Как внедрить Agile в работу команды? Рассказываем про 7 шагов

Задачи не заканчиваются, а терпение и бюджет подходят к концу? Команда терпит убытки, при этом выпуск продукта в ближайшем году не предвидится? Если вам это знакомо, то бизнесу точно пора менять методологию управления проектами. Редакция Kaiten вместе с Agile-экспертом Давидом Асатряном разбирает, как и почему Agile поможет наладить процессы и довести продукт до выхода на рынок.

Конечно, одной статьи мало, чтобы описать все инструменты Agile. Поэтому здесь мы только разбирем 7 шагов внедрения методологии в работу, чтобы команда могла спокойно выпускать разработки в свет и не сходить с ума от переработок и нервных срывов.

Помог нам в этом Давид Асатрян, который специализируется на разработке и выпуске новых продуктов. Он настраивает процессы в проверенных временем организациях и запускает стартапы. Давид не просто консультирует команды, а полностью меняет их мышление и создает надежные системы управления бизнес-процессами.

Содержание статьи:

1. Для чего нужна культура непрерывного улучшения

2. Основные принципы Agile

3. Необходимые элементы для создания культуры Agile

4. 7 шагов внедрения методологии

5. Ключевая практика Agile - коммуникация

6. Самые частые ошибки при введении новой методологии

7. Что еще полезного почитать про управление проектами

Если думать, что успех бизнеса зависит от одного крупного денежного, временного или трудового вложения, то есть риск пойти ва-банк, поставить не на то и проиграть всё.

Хотите строить компанию более безопасным способом? Используйте стратегический подход — культуру непрерывного улучшения. При выборе такого метода вы развиваете компанию постепенно, маленькими шагами. Регулярно проводите аналитику работы компании, на основе нее вводите трансформации и потихоньку улучшаете продукт и процессы работы. В таком случае цена ошибки становится менее значительной.

Подход «всё на черное!» резко снижает ваши шансы на успех, как в рулетке. Если ваша задача продержаться в казино до утра и у вас всего 1000 долларов, которые вы можете впустить в игру, то логичнее ставить по 10-20 долларов за ход, а не ставить всю сумму сразу.

И самый популярный способ построения культуры маленьких шагов — Agile-методология.

Слово «agile» переводится с английского на русский как «гибкий». Это семейство различных методологий и инструментов для управления проектами и разработки продуктов. Agile — это не только набор инструментов, но и образ мышления, который ставит на первое место гибкость процессов и быструю проверку гипотез. Эта методология не терпит бюрократии, долгих согласований и строгих планирований на годы вперед. Она предназначена для быстрого реагирования на изменения рынка и предложения конкурентов.

Agile содержит в себе 12 принципов. Все вы можете посмотреть в Agile-манифесте. Мы же разберем в этой статье 4 основных:

Команда должны быть открытой и честной по отношению друг к другу и к заказчику. Сотрудникам запрещено приукрашивать результаты и замалчивать проблемы. Такая коммуникация помогает:

Не стоит создавать продукт, опираясь только на свою интуицию, а не на факты и аналитику. Это можно делать, если вы:

Если нет, то на каждом этапе разработки обращайтесь к заказчику — он лучше знает, что ему нужно. Фидбэк можно получать с помощью исследований, опросов, данных от фокус-групп. При этом не ограничивайтесь одним отзывом из интернета: чем больше вы соберете обратной связи, тем будет легче менять продукт.

Руководитель обязан наладить регулярные ретроспективы в команде. Мало просто поставить задачу и ждать результата — общайтесь регулярно с коллегами и обсуждайте рабочие процессы. Без этого есть риск упустить более простое решение задания или поставить невыполнимый план.

Даже если вы провели тщательное исследование рынка, конкурентов и аудитории, то вы не застрахованы от ошибок. И даже если вы маркетинговый и продуктовый гений — тоже нет. Бизнес — это всегда риск. В начале разработки нужно определить, сколько вы готовы заплатить за него.

Например, вы выделили 1 млн рублей на эксперименты. Значит, купить софт на 1,5 млн, который не гарантирует повышения эффективности команды, — не ваш случай. Тогда стоит снизить свою планку и взять ПО проще и дешевле.

Да, в Agile не нужно строить планы на год, но выстроить систему работы необходимо. Пример:

Несмотря на создание системы из понятных шагов, процессы и команда всё равно остаются гибкими. Быстрая адаптивность позволяет оперативно выпускать проекты, которые нужны рынку здесь и сейчас, а не вчера. При долгих согласованиях и бюрократии есть риск выпустить копию продукта, который уже выпустил конкурент.

