Как работать с фрилансерами: путеводитель по саморазрушению для среднего и крупного бизнеса

Что будет, если сотрудничать с фрилансерами более 3 месяцев и платить им немного больше, чем 20 000 рублей? Казалось бы, ничего страшного, но теперь у вас есть риск гарантированно поставить под угрозу свой бизнес. Все еще не понимаете, в чем дело? Тогда читайте этот и остальные вредные советы по работе с внештатниками.

Мы собрали все вредные советы, то есть факапы, которые можно совершить при срочном запуске внештатной рабочей силы.
При этом если вам интересно прочитать именно про 20 000 рублей и 3 месяца, то скорее переходите к пункту «Как оплачивать работу фрилансеров» в оглавлении ниже.

№1. Какому бизнесу нужны фрилансеры

№2. Когда и где искать фрилансеров

№3. Как выбрать «того самого»

№4. Как ставить задачу фрилансерам

№5. Как оплачивать работу фрилансеров

№6. Куда бежать и что делать?

В котором большинство задач строго конфиденциальны. Когда компания следит за соблюдением NDA, фрилансеры кажутся идеальными кандидатами — ведь они не знают никого, кому можно слить информацию, и не работают с конкурентами.

Где задачи сложные и требуют долгого онбординга. Внештатники отлично подойдут для задач, требующих специфических знаний, введения в курс дела и постоянной обратной связи. Даже если в итоге внештатники сольются, вы легко сможете найти новых. Пускай из-за этого все превратится в колесо сансары, зато у вашего проекта появится вечный двигатель!

В котором для решения задачи нужно быть на связи 24/7 и кооперироваться со внешними подразделениями. Особенно прекрасно, если заказ на пару миллионов будет зависеть от постоянной коммуникации и обратной связи! А возможные затруднения в часовых поясах, технических неполадках создадут интересное седое мелирование на вашей шевелюре.

😎 В реальности фрилансеры могут потребоваться не всегда. Скорее, услуги специалистов нужны, там где есть …
- Простые задачи. В компании часто встречаются разовые или новые задачи, которые невыгодно отдавать штатным сотрудникам.
- Экспериментальные проекты. Важно протестировать новое направление прежде, чем расширять штат.
- Сезонные пики и временные проекты. Компании, которые зависят от сезонных пиков спроса или временных проектов, могут нанять фрилансеров без необходимости оформлять их как постоянных сотрудников в штат.
- Временный дефицит ресурсов. В случае отсутствия сотрудников по болезни, отпуску или другим причинам, компания может обратиться к фрилансерам для выполнения задач.
- Географическая гибкость. Например, если компания хочет найти сотрудников для колл-центра с разными часовыми поясами.
- Экономия времени и ресурсов. А здесь вы и без нас знаете, что если нет задачи на полную ставку, то лучше обратиться к внештатникам — в этом случае бизнес не платит за простой и не перечисляет страховые взносы.

В любом случае, чтобы опыт взаимодействия с внештатниками был положительным, руководителю нужно уметь подбирать специалистов по скиллам и по душе, а затем правильно заключать договор. Как? Расскажем дальше 👇🏻

Откладывайте поиск фрилансеров до запуска проекта – гораздо увлекательнее в панике перебирать отклики, чем иметь заранее сформированную базу внештатников под задачу на всякий пожарный.

При составлении вакансии указывайте ссылки на свои соцсети, тот же ТГ. Так вы гарантированно создадите поток заявок во все свои чаты, окунетесь в них с головой и потеряете половину откликов.

Избегайте популярных телеграм-каналов, где буквально спамят по одной-две вакансии в день и слишком душно описывают все условия работы. На подобные запросы откликаются такие же душные сотрудники, которые будут делать все методично, аккуратно. Вам же так не нужно?

😏 В реальности намного лучше, по нашему скромному мнению, составить подробную вакансию и разместить ее в подходящих телеграм-каналах — для маркетологов, копирайтеров, IT или дизайнеров. Мы в MadeTask собрали как раз такую подборку в виде папки и опубликовали ее в нашем телеграм-канале. Ее можно добавить себе и изучить условия размещения вакансии.

Для откликов лучше указать дополнительную рабочую почту, создать отдельный второй аккаунт в ТГ или даже собрать и добавить гугл-форму. Так и нужную оперативность получите, и сможете совладать с лавиной заявок.

