Как управлять временем и приоритетами? Методика Eat that frog, принцип Парето и матрица Эйзенхауэра

Привет! Меня зовут Яна, я pre-sale инженер в Selectel. У каждого человека есть свои профессиональные особенности, но не каждому удается грамотно их использовать. Чтобы определить и прокачать сильные стороны, существуют способы самоуправления. О них я и расскажу в тексте.

Используйте навигацию, если не хотите читать текст полностью:

→ Для чего нужно самоуправление

→ Методика Eat that frog

→ Принцип Парето

→ Матрица Эйзенхауэра

→ Выводы

Представим, что вам нужно собрать мощный и производительный компьютер. Вы покупаете процессор, видеокарту, оперативную память и другие комплектующие. Осталось их соединить, чтобы чудо-машина заработала. Но вот незадача — инструкции в комплекте нет, а без нее сборка становится намного трудозатратнее.

Мы с вами, как компьютер, обладаем характеристиками, которые помогают нам решать сложные задачи. Не понимать, как оперировать собственными скиллами, — все равно, что иметь детали суперкомпьютера, но не знать, как собрать их воедино.

Самоуправление (self-management) — это та самая инструкция, которая отвечает на вопросы «Что…», «Сколько…» и «Как сделать», чтобы эффективно применять наши навыки в жизни. Ответ на вопрос «Почему?» вам придется сформулировать самостоятельно.

Есть много инструментов по развитию личностных и профессиональных качеств, но мы начнем с расстановки приоритетов. Ниже рассмотрим методику Eat that frog, принцип Парето и матрицу Эйзенхауэра. Возможно, они мейнстримные, зато самые проверенные.

Часто люди откладывают сложные задачи на потом, обещая себе выполнить их в ближайшее время, но это самообман. Вероятно, они не вспомнят или выполнят работу в последний момент. Такой подход приводит к тревогам и снижению продуктивности — возникает ощущение «груза», который фоново давит на человека. Чтобы решить эту проблему, обратимся к методу Eat that frog.

О методе

Марк Твен однажды сказал: «Если первое, что вы сделаете утром, — съедите живую лягушку, то сможете прожить остаток дня, зная, что худшее уже позади». Цитата послужила вдохновением для философии Eat that frog, где лягушка — это важная и не всегда приятная задача, которую человек будет откладывать, если ничего не предпримет.

Популяризатор этой концепции Брайан Трейси считает, что успешные люди достигают высоких результатов после того, как вырабатывают привычки, которые помогают им быть продуктивными и достигать свои цели. Одна из них связана с «употреблением в пищу лягушек».

Еще одна важная особенность метода — однозадачность (single handling). Это подход, при котором вы концентрируйтесь на одной задаче и работаете до тех пор, пока она не будет выполнена на 100%. В менеджменте его считают самой мощной стратегией для повышения производительности.

Как использовать

Не переживайте, вам не придется есть настоящую лягушку, чтобы добиться успеха! Съесть лягушку — это значит, что если перед вами стоят две задачи, то вы начнете со сложной и непривлекательной.

В Selectel мы самостоятельно планируем задачи на определенный период времени. Если не придерживаться метода «лягушки», можно легко попасть в ловушку загруженной, но не продуктивной недели. Чтобы понять, какая задача является приоритетной, существуют два способа.

Далее можно приступить к решению без раздумий.

Преимущества

При регулярном использовании метод превращается в полезную привычку. Он снижает уровень переживаний и позволяет испытывать гордость за себя. Положительные эмоции, которые приводят к выбросу эндорфина, влекут за собой ощущение ясности, уверенности и компетентности. В результате выработается привычка сохранять позитивный настрой.

На бессознательном уровне вы организовываете свою жизнь таким образом, чтобы постоянно начинать с важных задач и проектов. Привычка имеет накопительный эффект: со временем вы будете неосознанно выбирать наиболее приятные способы съесть эту лягушку.

