Так, можно объяснить разработчику, который вечно не обновляет карточки в таск-менеджере, что это в первую очередь облегчит его работу: во-первых, ему не придётся держать всё в голове, а во-вторых, так будет проще планировать и распределять нагрузку.
Основное отличие этой техники от продаж — будьте готовы отказаться от процесса или видоизменить его, так как команда может быть права.
Не стоит внедрять процесс ради процесса. Ваша цель — показать результат, не вылезая за рамки сроков и бюджета, и если процесс усложняет путь к главной цели, от него можно отказаться или найти альтернативу.
Например, вы хотите ввести письменные стендапы в отдельном командном чате в дополнение к утренним созвонам, чтобы возвращаться к ним в течение дня. В итоге команда тратит время на стендап дважды. Иногда члены команды не видят особой ценности в стендапах, особенно если они занимаются задачей, которая не тесно связана с другими специалистами, так что лучше этот процесс не дублировать.
Всегда слушайте команду, обсуждайте предлагаемые изменения, это положительно влияет на мотивацию.
Но иногда нужно настоять на своём. Например, на текущем проекте в моей команде есть проблемы с оценкой задач и корректным логированием. Так как процессы у нас уже устоявшиеся, для дальнейшего их совершенствования и улучшения планирования необходимо видеть более точную картину с попаданием в оценки.
Для этого:
- Менеджеры проекта и тимлиды контролируют проставление оценок и логирование.
- На регулярных созвонах напоминают о важности западающих процессов (оценка и логирование).
- А также проджекты завели дашборд, где каждый член команды может посмотреть, не забыл ли он залогировать затраченное время.
Если в команде появился новенький
Проведите встречу с новым членом команды. Можно совместно с его лидом или отдельно, один на один. Подготовьте памятку с необходимой информацией: правила общения в команде, расписание обязательных встреч, ссылки на документацию по процессам, ссылки на необходимые дашборды.
Направляйте новичка, напоминайте о важных мероприятиях, поправляйте в случае ошибки. Вспомните себя и свою адаптацию в новой команде. Это сложный период.
К примеру, куратор PMCLUB Руслан Шапиев считает, что с приходом нового члена команда переживает новый цикл роста и заново проходит все этапы по модели Такмана: от знакомства до роспуска.
Если новенький — это вы
Задайтесь вопросом, почему вы решили что-то изменить. Если вы пришли на новое место и хотите сразу внедрить что-то с предыдущего места работы, то подумайте, почему это ещё не внедрили. Сначала ознакомьтесь с командной культурой и процессами, а уже потом решите, нужно ли что-то кардинально менять. Команда уже привыкла к устоявшемуся подходу, и рушить это не стоит.
Добейтесь уважения и доверия в команде, подружитесь с текущим подходом, отметьте для себя его достоинства и недостатки, потом обсудите свои идеи с членами команды. И так вы совместно договоритесь об изменениях.
Если вы новенький и в команде, и в проектном подходе, поставьте себя на место менеджера проекта — и тогда будет понятно, зачем нужны все эти созвоны и отчётность, которые, как вам кажется, мешают работе. Достаточно будет пройти короткие бесплатные курсы по менеджменту: и всё встанет на свои места.
Не стоит внедрять процесс ради процесса.
вот это самое главное, возможно)
Важно уметь слушать мнение каждого члена команды и находить компромиссы