Почему встречи мешают работать: и как понять, нужна ли встреча вообще

🟢 В Gigoo мы регулярно сталкиваемся с простой вещью: найти свободный слот на консультацию у сильного эксперта бывает непросто. Календари руководителей и опытных специалистов часто забиты встречами на недели вперёд.

Созвоны, синки, статусы, планёрки, обсуждения, one-to-one. Встречи настолько встроены в рабочий день, что редко воспринимаются как отдельная статья расходов времени.

Но исследования показывают: проблема уже не только в том, что встреч много. Значительная их часть просто не помогает работе двигаться вперёд.

👉🏻 По данным исследования Atlassian, встречи оказываются неэффективными в 72% случаев. А 78% опрошенных говорят, что из-за количества встреч им становится сложнее выполнять собственную работу. Более половины приходится хотя бы несколько дней в неделю работать сверхурочно из-за перегруженного встречами календаря.

Получается парадокс: встречи должны помогать людям координироваться и быстрее решать задачи, но при избытке сами начинают отнимать время у этих задач.

Часовой созвон — это не всегда просто один час в календаре.

Если между двумя встречами осталось 30–40 минут, этого может быть недостаточно, чтобы нормально погрузиться в сложную задачу. После нескольких разговоров подряд требуется время, чтобы восстановить контекст и снова сфокусироваться.

В исследовании Atlassian 76% респондентов сказали, что чувствуют себя более истощёнными в дни с большим количеством встреч. А 80% считают, что были бы продуктивнее, если бы проводили на встречах меньше времени.

Поэтому вопрос уже не только в продолжительности конкретного созвона. Важно, какую работу он вытесняет из календаря. Это прямой показатель эффективности деятельности команды: не сколько встреч провели, а сколько защищённого времени для глубокой работы удалось сохранить.

Встречи нужны.

Особенно когда необходимо:

— быстро принять решение, в котором участвуют несколько сторон;

— обсудить неоднозначный вопрос;

— совместно выработать стратегию развития по сложному, многостороннему вопросу;

— собрать разную экспертизу;

— разрешить конфликт или несогласованность;

— совместно проработать проблему, которую сложно решить асинхронно.

🔎 Проблема начинается, когда встреча становится форматом по умолчанию.

Нужно сообщить статус — назначаем встречу. Показать документ — встреча. Получить комментарии — встреча. Синхронизировать то, что уже написано в чате, — ещё одна встреча.

Atlassian отмечает, что 62% сотрудников регулярно приходят на встречи, в приглашении на которые даже не указана цель. А 54% часто выходят со встречи без ясного понимания следующих шагов или того, кто за них отвечает.

Это хороший индикатор проблемы: если до созвона сложно сформулировать, зачем именно люди должны одновременно оказаться в одном разговоре, возможно, встреча вообще не нужна.

Я бы здесь проверяла не «есть ли свободный слот», а три вещи.

🟢 Первое — какой результат должен появиться после встречи?

Не «обсудить проект», а, например, выбрать один из трёх сценариев, согласовать бюджет, определить владельца задачи или принять решение о запуске.

Если результат невозможно сформулировать заранее, велика вероятность, что получится просто разговор.

🟢 Второе — действительно ли для этого нужна синхронная коммуникация?

Статус проекта можно отправить текстом. Документ — дать на комментарии. Информацию — записать коротким видео или собрать на одной странице.

Встреча становится оправданной, когда требуется именно взаимодействие людей в реальном времени, а не просто передача информации.

🟢 Третье — кто действительно нужен в разговоре?

Часто на встречу приглашают всех «на всякий случай». Но присутствие человека имеет смысл, если от него требуется решение, экспертиза, информация или конкретное действие.

Иначе он просто отдаёт часть рабочего времени чужой задаче. Правильное определение состава участников — это часть системного управления бизнес-процессами коммуникации в команде.

Есть ещё одна привычка: автоматически ставить в календарь 30 или 60 минут.

Хотя содержание встречи далеко не всегда требует такого времени.

80% участников исследования Atlassian считают, что большинство их встреч можно было бы провести вдвое быстрее. При этом 79% говорят, что наличие заранее подготовленной повестки делает встречи продуктивнее.

Поэтому вместо вопроса «когда у всех есть полчаса?» полезнее начинать с другого:

— сколько времени действительно необходимо, чтобы получить нужный результат?

Иногда ответ — 15 минут. А иногда — вообще ноль.

Наверное, это самый простой критерий.

После встречи должно измениться состояние задачи.

До неё было несколько вариантов — после выбран один. Не было решения — оно появилось. Не было владельца — появился. Были разные позиции — договорились, что делать дальше.

Если после часа разговора единственным результатом становится фраза «давайте ещё отдельно соберёмся и обсудим», эффективность такого формата стоит поставить под вопрос. Кстати, 77% опрошенных Atlassian говорят, что регулярно участвуют во встречах, которые заканчиваются решением назначить следующую встречу.

Мы привыкли оптимизировать процессы продаж, производства, найма или клиентского сервиса. Но структуру встреч и бизнес-процессы взаимодействия команды тоже стоит периодически пересматривать.

Какие встречи действительно создают результат? Какие появились несколько лет назад и существуют по инерции? Где достаточно асинхронного формата? Кому необязательно присутствовать? Какие 60 минут можно превратить в 20?

Иногда повышение продуктивности начинается не с очередного нового инструмента, а с гораздо более простого решения — перестать автоматически превращать каждый рабочий вопрос во встречу.

🟢 В Telegram-канале Gigoo мы регулярно разбираем исследования и практики, которые меняют работу опытных специалистов и руководителей: от ИИ и продуктивности до новых карьерных форматов и способов применять свою экспертизу за пределами одной штатной роли. Там же публикуем актуальные заявки на экспертные консультации и проектную работу.

Источник данных: исследование Atlassian «Workplace Woes: Meetings» — анализ рынка практик управления рабочим временем среди 5000 специалистов из четырёх континентов.