Как выплачивать премии сотрудникам, чтобы избежать проблем с налоговой
Разберем, какие есть виды премий, за что они выплачиваются и как учесть премиальные выплаты в расходах по налогу на прибыль, чтобы сократить налоговую нагрузку. Рассмотрим, в каких случаях налоговая может признать выплату премии необоснованной, на примере кейсов из нашей практики.
Всем привет! Мы команда одной из крупнейших в России аутсорсинговых компаний Unicon. Входим в ТОП-3 рейтинга RAEX с 2009 года. Специализируемся на услугах в области бухгалтерского учета, расчета заработной платы и кадрового администрирования. Внедряем продукты 1С и оказываем услуги хостинга бизнес-приложений
По данным рекрутингового агентства Superjob, около 44% организаций планируют премировать своих сотрудников по итогам 2023 года — это в 2,5 раза больше, чем в 2020 году. На фоне этой тенденции мы решили подробно разобрать правовые и налоговые аспекты премий, актуальные как для разовых, так и регулярных выплат. Полный гайд на все случаи жизни.
Виды премиальных выплат
Выплата премий, как и заработная плата, регулируются Трудовым кодексом РФ. Согласно ему, премиальные выплаты — доплата к основному заработку сотрудника, которая носит стимулирующий или поощрительный характер. В связи с этим, премирование бывает двух видов:
- Стимулирующее выплаты, которые предусмотрены системой оплаты труда.
- Поощрительные выплаты отличившимся сотрудникам, не входящие в систему оплаты труда.
Первый вид премиальных (стимулирующее выплаты), согласно статье 135 ТК РФ, фиксируется в трудовых договорах и локальных актах организации. Это могут быть правила внутреннего распорядка, положение об оплате труда, положение о премировании или коллективный договор. В них работодатель вправе самостоятельно устанавливать различные виды премий, стимулирующих доплат и надбавок. Также в документе должно быть определены категории премируемых сотрудников и прописаны размер, порядок и условия получения выплаты.
Мотивом для стимулирующих премий являются производственные показатели, и такие премиальные всегда относятся к оплате труда. Их компании выплачивают из средств, которые уменьшают налогооблагаемую базу по прибыли, так как выплата премии относятся к затратам бизнеса.
Производственные показатели, которые могут быть поименованы в качестве мотива для выплаты премии:
- образцовое выполнение трудовых обязанностей;
- повышение производительности труда;
- экономия средств организации;
- продолжительная и безупречная работа в организации;
- своевременное и добросовестное исполнение работниками своих должностных обязанностей (добросовестный труд);
- новаторство в труде;
- улучшение качества продукции, т. е. повышение удельного веса продукции высшей категории качества, высшего сорта, рост сдачи продукции с первого предъявления, снижение брака, сокращение случаев возврата недоброкачественной продукции, отсутствие претензий к продукции со стороны потребителей;
- за рост производительности труда и объемов производства — выполнение (перевыполнение) планового задания, рост объемов производства, выполнение (перевыполнение) норм выработки, выполнение плана производства к установленному сроку с меньшей численностью работающих, снижение трудоемкости продукции и т. д.
- иные достижения в работе, повлекшие повышение эффективности работы компании и/или экономию денежных средств.
В отличие от стимулирующих премий, поощрительные могут единоразово выплачиваться за трудовые достижения сотрудника или по особым случаям — говорится в статье 191 ТК РФ. При выплате таких разовых премий круг премируемых не определяется заранее, как в случае со стимулирующими. А размер выплат каждому работнику за определенный период устанавливается в приказе руководителя организации.
Поощрительные премии также отличаются по своим мотивам — они могут быть как на основе производственных показателей, так и на основе непроизводственных. В первом случае основанием для выплаты будет:
- Успешное окончание проекта.
- Конкретный достигнутый производственный результат.
- Выполнение поручение руководителя, которые сэкономило средств компании и повысило эффективность работы бизнеса.
Если мотивом являются эти производственные показатели, то такая поощрительная премия тоже будет относиться к оплате труда и выплачиваются за счет средств уменьшающих налогооблагаемую базу по прибыли.
Однако назначить поощрительную премию можно и в иных случаях, например, в честь юбилея сотрудника или компании, государственных праздников и любых других мероприятий, не связанных с выполнением трудовых обязанностей.
Частые вопросы о премиях с точки зрения трудового законодательства: разберем на практике
Лишение премии как дисциплинарное взыскание — законно или нет
Предусмотреть в локальном акте лишение премии в качестве наказания за нарушение дисциплины работодатель не может, так как такого дисциплинарного взыскания в законе нет. Однако компания может указать критерии для начисления той или иной премии в своем документе. Например, зафиксировать, что в полной мере премиальные выплачиваются сотрудникам с показателем опозданий не более 3 раз в месяц. В остальных случаях премия может быть сокращена. При этом стоит учитывать позицию Конституционного суда РФ по вопросу дисциплинарных взысканий — компания может сократить премию сотрудника только за тот период, когда он совершил дисциплинарный проступок.
Например, в феврале 2024 года работник 5 раз опоздал на работу и получил за это выговор. В таком случае, работодатель может снизить размер этой премии при начислении ежемесячной премии за февраль. Но не больше, чем на 20% от размера зарплаты — постановление КС от 15 июня 2023 года N 32-П.
