КОНТРОЛЬ ИСПОЛНЕНИЯ БЮДЖЕТА: КАК НЕ ПОТЕРЯТЬ УПРАВЛЕНИЕ
Введение
Эта статья является третьей частью цикла, посвященного подготовке, защите и управлению бюджетом юридического департамента. В первой части мы рассмотрели, как сформировать бюджет, основанный на стратегических целях компании, а не на исторических данных. Обсудили смену парадигмы, алгоритм быстрого старта, структуру статей бюджета, методики расчета и инструменты для измерения ценности юридической функции.
Вторая часть была посвящена защите бюджета: правилам подготовки, правилам обоснования цифр и инициатив, работе с возможными возражениями.
Но бюджетирование не заканчивается на этапе планирования и защиты. В этой статье разберем, как контролировать исполнение, фиксировать отклонения и, при необходимости, перераспределять средства между статьями. Чтобы сохранить управляемость бюджета и избежать сюрпризов.
Система мониторинга: регулярный контроль
Внедрите двухуровневую систему контроля, которая не отнимает много времени, но дает полную картину.
Ежемесячно (экспресс-контроль):
Контрольные вопросы:
1. Сколько потрачено по каждой статье (факт vs план)?
2. Есть ли отклонения больше 10%?
3. Какие внеплановые расходы возникли?
4. Нужны ли корректировки на следующий месяц?
Время: 30-60 минут
Формат: Таблица в Excel + короткая встреча с финконтролером
Ежеквартально (глубокий анализ):
Контрольные вопросы:
1. Динамика исполнения бюджета (на треке / отстаем / перерасход)?2. Какие статьи требуют перераспределения?
3. Достигаем ли мы запланированных KPI?
4. Какие риски видим на следующий квартал?
5. Нужна ли корректировка годового бюджета?Время: 2-3 часа
Формат: Презентация для руководства + встреча с CFO
Правило "25-35"
Это простое правило помогает быстро оценить, не сбились ли вы с курса.
Ориентиры здорового исполнения бюджета:
Ориентиры здорового исполнения бюджета:
Q1 (январь-март): 20-25% годового бюджета
Q2 (апрель-июнь): 45-50% накопленным итогом
Q3 (июль-сентябрь): 70-75% накопленным итогом
Q4 (октябрь-декабрь): 100%
Красные флаги:
🚩 Q1 > 35% — слишком быстрый расход, риск дефицита к концу года🚩 Q2 < 40% — недоосвоение, возможно, планы не реализуются
🚩 Q3 > 85% — критический перерасход, нужны срочные меры
🚩 Отклонение по статье > 20% — требуется анализ причин
Механизм перераспределения средств
Будьте гибкими. Договоритесь с финансовой службой о правилах перераспределения средств между статьями без выхода за общий лимит.
Правила перераспределения:
До 10% от статьи — решение руководителя юрдепа
10-20% от статьи — согласование с
Более 20% от статьи — согласование с CFO
Пример:
Ситуация: Внеплановый судебный спор, нужно 500 тыс. на консультантов Решение:
1. Проверяем резерв (400 тыс. доступно)
2. Ищем экономию по другим статьям:
- Обучение: перенесли конференцию (-150 тыс.)
- Автоматизация: задержка проекта (-200 тыс.)
3. Итого: 400 + 150 + 200 = 750 тыс. (достаточно)
4. Оформляем перераспределение, уведомляем финконтролера
Типичные ошибки при исполнении бюджета
Ошибка 1: «Поставил и забыл»
Проблема: Бюджет утвержден, но никто не следит за исполнением. К концу года — сюрпризы.
Решение:
- Назначьте ответственного за мониторинг
- Настройте автоматические уведомления при отклонениях > 10%
- Проводите ежемесячные экспресс-сверки (30 минут)
Ошибка 2: «Жесткий бюджет без гибкости»
Проблема: нельзя перераспределять средства между статьями, даже когда это очевидно необходимо.
Решение:
Заранее согласуйте с финансовым департаментом правила перераспределения
Документируйте все перераспределения (чтобы объяснить в конце года)
- Закладывайте резерв 5-10% для маневра
Ошибка 3: «Освоить любой ценой»
Проблема: к концу года видим недоосвоение бюджета и начинаем тратить «чтобы не урезали в будущем».
Решение:
Меняйте культуру: экономия = эффективность, а не недоработка
Показывайте, что сэкономленные деньги = созданная ценность
Фиксируйте причины недоосвоения (задержка проекта, экономия на переговорах и т.д.)
Ошибка 4: «Скрывать перерасход»
Проблема: видим, что перерасходуем бюджет, но молчим. В конце года — скандал.
Решение:
Сообщайте о рисках перерасхода заранее (как только видите тренд)
Предлагайте план корректировки
Объясняйте причины (внеплановые задачи бизнеса, а не "мы ошиблись в расчетах")
Ошибка 5: «Не фиксировать ценность»
Проблема: весь год создаем ценность (выигрываем споры, экономим на переговорах), но не фиксируем. В конце года нечего показать.
Решение:
Заведите таблицу учета эффектов (обновляйте ежемесячно)
Включайте эффекты в квартальные отчеты
Назначьте ответственного за сбор данных
Отчетность перед руководством
Регулярная и прозрачная отчетность строит доверие и делает защиту следующего бюджета намного проще.
Введите квартальную отчетность использования бюджета. Ключевые элементы отчета:
исполнение бюджета: факт vs план, накопленный итог
отклонения и их причины: что пошло не так и почему
достижение KPI: SLA, сроки согласования, стоимость часа, ROI
созданная ценность: выигранные споры, предотвращенные потери, оптимизация
риски и планы: что может пойти не так, и как будем действовать
Такой отчет показывает, что департамент не просто тратить деньги, а вы управляете ресурсами для создания ценности. Образец отчета приведен в Приложении.
Заключение
Контроль исполнения бюджета — это не формальная отчетность, а инструмент управления, который позволяет сохранить гибкость и избежать неприятных сюрпризов в конце года.
Три ключевых принципа эффективного контроля:
Регулярность — ежемесячный экспресс-контроль и квартальный глубокий анализ дают полную картину без лишних затрат времени.
Гибкость — заранее согласованные правила перераспределения средств между статьями позволяют оперативно реагировать на изменения без выхода за общий лимит бюджета.
Прозрачность — систематическая фиксация созданной ценности и открытая коммуникация с финансовой службой строят доверие и упрощают защиту бюджета в следующем году.
Помните: экономия — это не недоработка, а эффективность. Фиксируйте причины недоосвоения, документируйте перераспределения и показывайте ценность, которую создает юридический департамент. Это превращает бюджет из инструмента ограничения в инструмент стратегического управления.
Используйте правило "25-35-50" как быстрый индикатор здоровья бюджета, не бойтесь сообщать о рисках заранее и всегда предлагайте план корректировки вместе с проблемой.
Приложения
Приложение 1: Дашборд исполнения бюджета для ежемесячного контроля.
· Приложение 2: Инструменты контроля исполнение бюджета юридического департамента — Q2 2026. Таблица. Комментарий и план действий по отклонениям. Сводка по исполнению бюджета за полугодие (H1 2026)
· Приложение 3: Квартальный отчет: структура. Пример презентации из 5 слайдов с ключевыми данными
P.S. В заключительной, четвертой части разберем, как как действовать в условиях кризиса: оперативно перераспределять ресурсы при резком сокращении бюджета, расставлять приоритеты, сохранять критически важные функции и доказывать ценность юридического департамента, когда каждый рубль на счету.