Недостатки

Негативной стороной метода «лягушки», как и любого планирования, может стать излишняя гиперфиксация на контроле. Важно понимать, что тайм-менеджмент — это не только погоня за эффективностью, но и верный способ довести себя до выгорания.

Если хотите найти баланс, прочитайте книгу «Чувство штиля. Продуктивность и спокойствие в эпоху вечных дедлайнов» Лоры Вандеркам. В ней автор рассказывает, как управлять своим временем и быть off the clock — организованным, но не загнанным собственными рамками.

Полезные материалы

Важно понимать, что не все метрики одинаково влияют на результат. Напротив, большинство данных может негативно сказываться на общем тестировании. Поэтому не стоит учитывать абсолютно все показатели, гораздо эффективнее — выбрать несколько важных. Это поможет вам прикладывать меньше усилий, и при этом получать приличные результаты.

О принципе

В XIX веке итальянский экономист и инженер Вильфредо Парето заметил, что 80% гороха в его саду происходит из 20% стручков. Когда он изучал земельную собственность и имущественное неравенство, снова заметил, что 80% земли Италии принадлежит только 20% ее населения.

В XX веке консультант по менеджменту Джозеф Джуран заново открыл для себя работу Парето и популяризировал ее как принцип Парето, который позволяет отдавать приоритет инвестированию ценных усилий в «меньшинство жизненно важных», а не в «большинство тривиальных».

Кроме избавления от ненужных действий, принцип позволяет определить первостепенные задачи и прогнозировать результат. Например, в бизнесе по закону Парето работает MVP (medium viable product) — минимально жизнеспособный продукт, с которым стартапы могут выходить на рынок. Опции MVP ограничены, но продукт соответствует минимальным ожиданиям: решает проблему потребителя. Тестовый концепт позволяет проверить гипотезу при малых затратах и сделать нужные выводы с наименьшими рисками.

Дисбаланс 80/20 охватывает удивительно широкий спектр контекстов в мире. Рассмотрим некоторые из них.

С математической точки зрения степенной закон описывает взаимосвязь между двумя переменными. Одна переменная пропорциональна другой, возведенной в определенную степень. Простыми словами: небольшое увеличение X приводит к существенному изменению Y.

Как использовать

Основной вывод, который мы можем сделать, ознакомившись с теорией метода: не стоит бездумно браться за числа. Если у тебя — десять показателей, то два из них будут более значимыми, чем остальные восемь.

Вернемся к нашим тонущим в больших цифрах аналитикам. Рассмотрим ситуацию, когда принцип Парето может помочь профессионалам в области UX установить приоритеты на основе своих данных.

Пример. Рейтинг удовлетворенности клиентов приложения падает из-за накопившихся в бэклоге задач по фиксам багов.

Цель. Исправить наиболее существенные проблемы пользовательского интерфейса, чтобы улучшить UX приложения.

Категория оси X. Характеристики продукта.

Показатель по оси Y. Количество отрицательных отзывов пользователей.

Анализ Парето. Всего две функции отвечают за 83% отзывов.

Ключевой вывод. Улучшение этих двух функций должно непропорционально повлиять на отправку отзывов.

Действие. Убедить заинтересованные стороны вложить усилия в эти две функции, несмотря на то, что другие индексы имеют более очевидные и простые в реализации правки.

С таким выводом уже можно что-то делать. Если ваш руководитель получит аргументированные показатели, еще и с графиками на основе проверенной бизнес-модели, вам будет почти невозможно отказать.

Преимущества

Метод помогает сэкономить время и избавиться от лишней информации. На первых этапах достаточно использовать только 20%, чтобы получить более четкие результаты. В дальнейшем можно рассмотреть оставшиеся 80% — они могут дополнить ваши метрики.

При регулярном использовании принцип Парето улучшает навык фильтрации данных. Со временем вы сможете видеть важные показатели без особых усилий.

