Странные советы... указанные 3 вопроса - это обязательные вопросы каждому исполнителю на ежедневных планерках (канонично - по скраму). Если собираться раз в неделю и задавать такие вопросы, совещание может затянуться не на один час, если исполнителей много. Хотя в частном случае, это может сработать.
Хорошая практика - это не каждый ведет списки своих задач, а ведение общего туду-листа в виде канбан-доски с классическими колонками - бэклог, в работе, выполнено и тп. С разбивкой по исполнителям, само собой. Так руководитель в любой момент времени знает, кто чем занимается, какие задачи есть в бэклоге и так далее.
Но это если говорить о ежедневных/еженедельных планерках своим отделом/группой для обсуждения текущих вопросов. А если совещание собирается для обсуждения каких-то конкретных вопросов, то повестка должна быть обязательно. В идеально с таймингом и человеком, который за ним следит. Это я цепляюсь к фразе: "Если вы переживаете о предмете совещания, то совершенно не стоит этого делать, так как обязательно найдется, что обсудить"