Внутренний портал компании: от идеи до итога

Как справиться с желанием впихнуть в портал все на свете, приспособить систему «интернет-магазина» под библиотеку и всегда быть в курсе всего движа.

Давным-давно, в далекой-далекой галактике…

Ладно, история началась не так уж и давно – в 2019 году. Конкретно – в марте, когда на планерке прозвучало «внутренний портал».

Компания росла, приходили новые люди, активно развивалась корпоративная культура, и встал вопрос: «Как лучше всего в едином ключе транслировать корпоративные миссию и ценности внутри коллектива?». Когда-то мы помещались в маленькой университетской аудитории, сейчас становилось тесно в просторном open space. И если раньше проблема могла решиться в формате «Это подскажет Катя», то потом наступил ключевой момент: «А кто из них Катя, и где её искать?».

Да, всех можно было найти в мессенджере, где были общие корпоративные чаты, но тут опять фейл: например, еще одна Катя – Java Middle Developer – вполне может быть записана как @krm_i_have_no_idea. Диктовать свои условия мы не могли, поскольку многие (все) использовали Telegram и как личное приложение, не только рабочее.

И вот, обсуждая, так сказать, дела насущные, мы пришли к тому, что нужен инструмент, который был бы способен:

• выступать общим агрегатором информации и принципов корпоративной культуры;
• брать на себя часть «ознакомительных» функций HR-специалиста;
• помогать в улучшении коммуникаций между отделами.
  

Отлично. Скелет есть. Дополнительные «хотелки» не заставили себя ждать:

• не мешать постоянной работе и не маячить постоянно перед глазами;
• хранить данные о днях рождениях сотрудников и краткую информацию о них – ФИО, должность, хобби;
• интегрироваться с Jira, Trello, Confluence и связкой Google-сервисов;
• быть полезным, но асинхронным;
• различаться по уровням доступа к тому или иному контенту;
• содержать организационную структуру;
• показывать рассадку по офису;
• выступать как социальная сеть для общения и афиша для важных новостей и объявлений;
• ненавязчиво напоминать, к кому можно обратиться по тому или иному вопросу, и детально рассказывать, где хранятся кружки/вилки, как включить кофемашину и куда идти, если она вдруг перестала работать.
  

Выход – создать внутренний корпоративный портал, свой, так сказать, интранет. В теории, это отвечало всем условиям:

• не маячило перед глазами, как уведомления с мессенджера;
• открывалось в пару кликов;
• создавало бы ламповую/камерную атмосферу;
• формировало общую базу знаний о компании, ее устоях, традициях, культуре и т.д.;
• вдохновляло.
  

Впервые подобная идея была озвучена еще в лохматом 2015, но не было возможности для реализации задумки. Мы провели небольшой «лайтовый» опрос сотрудников и уяснили для себя одну вещь: люди хотят «свой Google внутри компании», который бы ответил на любой их вопрос, связанный с работой и функционированием Инфомаксимум.

Ясно. Понято. Принято.

Первым делом решили создать рабочую группу, которая будет полностью курировать/создавать/согласовывать портал. Туда вошли: PR-специалист, HR-менеджер, директор по развитию и главный бухгалтер.

Создавать свое – это прекрасно, но начать мы решили с поисков референсов – интересных идей и кейсов. Много чего просмотрели, изучили, прочитали. Больше всего, пожалуй, запомнилась вот эта статья с Хабра. Емко, детально и информативно. Взяли на карандаш.

И им же нарисовали желаемую структуру того, что мы хотим видеть на MVP сайта. Все «хотелки» мы решили временно приглушить и сделать что-то лаконично-функциональное, чтобы протестировать задумку. В контексте этого и пилить сайт мы решили своими силами, поскольку отнимать рабочее время дизайнеров и разработчиков было бы несколько некорректно/неправильно/плохо (нужное подчеркнуть). Тем более, что у нашего директора по развитию как раз были все нужные навыки и умения, чтобы сделать сайт. На Tilda.

Почему на Tilda?

• Просто.
• Недорого.
• Авторизация по почте
• Научиться его администрировать может любой

И засада: мы уже не понимали, что именно хотим получить. «Франкенштейн» из идей перестал вдохновлять, все казалось очень загруженным, лишним.

В топку прежние идеи. Снова за стол обсуждений:

• отказываемся от ролей на сайте. Доступ ко всем страницам единый у всех сотрудников;
• не будет интеграции с тасками, CRM и др. Это сугубо рабочие моменты, которые решаются на планерках или совещаниях, в спецчатах, Figma или базе знаний Confluence;
• получить доступ к материалам портала смогут только те, кто официально прошел стажировку и трудоустроен в компанию (и подписал NDA);
• акцент будет на трех составляющих: информационном, коммуникационном и корпоративном блоке

Первое, основное и важнейшее, что видит сотрудник – главная страница. Мы решили сделать её лаконичной и отразить основные моменты:

• история (от пойнта к пойнту);
• ценности;
• миссия;
• наши программные продукты;
• руководство;
• общие контакты.