Можно ли не выплачивать премию по итогам года увольняющемуся работнику
Этот нюанс регулируется исключительно положениями трудовых договоров и локальных актов компании. Если на основании этих документов премия за год выплачиваются всем, в том числе сотрудникам, которые уволились на момент выплаты, работодатель обязан перечислить эту премию. Иначе уволившийся сотрудник будет вправе подать на работодателя в суд за неисполнение условий договора. Невыплата премии будет законной только, если человек не выполнит условие для ее начисления или приказ о премии будет подписан уже после его увольнения. Подобное решение относительно выплаты годовой премии уволившемуся сотруднику подтверждает и судебная практика — письмо Минтруда от 14.03.2018 No 14-1/ООГ-1874.
Налоговые аспекты премиальных: как учитывать расходы на их выплату
Компании включают зарплату сотрудников (куда может входить премия) в затраты при расчете налога на прибыль. И чем больше зарплата команды, тем меньше налога на прибыль платит бизнес.
Сократить налоговую нагрузку компании за счет выплаты премии возможно только в том случае, если она выдана за производственные показатели. Ведь тогда ее можно учесть в расходах организации и уменьшить размер налоговой базы. Что касается других видов премий — они не могут относиться к затратам на оплату труда. Среди таких премиальный выплат:
- Премии, выплачиваемые работникам за счет средств специального назначения или целевых поступлений (п. 22 ст. 270 НК РФ).
Пример: средства премиального фонда, сформированные из прибыли, которая осталась у организации после налогообложения.
- Любые виды вознаграждений, которые предоставляют руководству или работникам помимо вознаграждений, выплачиваемых на основании трудовых договоров (п. 21 ст. 270 НК РФ).
Пример: премии, выплаченные по приказу руководителя организации (к праздничной дате или за особые успехи), возможности выплаты которых нет в Трудовом договоре.
- Выплаты, не связанные с производственными результатами работников (письмо Минфина России от 01.06.2023 N 03-03-05/50863), а также премии выплаченные за документально не подтвержденные достижения.
Пример: выплаты ко дню рождения (работника или компании), Новому году и т. д..
- Премии, которые не соответствуют требованиям статьи 252 ТК РФ (экономически неоправданные и документально не подтвержденные затраты, произведенные не для осуществления деятельности, направленной на получение дохода (письмо Минфина России от 20.02.2021 N 03-03-06/1/12061).
Пример: премия, обоснование и размер которой работодатель не может обосновать, а в приказе о выплате указано «за успехи в труде».
В каких случаях выплата премий может вызывать подозрение у налоговой
Часто у налоговых органов могут возникнуть вопросы к документации в двух случаях:
- Выплата премий в крупных суммах — многократно превышающих размер оплаты труда сотрудников. Подобная выплата может привести к применению статьи 54.1 НК РФ.
Выплата премии, привязанная к показателям деятельности всей группы компаний. Это может вызвать подозрения у налоговой о реальной цели таких выплат — в том числе необоснованное начисление премии, чтобы снизить налоговую базу.
Чтобы не попасть под подозрение важно следить за правильностью оформления премий и не пытаться с их помощью уменьшить налоговую нагрузку бизнеса.
Кейсы, когда решение руководителя о премировании сотрудников доходило до суда
Компании нередко получают претензии из-за, того что налоговый орган подозревает их в необоснованной выдачи премий и включения их в расходы компании. Рассмотрим два наглядных кейса.
№ 1 — премия была необоснованна
Претензия налоговой: выплаченные инженерно-техническим работникам премии, неправомерно включены в состав косвенных расходов, учитываемых при определении налоговой базы по налогу на прибыль. Они не отвечают требованиям, предъявляемым статьей 252 НК РФ.
Выводы судов (основное):
В компании установлена возможность выплаты премий за «производственные показатели работы компании». Регулярные премии назначаются в случае достижения организацией хороших результатов в своей деятельности, получения прибыли, увеличения объемов. Разовое премирование осуществляется раз в год по итогам успешной работы предприятия за год.
- По итогам 2016 и 2017 годов компания получила убытки в суммах 1 575 669 руб. и 7 299 129 руб., то есть высокие производственные показатели работы общества не достигнуты.
Решение: выплата премия была необоснованна выдана и включены в затраты компании.
Постановление Арбитражного суда Дальневосточного округа от 27.05.2022 № Ф03-1519/2022 по делу № А59-1863/2021
№ 2 — необоснованной была претензия налоговой
Претензия налоговой: компания неправомерно включила в расходы, уменьшающие налоговую базу по налогу на прибыль, выплаты премии работникам. Налоговый орган полагает, что налогоплательщику необходимо доказать отражение соответствующих выплат в коллективном и/или трудовом договоре, производственный характер выплат и наличие связи их с режимом работы и условиями труда работника.
Выводы судов (основное):
- Выплата спорных премий предусмотрена трудовыми договорами, заключенными с работниками и положением об оплате труда работников.
Локальным актом компании предусмотрено, что предприятие вправе начислять дополнительные премии за выполнение особо важных заданий, за активную и инициативную работу, за качественную и эффективную работу, за высокие результаты работ, за большой личный вклад в осуществление уставных задач предприятия.
Решение: выплата премия была обоснована выдана и включены в затраты компании.
Постановление Арбитражного суда Северо-Западного округа от 11.07.2022 № Ф07-8273/2022 по делу №А42-3434/2020, Определение Верховного Суда РФ от 31.10.2022 № 307-ЭС 22-19742