<p>Без шуток — хороший неформальный отклик, сразу видно ToV компании и желаемый уровень знаний. Хотя, конечно, тестовое на 3 часа — сомнительно, но окей. Если не согласны, ждем вас в комментариях/</p>

Где бы вы не разместили вакансию, по ней еще нужно собрать и отсортировать отклики. Наш совет №3 поможет не ошибиться 👌🏻

Не ищите исполнителей в других странах. Начните с сортировки фрилансеров по городу — вам нужны только те, кто живет на одной улице с вашим офисом. И не вздумайте смотреть в сторону других стран, вдруг оплата специалиста там выйдет дешевле?

Не давайте тестовое задание со строгим дедлайном. Подумать только, ведь так вы отсечете пустые отклики не самых заинтересованных. Самое ужасное, что это покажет фрилансеров в работе: как они изучили компанию, как понимают задачу. Да еще и узнаете как данный конкретный фрил относится к дедлайнам — пропадет вау-эффект неожиданности!

Не обращайте внимание на «звоночки» при первом общении. Фрилансер не отвечает на прямые вопросы по делу, не может обозначить конкретную дату окончания работ, общается резко, на один вопрос отвечает два дня — все это пустяки и никак не отразится на дальнейшей работе, ведь он просто нервничает.

Обращайте пристальное внимание на внешность. Кадрового голода сейчас нет, поэтому можно тщательно смотреть на все. Доверяйте сердцу, а не уму и не бойтесь затягивать сроки поиска на месяца! Например, попросите включить камеру на созвоне и посмотрите, красивый ли у человека нос, пропорциональные ли черты лица — на него же каждый день потом смотреть. Затем обязательно уточните дату рождения и проверьте вашу совместимость. А вдруг получится и фрилансера найти, и роман на работе завести?

<p>Упс, мы хотели пошутить, а оказалось, что и правда лучше выбрать среди копирайтеров, дизайнеров и разработчиков львов и дев!</p>

На самом деле внутреннему ощущению от знакомства с человеком тоже стоит доверять. Но прежде всего лучше обратить внимание на опыт работы, навыки самопрезентации и на кейсы. 🌎 Кстати, если классный специалист сейчас живет на Бали или в Италии, с MadeTask вы сможете работать с такими фрилансерами из 190+ стран и не иметь проблем с выплатами подрядчикам.

Если фрилансеры оказались по душе (и по опыту), с ним нужно правильно оформить трудовые отношения. Как? Рассказываем дальше 👇🏻

Первый проект с фрилансером должен быть критически важный и ответственный. Чем страшнее, тем лучше. Так вы зафиксируете высокие риски и отъедете с инфарктом в 32 года — аккурат перед повышением по службе.

Отправляйте ТЗ всегда неожиданным способом, избегайте предсказуемости. Если сегодня хочется поговорить, скиньте голосовое. А вот когда нахлынет муза, можно и задачу в стихах поставить. Мало того, что это ожидаемо вызовет некоторые задержки в работе фрилансеров, так и вас будет особый квест найти концы при приемке работы!

Не обсуждайте стоимость работ до того момента, пока не получите финальную версию статьи, прототипа или дизайна. Только так можно обезопасить себя и назначить сумму, которая соответствует действительности. Как говорят в народе, «донейшн по сердцу»…

Не облегчайте себе процесс передачи однотипного или похожего ТЗ. Ни в коем случае не создавайте гугл-док, в котором будет вся информация, все ссылки на нужные проекты и задачи. Лучше каждому из 50 фрилансеров все писать в чатике, так точно будет эффект хаоса.

Обязательно работайте по предоплате. Бодрит лучше кофе, когда вы оплатили уже 50% работы, фрил пропал, а вам нужно его искать или пинговать.

Не стоит указывать промежуточные и конечные дедлайны работы. Фрилансер сам понимает, что ему нужно сдать и когда. Ведь он уже 1000 раз приносил другие статьи или макеты. Поэтому можете не тратить свое рабочее время на лишние договоренности и просто рассчитывайте на их природное чувство тайм-менеджмента.

Счастливые заказчики снова получили готовую задачку через полторы недели после дедлайна

🤓 В сервисе MadeTask можно поставить фрилансерам задачи, указать все дедлайны и отследить ход их выполнения. Внутри карточки будут все детали проекта — можете прикрепить ссылку на ТЗ в отдельном документе или расписать нюансы прямо через сервис.
Заранее договоритесь о стоимости работы, а затем просто укажите сумму в специальном поле. И предоплата не нужна!Вы пополняете счет у нас в системе, MadeTask холдирует деньги, а после выполнения работы отправляет их отправителю.