И если вы работаете в «струе» рынка, то вам легче привлечь профессионалов. Потому что рутинные задачи отпугивают ценные кадры, а пытливый сообразительный ум хочет приключений. В целом никто не мечтает о работе в компании, где согласования длятся годами. Все хотят видеть быстрые результаты своей работы.

Выведите метрики и цели, которые хочет достичь компания. Допустим, бизнесу нужно повысить лояльность клиентов, снизить издержки или сократить штат за счет автоматизации? От целей зависит выбор инструментов внедрения подхода.

Проведите ретроспективы со всеми сотрудниками и соберите информацию о текущих процессах:

Сбор данных поможет понять, что уже прекрасно работает, а от каких процессов нужно срочно отказаться.

Семейство Agile включает в себя:

Разберем, какая методология для каких целей подходит.

Lean

Это бережливое производство. При использовании этой методологии сокращение издержек и перепроизводства выходит на первый план. Подход применяется в банковских сферах, в производственных нишах, логистике и продажах. Если ваш бизнес подразумевает высокий процент неопределенности, то лучше отказаться от Lean в пользу других методов семейства.

Scrum

Если вы не знаете, какая гипотеза может лучше сработать, и вам нужно протестировать пачку идей, то попробуйте внедрить Scrum. Это фреймворк, который состоит из:

В каждом спринте сотрудники должны выполнить значительный пул задач, который приводит к промежуточному, но ощутимому результату. Для внедрения фреймворка необходима команда из профи, которые могут сами принимать решения и ставить себе новые задачи. При этом команда должна быть небольшой, до 10 человек. Иначе процессы будут слишком сложными, чтобы быть достаточно гибкими.

Для крупных корпораций есть специализированные фреймворки Scrum — SAFe и LeSS.

Kanban

Если вы нуждаетесь в прозрачном рабочем потоке, то используйте Канбан-метод. Он позволяет визуализировать все процессы и оперативно найти в них «узкие горлышки». Канбан — относительно простая точка входа для тех компаний, которые ранее не работали по Agile. Подход познакомит сотрудников с задачами разных команд, поможет увидеть целиком все процессы бизнеса.

ХР — Extreme Programming

Метод, который можно использовать только в разработке ПО и в тестировании программ. Состоит из практик:

Важно учитывать не только продукт и его цель при выборе методологии, но и психологические особенности команды. Например, Скрам подразумевает четкие сроки, которые могут не подходить творческим командам: к примеру, приводить сотрудников к выгоранию. Другие Agile-методы тоже могут быть неприменимы в условиях некоторых предприятий. Например, кассир в продуктовой лавке не нуждается в Agile — его монотонная работа не требует гибкости. Внедренный подход управления должен приносить результат, а не вводиться в работу ради галочки.

Или вам может не подходить методология в чистом виде. Тогда можно подумать над соединением фреймворков. Например, совместить Kanban и Scrum.

После выбора методологии предпринимателю станет понятно, какое программное обеспечение необходимо внедрить в работу, чтобы Agile дал свои плоды.

Для внедрения любого из подходов вам понадобится визуализация процессов и, скорее всего, Канбан-доски, которые могут быть пригодны не только для работы по Kanban-методу, но и для остальных фреймворков семейства. Для этого вам могут понадобится шаблоны подобных досок и инструкция по внедрению ПО.

Перед стартом работы по методологии расскажите команде, почему новый подход лучше старого. Почему компания вообще решила поменять привычные процессы, как эти изменения помогут улучшить текущие процессы.

Что делать, если вы встретили недовольство? Расслабиться и дать сотрудникам выговориться. Так снизится градус напряжения перед стартом работы. И когда люди злятся, они честны. Это хороший шанс для руководителя услышать, что коллеги на самом деле думают обо всей системе работы — найти ее слабые места. Также после откровенного разговора вы сможете понять истинные тревоги людей, сможете найти «ключик» к их мотивации для работы по новому подходу.

Если вы нашли ярого скептика, радуйтесь! Он высказывает то, чем недовольны многие. К примеру, вы вводите новую СRM-систему. Это не нравится всему отделу продаж. После разговора с главным скептиком вы понимаете, что люди просто никогда не работали в CRM, поэтому им страшно, что их сократят, если начальство узнает об их некомпетентности в этом вопросе. А оставят только опытных IT-пользователей. Можно просто провести обучение перед началом работы в CRM, и недовольство менеджеров уйдет.

Или может всплыть глубинная проблема, которая снижает прибыль бизнеса. Допустим, каждый сотрудник получает премию за совершенную продажу, поэтому каждый держит в секрете от остальных контакты потенциального клиента и не вносит его данные в CRM. Это снижает процент взаимопомощи и эффективность работы команды. После пересмотра системы мотивации сотрудники станут помогать друг другу в обработке клиента и вносить всю информацию в CRM.

