Не знаю, за что хвататься!

Иногда в работе руководителя наступает такая плотность событий, что буквально не знаешь, за что хвататься.

Самые популярные методы начинающих руководителей в такой ситуации:

✔ хвататься за все проблемы по мере их поступления;

✔ хвататься за случайные проблемы — обычно за те, которые громче всех кричат;

✔ впадать в ступор и в итоге не делать ничего.

Как же быть, если вокруг все кипит и горит, сотрудники разрывают на части, а партнеры и клиенты только добавляют эмоций?

Как ни странно, первое, что нужно сделать, — вынырнуть из суеты.

Водоворот событий будет идти в любом случае. Но если вы сами находитесь внутри него, то остановить этот водоворот и направить течение событий в правильное русло у вас не получится.

Примите простую вещь: час, полдня, а иногда и целый день ничего критически не изменят.

Вам нужно посмотреть на происходящее сверху. Записать все навалившиеся проблемы. Структурировать их. Понять, что действительно критично, а что просто создает много шума.

Посмотреть, кто за что отвечает. Все ли справляются со своими задачами? Нет ли ситуации, когда один-два человека заваливают свои проекты и постепенно затягивают в хаос всю остальную команду?

Кейс по мотивам опыта.

В одном подразделении одновременно сорвались сроки по двум клиентским проектам, третий клиент начал угрожать расторжением договора, сотрудники каждый час приходили к руководителю с новыми проблемами, а смежное подразделение требовало срочно решить накопившиеся вопросы. Руководитель несколько дней пытался тушить все пожары лично. Переключался с одного на другое, подключался к перепискам, созванивался с клиентами, раздавал отдельные поручения. Событий становилось только больше. В какой-то момент с подачи своего наставника он остановил всю эту деятельность на несколько часов и разложил ситуацию целиком. Выяснилось, что большая часть проблем была связана всего с двумя проектами. Оба вел один и тот же сотрудник, который давно не справлялся с объемом, но продолжал говорить, что «все под контролем». Проекты перераспределили. По каждому назначили одного ответственного. С клиентами согласовали конкретный план восстановления сроков. Остальные задачи разделили на критичные и те, которые могут подождать несколько дней. Через неделю никакой магии не произошло — работы все еще было много. Но хаоса уже не было. Потому что вместо облака непонятных проблем появилась понятная последовательность действий.

Какой вывод я сделал из произошедшего?

Взгляд на проблемы подразделения сверху позволяет спокойно наметить план, выделить или перераспределить необходимые ресурсы, а дальше в рабочем порядке контролировать его выполнение.

Все страшные и «нерешаемые» проблемы в этот момент превращаются в набор вполне конкретных действий.

Поэтому не идите на поводу у проблем. Не играйте по правилам хаоса — создавайте свои правила.

Видите, что суета нарастает, — выныривайте из нее. Ищите причины. Назначайте ответственных. Формируйте план. И начинайте контролировать его исполнение.

Это единственное работающее решение, чтобы победить нарастающий хаос. Проверено неоднократно.

А что вы делаете, когда попадаете в такие ситуации?

Если вам близка тема управления, в моем телеграм-канале «Лайфхаки управленца» я делюсь опытом и советами, которые накопились за 20 лет работы на руководящих позициях. Можете заглянуть — уверен, что найдете что-то полезное для себя.