Внутри задачи можно добавить категорию, название и сразу указать сумму оплаты. На скриншоте оплата этой статьи

Как ставить задачу разобрались. А теперь посмотрим, как ее принять и сколько времени на это потребуется ☝🏻

Работайте более, чем с 10 фрилансерами-самозанятыми. Так государство не догадается, что тем самым вы оптимизируете расходы, а в 2025 году попадете не в список Forbes, а в реестр недобросовестных работодателей.

Платите в сумме фрилансерам-самозанятым более 20 тыс рублей. Это тот самый минимум, который поможет вам пощекотать себе нервишки, когда на вас обратят внимание сотрудники ФНС.

У этих ребят есть специальные радары. Вот до чего техника дошла!

Обозначьте сумму вознаграждения на 35% больше или меньше дохода по отрасли. Так вы сможете получить гарантированный подарок: ваше ИП или ООО будет нести всю материальную ответственность за результаты сотрудничества.

<p>Главное обезопасить себя — использовать фиктивный контракт, чтобы заплатить меньше налогов и тем самым сэкономить деньги компании</p>

😈 С 1 марта ФНС и Роструд объявили охоту на компании, которые скрывают трудовые отношения с сотрудниками под видом самозанятости.
Еще раз, те триггеры, которых вам нужно избегать:
— более 10 самозанятых в команде
— сотрудничество с СЗ длится более 3 месяцев
— после выполнения работ у вас на руках нет счетов и актов
— суммарное вознаграждение более 20 000 рублей в месяц
— вознаграждение на 35% больше или меньше нормы дохода по отрасли

При наличии одного или нескольких триггеров, компанию ждут штрафы:
— 100 000 рублей за каждого неправомерно работящего взыщет Роструд
— 200 000 рублей возьмет Роструд за повторное нарушение
— ФНС доначислит все многочисленные неуплаченные налоги и добавит к ним 20% штрафа.
А в 2025 году будет создан публичный реестр недобросовестных работодателей. С такими не то что фрилансеры, даже штатные специалисты не заходят сотрудничать.
Суммы штрафов показались не очень большими на первый взгляд? На самом деле компания может заплатить более 12 000 000 рублей за свою ошибку. Как мы это посчитали? Читаем далее.

Приведем примерный расчет. У фирмы «ООО Вектор» есть подразделение, в котором работают 70 фрилансеров. Каждый из них получает по 80 000 рублей в месяц на руки — это на 35% больше, чем средняя сумма в отрасли + 6% от этой суммы компания перечисляет на уплату налога для самозанятых. Получается, на одного внештатника «ООО Вектор Технолоджи» тратит 84 800 рублей в месяц, а общая сумма расходов за год — 71 232 000 рублей.

С новым законом компания нарушает условия сотрудничества с самозанятыми, так как у нее в штате более 10 человек, которые получают более 20 000 рублей. Когда ФНС и Роструд обратят внимание на «ООО Вектор», фирма заплатит не только 70+ млн рублей выплат внештатникам, но и:

70 * 100 000 = 7 000 000 рублей штрафа, которые пойдут в Роструд.
70 * 80 000 * 12 месяцев * (13% – 6%, разница между упрощенкой и обычной системой налогообложения) = 4 704 000 рублей неуплаченных налогов, которые пойдут в ФНС.
4 704 000 * 20% = 940 800 штрафа за не уплаченные налоги.

Итого: 12 644 800 рублей штрафов.

Вредных советов больше не будет! Теперь только полезная информация, которая поможет вам сэкономить несколько миллионов рублей и избежать штрафов.

😉 В реальности существует легальный способ оплатить работу фрилансеров, сохранив нервы всем сторонам. Например, работать с фрилансерами в 190+ странах мира через сервис MadeTask. Вы сможете добавить своих исполнителей, поставить им задачи и отследить процесс. А сразу после выполнения провести оплату через MadeTask, то есть через генерального подрядчика.

Выход из ситуации — в законной системе работы с генеральным подрядчиком MadeTask

Тарифы MadeTask подходят для тех, кто работает на ОСНО, то есть с НДС — IT-компаний, маркетинговых агентств, CPA-сетей и многих других отраслей. Комиссия от 2 до 9%.

Начать работать с фрилансерами удобно и выгодно с MadeTask

Читайте кейсы на VC о работе через MadeTask:

А вы встречались с руководителями, которые еще не поняли, что в подборке вредные советы? Ждем ваши истории в комментариях 🙏🏻