Чек-лист: 5 этапов и 18 ключей к успешному делегированию
Делегирование полномочий помогает руководителям освободить время для других важных задач, а сотрудникам дает возможность выявлять и развивать свои сильные стороны и работать над недостатками. При правильном выполнении делегирование можно использовать для усиления контроля над командой и повышения ее профессионального уровня. Кроме того, передача полномочий и ответственности сотрудникам повышает мотивацию и удовлетворяет их потребность в самореализации.
Используйте следующий чек-лист, чтобы подтвердить возможность делегирования, а также учесть все нюансы для успешной передачи полномочий.
1. Принятие решения о делегировании задачи
• Освободит ли вас передача этой задачи для выполнения более важной работы, которую можете выполнить только вы?
• Приведет ли передача этой задачи более квалифицированному сотруднику или команде к улучшению конечного результата?
• Есть ли у вас возможность передать задачу квалифицированному специалисту или команде?
2. Подготовка
• Сначала четко определите задачу для себя.
• Выберите подходящего человека для выполнения задачи: учитывайте навыки, компетентность, опыт, приверженность делу, рабочую нагрузку. Исполнитель должен быть в состоянии выполнить задачу самостоятельно.
• Передайте исполнителю достаточное количество полномочий для выполнения задачи.
• Выделите все необходимые ресурсы для выполнения данной работы.
• Обеспечьте достаточную мотивированность исполнителя.
3. Уточнение требований к выполнению задачи
• Сделайте обзор задачи. Начните с цели. Каких результатов в целом должен достичь исполнитель?
• Укажите точный результат, который вы ожидаете. Как именно он будет оцениваться? Убедитесь, что исполнитель хорошо понимает, что от него требуется.
• Уточните сроки и бюджет. Отметьте допустимые отклонения от этих требований. Если определенный бюджет не заложен, можете ли вы указать его диапазон, на который можно ориентироваться?
• Сообщите исполнителю, какие ресурсы можно задействовать. Другие люди, которые могли бы помочь? Информация из других источников? Шаблоны? Похожие проекты в прошлом? Дополнительный бюджет? Наставники?
• Укажите какие-либо конкретные процессы, принципы или процедуры, которым, по вашему мнению, исполнитель должен следовать при выполнении работы. Не превращайте передачу задачи в «угадайку».
• Укажите, какие меры предосторожности исполнитель должен предпринять, чтобы предотвратить проблемы, которые вы предвидите.
4. Контроль хода выполнения задачи
• Следите за ходом выполнения задачи. Заранее установите способы контроля и отчетности. Хотите ли вы получать периодические отчеты о ходе выполнения? Будете ли вы связываться с исполнителем, когда понадобятся обновления, или вы ожидаете, что он свяжется с вами, только если столкнется с задержками или другими проблемами?
• Проследите за тем, чтобы задача была выполнена успешно.
5. Действия после завершения
• Оцените выполнение задачи и предоставьте обратную связь.
• Запишите нюансы работы над задачей, если она выполнялась впервые. Это позволит упростить и ускорить исполнение подобной работы в следующий раз. Попросите исполнителя записать свой процесс, включая рекомендации, как в будущем избежать проблем, связанных с выполнением данной задачи.
Больше материалов об организационном и стратегическом развитии читайте в нашем телеграм-канале.