Недостатки

При бездумном использовании специалисты могут игнорировать 80% параметров, поскольку они косвенно влияют на общий результат. Но такой подход неверный: появляется риск получить ложную информацию и подготовить «сырые» данные.

Важно не забывать о погрешностях и помнить, что все случаи уникальны. Принцип Парето — это не способ избавиться от 80%. Это способ сконцентрироваться на 20% важных.

Полезные материалы

Парадокс, но многие склонны использовать тайм-менеджмент, чтобы создать иллюзию продуктивности и избежать вопроса: «Действительно ли мне это нужно?». По словам успешного предпринимателя и оратора Тима Ферриса, «Занятость — это одна из форм лени. Лени думать и действовать разборчиво». Гораздо проще оставаться занятым или бесконечно откладывать задачу, чем принять взвешенное решение об исключении ее из списка. Нет более быстрого способа сделать что-то, чем не делать этого вообще.

О матрице

Важно концентрироваться на первостепенной для отдела задаче, которая приносит настоящую ценность. Именно этот подход транслировал 34-й президент США Дуайт Д. Эйзенхауэр. На основе его трудов возникла модель принятия решений — матрица Эйзенхауэра.

Матрица использует сетку 2×2 для ранжирования задач по двум ключевым характеристикам:

В результате образуются четыре квадранта, которые подскажут, что вам делать с задачей, которая туда попала.

Как использовать

Важно и срочно. К такому типу поручений стоит приступить прямо сейчас. Подключаем однозадачный подход (single handling) — и вот у нас уже есть конкретная цель на ближайшие пару часов.

Важно, но не срочно. Можно потренировать свои навыки планирования и делегировать задачу самому себе из будущего. Главное — указать конкретные сроки и ожидания и не забыть выполнить задачу.

Не важно, но срочно. Наилучшим решением будет передача такой задачи младшим коллегам. Поможет также прокачать навыки межкомандных взаимодействий. Умение передавать дела — важный поинт в командной работе.

Не важно и не срочно. Можно удалить задачу, ценность которой стоит под вопросом. Именно здесь возникает больше всего сомнений. Иногда они обусловлены недостатком опыта в принятии решений, иногда — страхом ответственности. Но важно доверять самому себе и относиться к собственному времени с уважением. Тратить его на сомнительные задачи — не круто.

Преимущества

С помощью матрицы принятие решений становится простой задачей: не нужно ломать голову, как поступить и что выбрать в первую очередь. Таблица универсальна. Ее можно использовать как для распределения рабочих вопросов, так и домашних дел.

Например, вам нужно обновить характеристики облачного сервера Selectel. Вы мысленно сверяете задачу по четерым критериям в матрице Эйзенхауэра. Продуктовый менеджер предупредил, что выполнить ее нужно в ближайшее время — понимаем, это срочно. Характеристики находятся на официальном сайте и их просматривают сотни человек — это важно. Делаем вывод, задача срочная и важная, а после — приступаем к работе.

Недостатки

Иногда работа может выходить за рамки Эйзенхауэра — например, когда приходится делать то, что кажется нам несрочным или неважным, но того требуют внешние обстоятельства. Чтобы убедиться в этом, обсудите задачу с руководителем или коллегами. Возможно, вы сможете найти другие варианты по ее решению.

Полезные материалы

Осознанно или нет, но мы расставляем приоритеты каждый день. Регулярные выборы порядка действий формируют паттерн, по которому мы думаем и принимаем решения в фоновом режиме. Развитые навыки самоуправления и тайм-менеджмента помогают выйти из «автопилота» и взять ситуацию под свой контроль.

Три метода по постановке приоритетов, которые мы рассмотрели, помогут вам пройтись по списку своих дел и создать вполне конкретную структуру их выполнения. Вы можете как выбрать наиболее понравившийся принцип, так и объединить их. Ни один из них не будет противоречить другому.

#selectel #таймменеджмент #эффективность #карьера #парето #эйзенхауэр