В команде всегда есть несколько новаторов, которые хотят внедрять новое. Найдите их и распределите между ними зоны ответственности за внедрение Agile. Например, кто-то занимается обучением других команд, кто-то ищет ПО для работы. Так вы поймете, кто за что отвечает и с кого какой результат спрашивать.

Если вы работаете по методу Scrum, то наймите Scrum-мастера, который сможет оперативно настроить эффективные процессы и корректно запустить первые спринты.

На Канбан-досках нужно отобразить:

Также автоматизируйте рутинные задачи и микроменеджмент, если это позволяет ПО.

После того как администратор пространства завершит настройку, снова найдите тех, кто готов взять инициативу на себя и протестировать доски перед их выводом «в поле». Если на этапе тестов что-то пойдет не так, то вы сможете оперативно оптимизировать работу.

Результаты работы в новом ПО можно презентовать другим командам, чтобы те тоже могли повысить свою эффективность с помощью Agile. Постепенно все команды смогут перейти на новые процессы работы.

Так поступила компания АльфаСтрахование, переведя все команды из Jira в Kaiten в 3 волны. Сначала переехали команды с простыми процессами, затем с процессами средней сложности, и в заключение — команды с огромными многоуровневыми процессами. Читайте, как можно организовать переезд такой большой структуры всего за 2 месяца и не потерять ни одного поручения, в блоге Kaiten.

При внедрении нового сервиса важную роль играет открытость и честность. Если где-то кто-то скрыл результат своей работы или промолчал о недостатке нового ПО, то настройка прозрачных процессов пойдет насмарку.

Если руководитель не считает нужным внедрять новый подход в работе, то ничего не получится. Переложить ответственность на сотрудников за нововведения тоже не выйдет.

Приглашать Agile-коуча тоже должен топ-менеджер или руководитель команды, а не рядовой сотрудник. Потому что для перестройки всегда важны 2 фактора: власть и ресурсы, которые есть только у начальства. Например, команда сама может решить, что хочет работать по Scrum или Kanban. И она попросит других коллег ставить задачи себе на Канбан-досках. Но те могут не захотеть мириться с новыми регламентами и разбираться в «в этом вашем как его там Agile».

Чтобы снизить сопротивление среди сотрудников, нужно донести ценность внедрения новой методологии до каждого из них. Их тоже нужно мотивировать изучать и использовать новый метод работы. Например, HR-специалист может игнорировать электронный документооборот и работать только с бумажными документами. Расскажите, что благодаря ЭДО он может освободить 2 часа в день. И за счет этого брать один отгул за месяц с сохранением зарплаты. Подобное объяснение точно заставит его разобраться в новых инструментах работы.

Еще важно работать со страхами работников. Например, они могут бояться автоматизации: что их вскоре заменят нейросети и роботы. Сконцентрируйте их внимание на творческих заданиях, где машина не может справиться. Покажите, что люди важнее автоматизации.

Если сотрудник наотрез отказывается от изменений, то, возможно, стоит с ним попрощаться.

Не просто так Канбан-метод содержит 7 видов встреч, а Scrum — три. Регулярная коммуникация — самый действенный способ построить Agile в команде. Нужно проводить каждый день встречи или созвоны с командами, которые начали работать по Agile, чтобы оперативно принимать решения и менять процессы.

Также будет полезно, если руководитель будет делать совместные встречи разных отделов. Например, раз в месяц «сводить» на созвоне отдел маркетинга и отдел продаж, чтобы те делились результатами работы друг с другом. Это даст понимание работы двух связанных подразделений и подсветит проблемы, которые тормозят работу в обеих командах. Или может оказаться, что команда аналитиков недовольна отделом разработки, потому что программисты не успевают вводить новые функции, которые запрашивают пользователи. А разработчики не делают этого, потому что вся коммуникация между отделами происходит в Телеграм, который является для них зоной личных переписок. Это приводит к бОльшей усталости сотрудников и затягиванию сроков выполнения задач.

Agile — семейство методологий гибкого управления процессами. Его ключевые моменты — гибкость и постоянное совершенствование процессов. Для успешного внедрения методологии нужно обеспечить прозрачность и визуализацию процессов. Чтобы внедрить Agile, нужно пройти 7 шагов:

Главный этап — это определение цели. Если непонятно «зачем», то любое «как» будет бесполезно. Иначе есть риск углубиться в оптимизацию того, что уже давно должно было умереть.

Статьи из блога Kaiten про управление проектами:

Делитесь своим опытом внедрения Agile в комментариях! С авторами самых интересных мы будем рады связаться, чтобы написать новую статью про бизнес-процессы ;-)