Фокус — простой секрет производительности

Термин «многозадачность» появился в 60-х годах — его использовали, чтобы описать возможность компьютера выполнять несколько задач одновременно. На самом деле обработка задач была последовательной: процессор выполнял одну, пока другая ожидала своей очереди. Частые и мгновенные переключения между задачами создавали ощущение параллельного выполнения.

С человеческим мозгом ситуация аналогичная — мы просто переключаемся с одного дела на другое. Ученые изучают многозадачность более 20 лет и провели достаточно исследований, чтобы доказать: продуктивная умственная работа в таком режиме невозможна. Примеров масса, но можно ограничиться даже тремя:

Исследование #1
В Стэнфордском Университете выяснили: люди, привыкшие часто переключаться между задачами, меньше запоминают, испытывают трудности в организации мыслей и хуже отфильтровывают информацию.

Исследование #2
Исследования Американской ассоциации психологов показывают, что многозадачность требует дополнительных затрат времени и повышает риск ошибок. Регулярные переходы от одной задачи к другой отнимают до 40% рабочего времени сотрудника.

Исследование #3
Эксперимент «Инфомания», проведенный психологом Гленном Уилсоном из Института психиатрии Лондонского университета, показал, что у людей, выполняющих интеллектуальную работу в режиме многозадачности, наблюдается спад показателей IQ примерно на 10 пунктов. Ученый сравнил такой уровень работоспособности с состоянием после суток, проведенных без сна.

Несмотря на то, что каждое из этих исследований немало нашумело, знают о них далеко не все. В вакансиях российских компаний среди требований к кандидатам часто встречается «способность работать в режиме многозадачности». Вместо того чтобы грамотно организовать внутренние процессы компании, руководители требуют от подчиненных справляться со шквалом писем и «срочных» задач, превращая штат специалистов в армию зомби. Работа в таком темпе приводит к снижению продуктивности и мотивации, а сотрудники начинают эмоционально выгорать.

Если многозадачность отнимает до 40% рабочего времени, то, избавившись от привычки «переключаться», можно экономить до 16 часов в неделю.

Одно переключение занимает всего несколько секунд, но при постоянном повторении эти секунды накапливаются. Скачки между задачами заставляют мозг заново концентрироваться и требуют дополнительной энергии, которая, увы, не безгранична. В психологии эти затраты энергии называют стоимостью переключения.

Стоимость переключения — это нарушение производительности, которое происходит при переключении внимания с одного дела на другое. Исследования, опубликованные в 2003 году в International Journal of Information Management, перевернули представления о многозадачности. Оказалось, что среднестатистический офисный сотрудник отвлекается на проверку электронной почты каждые 5 минут, и ему требуется в среднем 64 секунды, чтобы возобновить работу над задачей. Другими словами, из-за электронной почты мы теряем одну минуту из шести — 20% рабочего времени уходит лишь на попытки сосредоточиться.

В сегодняшней реальности ситуация усугубляется социальными сетями, мессенджерами, корпоративными чатами и мобильными уведомлениями. При этом нас периодически отвлекают собственные мысли. Учитывая влияние всех факторов одновременно, можно утверждать, что переключения забирают у нас гораздо больше 40% продуктивного времени.

Работая в таком режиме, можно чувствовать себя загруженным и не завершить ни одной важной задачи к концу дня, ощутив себя уставшим и опустошенным.

Многозадачность бывает полезна только в тех случаях, когда мы выполняем рутинную работу, не требующую серьезных умственных усилий — так прослушивание музыки в процессе тренировки помогает заниматься дольше. В остальных случаях многозадачность лишь истощает резервы мозга.

При постоянном переключении мы, фактически, тратим больше усилий на выполнение всё тех же задач, но получаем менее качественный результат, повышая риск ошибок.

Многозадачность прочно укоренилась в нашей жизни. Этому способствует не только рабочий ритм, но и неизбежно обширное инфополе. За наше внимание ежедневно сражаются бренды, развлекательные платформы, новостные порталы, блогеры. Интернет безграничен: каждый день появляется столько нового контента, что не хватило бы целой жизни для его потребления. А вот объем нашего внимания имеет предел.