В целом к информационному блоку относятся разделы:

• Конституция (кратко и в неформальной форме об основных правилах работы компании);
• Офис (где что находится);
• Мы (о команде, структуре, рассадке, днях рождения и тематических подборках).
  

У каждого сотрудника есть своя страница, где кратко (и в форме, предложенной им самим) – о его основных хобби и интересах. При желании человека, указываются его аккаунты в соцсетях. Практика показала, что такие вещи оказались очень полезны.

Наша Катя из маркетинга разрешила поделиться своим профайлом.

Вопрос с рассадкой мы решили блоком «Кто где сидит». Мы немного «оживили» план офиса, отрисовав на нем план рассадки сотрудников. Особенно актуален раздел стал в момент переселения части людей на другой этаж.

Пока все статично, но в планах сделать страницы более интерактивными, чтобы при нажатии на место, можно было сразу перейти на страницу сотрудника.

Отдельная гордость – блок «Бессмертный полк». Многие из команды ежегодно принимают участие в этой акции. Конечно, 2020 и в этом плане стоит особняком. Мы попросили ребят поделиться историями и подвигами своих родственников, каждому посвящена отдельная страница. И это оказалось очень здорово.

Задача блока – освещение более прикладных вопросов жизни компании. Основные разделы:

• Опросы (здесь сотрудники проходили опросы о своем самочувствии на удаленке, задавали вопросы руководству на мероприятии «Вечер с ТОПом», предлагали свои варианты и т.д.);
• Скидки (система корпоративных скидок: где, сколько, как воспользоваться);
• Календарь событий (плюс еще на столах у сотрудников каждый месяц появляется небольшая афиша, чтобы уж точно не забыть);
• Новичку (краткая RoadMap по всему, что может потребоваться в первые дни работы: основные регламенты, вопросы канцелярии, чая/кофе/печенья, внутренних доступов);
• Традиции (тут и вечера кухонь, и киносеансы, и пятничные роллы);
• Частые вопросы (FAQ в быстром темпе. Сюда же мы включили туториал по работе по удаленке. Судя по статистике посещений, раздел пользовался особой популярностью в апреле прошлого года);
• Вопросы бухгалтеру (основные бланки и формы, запросы тех или иных документов, возможность быстро задать тематический вопрос);
• Фото и видео (материалы с прошедших мероприятий).

Первое, что сюда относится – пока односторонний «чат» Фабрика идей. Написав в форму, любой сотрудник может на что-то пожаловаться, прокомментировать то или иное событие, внести свои идеи/предложения по улучшению продуктов компании и корпоративной жизни. Рассматриваются все заявки в течение дня, ответ приходит на электронную почту либо же в рабочий чат с уточнениями. Последнее предложение, например, было насчет ежемесячного проведения непрофильных лекториумов. В планах – сделать категоризацию обращений.

Раньше у нас была отдельная страница Доска объявлений. Чаще всего ребята писали туда о продаже тех или иных вещей. Среди предложений были MacBook, многофункциональный рюкзак, оперативная память и даже холодильник. Последнее объявление – «Котята в добрые руки». В августе прошлого года мы полностью перенесли страницу в наш корпоративный чат – RocketChat. Этот вариант предложили сами сотрудники, поскольку посчитали, что так общение и обмен информацией будет происходить быстрее. Тот же холодильник нашел хозяина спустя 4 минуты после публикации новости.

Библиотека – большая база по всем имеющимся книгам в офисе. Есть определенное разделение:

• Что у нас есть: все бумажные варианты книг, разделенные по тематикам;
• Process Mining – ссылка на страницу в Confluence, где мы собираем различные книги, экспертные статьи и материалы по теме процессной аналитики;
• Заказать новую книгу – снова форма связи. Из обязательных полей: название книги и имя автора, можно оставить дополнительный комментарий или загрузить обложку.

Все автоматизировано, практически мы встроили свой «интернет-магазин» в наш портал, в котором каждый сотрудник не покупает, а именно берет себе книгу. Прикрутили настраиваемый каталог, где можно указать описание книги, её характеристики, количество экземпляров и доступность на данный момент.
А ещё библиотека интегрирована с внутренней CRM, куда попадают заявки от сотрудников на книги. Плюс каждая заявка отправляется на почту HR-специалисту, который будет выдавать книги.

Спустя два года после внедрения самой идеи, многократного тестирования инструмента и анализа фидбэка команды хочется отметить следующее: мало просто сделать красивый сайт/лендинг/страницу. И это даже не касается обновления информации. Намного важнее было показать, что это все – игра вдолгую, что руководство действительно открыто к диалогу, что необязательно крутиться вокруг да около и собираться с мыслями, чтобы узнать, кто такой разработчик Анатолий и где его найти, или где лежит запас салфеток. Некий переход с концепции «Семья», маленького узкого коллектива, где все изначально знакомы друг с другом, на позицию «Команда».

А есть в вашей компании внутренний корпоративный ресурс? Нравится вам он или нет? Поделитесь фишками и интересными идеями?