Топ 5 приёмов как предотвратить горящие дедлайны, не тормозить и не выгорать из-за всякой ерунды: проверенно на 700 компаниях

Мы помогли 700 компаниям упростить управление на 40 — 80% так, что у них бизнес-процессы работают с минимальным участием руководителя. В этой статье собрали 5 основных решений, которые вы можете применить в своём деле.

Прилетает задача внедрить новое ПО для автоматизации бухгалтерского учёта. Ибрагим написал себе сообщение в Телеграме и пошёл на очередной созвон. Прошло два дня, сообщение потерялось. Он так и не вспомнил о задаче, сорвал дедлайн → проект запустили позже и бизнес потерял в деньгах.

А вот ещё три причины горящего дедлайна:

Использовать таск-трекер. Как бы это банально ни звучало, но ставить задачу по звонку или переписке, помнить о ней среди множества чатов ー н е у д о б н о. Создайте запрос сразу в таск-трекере или попросите помощника это сделать за вас.

Помимо описания добавьте в задачу ожидаемый конечный результат и обозначьте дедлайн.

Если сотрудник заболел, то карточку с заданием можно переадресовать на кого-то ещё. Для этого достаточно переназначить исполнителя. Не надо ничего создавать заново, копировать описание и пересылать информацию.

Планировать нагрузку команды. Устанавливайте план по задачам на неделю вперёд, так проще отслеживать эффективность работы каждого сотрудника.

У Ибрагима появился задачник — уже хорошо. Плохо, что в честь майских праздников он работает в субботу, но ещё хуже то, что он не прочитал об этом в общем чате. И его помощник Вася тоже.

Они — серьёзные ребята и принципиально не заходят в рабочий чат, пока их не тегнут. В итоге оба думают, что суббота — это выходной, а коллеги трудятся в полную силу. Теперь уж пахнет не шашлыками, а горящими дедлайнами…

Настроить уведомления, которые нельзя пропустить. Для этого в приложении KvantApp есть функция «Обращения», они отображаются на дашборде, не перекрывая другие сообщения и задачи. Не надо делать дополнительные закрепы в чатах или напоминать.

Функцию «Обращение» пропустить невозможно, она переходит во входящие задачи, и нужно нажать кнопку «Принято».

Первая просьба к коллеге за помощью может быть проигнорирована, т. к. запрос не от руководителя и есть соблазн отложить в долгий ящик. Но функцию «Обращения» пропустить не получится: она поступает на канбан-доску адресата и её нужно принять в течение 2 часов.

Ибрагим заколебался отвечать на вопросы Василия. А еще навалилась внештатная ситуация: у Васи заболел зуб, и они полчаса думали, что ему делать. В итоге Ибрагим потратил время на решение чужих проблем, работа замедлилась, продуктивность снизилась.

Развивать в коллективе самостоятельность. Это можно сделать по схеме нашей функции «Принятое решение». Сотрудники описывают проблему, предлагают её решение и отправляют руководителю на согласование.

Вася не стал дергать Ибрагима с вопросом о больном зубе, а прислал сообщение, как он решит эту проблему. Ибрагим согласовал, это заняло пять минут, и Вася побежал к стоматологу.

Грустно, когда руководитель вкладывает много усилий и терпения в развитие команды, а потом некоторые члены коллектива решают уйти. Это может стать причиной эмоционального истощения.

Ну вот, Вася уволился, пришел новый сотрудник Дима. Всё это сваливается на плечи Ибрагима, он тратит кучу времени на адаптацию стажёра, причём Дима повторяет те же самые ошибки, что и Вася когда-то.

Сохраняем лучшие решения в компании и распространяем их среди команды. Перед тем как уволиться, Вася законспектировал все свои обязанности и ошибки, чтобы облегчить Ибрагиму процесс адаптации нового сотрудника. Теперь Дима самостоятельно может найти ответы на большую часть своих вопросов в два действия:

Ибрагим устал напоминать Диме, что задачник нужно проверять три раза в день. Это же так просто! Плюс в понедельник нужно предоставить отчёт с планом работы на неделю, а до четверга зафиксировать, что успеваем, а что нет и почему.

Обязанность «напоминать» можно и нужно делегировать. Приложение KvantApp сочетает в себе функции таск-трекера и человеческого общения. Специально обученный человек напоминает о просроченных задачах, поставленных в Кванте.

Количество задач копится, как снежный ком. Поэтому важно адаптировать рабочие процессы и учитывать нагрузку, чтобы не утонуть в хаосе, не выгореть и не закрыть компанию.

Если вы чувствуете, что много работаете, быстро устаёте и не уверены, что ваша нагрузка соответствует норме, компания «Квант» поможет разобраться в этом вопросе.

Приходите к нам на экскурсию и мы определим: какие процессы вашего бизнеса можно оптимизировать через приложение KvantApp и коммуникаторов.

Квант берёт на себя организацию по задачам и контролирует их выполнение, благодаря этому руководитель может сосредоточиться на развитии компании или уйти в отпуск, когда ему захочется. Чтобы ещё больше узнать, как улучшить управление, подписывайтесь на наши соцсети:

Канал Дмитрия Калашникова → сооснователь трёх бизнесов с капитализацией в 1,5 млрд рублей, основатель компании «Квант». Он постоянно учится, находит новые инструменты и делится успешным опытом управления.

Канал «Кванта» → канал компании, где мы делимся методами управления, новостями и мемами о бизнесе, а также кейсами клиентов.