Объем внимания — количество информации, которую мы способны воспринимать из окружающего мира, контролируя фокус. Исследование в этой области показало неожиданные результаты: если мы периодически отвлекаемся на смартфон во время работы за компьютером, среднее время фокусировки на каждом объекте составляет 40 секунд. Если открыть на компьютере мессенджер, то длительность фокусировки сокращается до 35 секунд.

Причина переключений в том, что наш мозг жаждет отвлечения. Так он удовлетворяет механизм ожидания новизны, получая выброс дофамина. В результате постоянных переключений мозг становится заложником режима «гиперстимуляции», излишне расходуя объем внимания и накапливая усталость. Именно отвлечения извне мешают фокусировке.

Фокусировка — это концентрация интереса или активности на единственном объекте. Она работает, когда мы говорим «да» одному делу и «нет» всем остальным. Это главный секрет производительности: только отказавшись от других задач, мы можем качественно выполнить одну, самую главную.

Вернуться к однозадачности проще, чем кажется. Мгновенные сообщения только создают ощущение срочности, но в действительности — любая рабочая переписка может подождать некоторое время, и этого будет достаточно, чтобы эффективнее выполнить задачу. Эксперты продуктивности рекомендуют работать «блоками фокуса».

Блок фокуса — это интервал времени, выделенный для работы над приоритетной задачей, которая требует повышенной концентрации и энергии. Принцип подразумевает, что вы работаете не отвлекаясь в промежутки дня, когда ваша производительность достигает максимума.

Для начала понаблюдайте за своей активностью и определите лучшее время для интенсивной работы — большинство людей наиболее энергичны в первой половине дня. Исключите влияние отвлекающих факторов и работайте интервалами, четко разграничивая периоды работы и отдыха — исследования доказывают, что перерывы способствуют повышению продуктивности.

Такой подход поможет оптимизировать вашу пиковую энергию и объем внимания. Отдавая приоритет сложным проектам в моменты максимальной работоспособности, вы начнете ощущать прогресс более явно и, одновременно, освободите остаток дня для рутинной работы.

Чтобы дольше сохранять фокусировку, устраните максимум отвлекающих факторов во время работы.

1. Работайте интервалами по технике «помодоро». Есть различные варианты софта для компьютера, смартфона и даже браузера. Например, Chrome-расширение Strickt Workflow позволяет работать интервалами 25 минут с пятиминутными перерывами, а при запуске таймера блокируются отвлекающие сайты, список которых настраиваете вы.

2. Большое количество вкладок в браузере мешает фокусировке. Чтобы ограничить вкладки, можно установить в Chrome специальные расширения. Так, например, The Great Suspender автоматически закрывает неактивные вкладки, если ими не пользуются в течение установленного времени. А с расширением Tabs Limiter вкладки будут выстраиваться в очередь, пока превышается настроенный вами лимит.

3. Ставьте режим «Не беспокоить» на смартфоне, когда работаете фокусными блоками. Если вам важно оставаться на связи с коллегами, можно настроить список контактов, которые смогут дозвониться в любой момент.

4. Также во время фокусировки выключайте уведомления сайтов в браузере и приложений на телефоне.

5. Авторы статей о продуктивности рекомендуют писать в минималистичных текстовых редакторах, например, OmmWriter, Monospace, Paragraphs, A5, поддерживать порядок на рабочем столе и работать в полноэкранном режиме — некоторые даже скрывают панель Windows, чтобы забыть о времени и не отвлекаться на иконки.

6. Отдыхайте по-настоящему. Во время перерыва между блоками фокуса лучше пройтись, расслабиться и восстановить энергию, чем потратить ее на социальные сети.

Эти простые и, местами, очевидные рекомендации решат проблему многозадачности на 99%. Регулярно придерживаясь их, вы почувствуете улучшение концентрации уже в течение первой недели работы. Ваше внимание стоит того: взамен вы получите хороший результат и испытаете вовлеченность, которая приносит большее удовольствие от процесса.