Делегируй, властвуй, разделяй: как правильно выполнять задачи

Правильно ставить задачи и общаться с коллегами — это только половина дела! В этой статье Алена Максимова, Senior Traffic Manager в Go Mobile, расскажет, как грамотно выполнять поставленные задачи.

В прошлом материале я рассказала о том, как ставить задачи так, чтобы коллеги их выполняли. Но на успешность выполнения задачи, кроме самой постановки, влияет и грамотное ее решение. Рассмотрим стандартный цикл жизни задачи от получения таска до его закрытия, а затем поговорим о разных типах задач и немного — о парадоксе дедлайна.

Когда задача приходит, мы, как правило, не сразу беремся за выполнение — сначала нужно найти время внутри своего рабочего графика для её решения. Но мы можем сразу её обработать:

Совет № 1. Дайте коллегам знать, что вы увидели задачу

Задачу можно лайкнуть (если в вашем таск-менеджере есть такая функция) или дать комментарий формата «Увидел/а». Это избавит постановщика задачи от необходимости дополнительно вас по ним пушить, а вас — от связанного с этим раздражением.

Совет № 2. Убедитесь, что вас верно выбрали исполнителем

Посмотрите общее содержание таска, чтобы понять, ваша ли это зона ответственности. Если вы поймете, что таск должен выполнить кто-то другой, сразу его переставьте — так вы поможете коллегам скорее приступить к работе.

Совет № 3. Оцените адекватность поставленного дедлайна

Если вам дедлайн кажется невыполнимым, обсудите его с заказчиком и найдите подходящий всем вариант.

Следующий шаг — как следует подготовиться к решению поставленной вам задачи.

Совет № 1. Не стесняйтесь задавать уточняющие вопросы

Если вам непонятно, каким должен быть финальный продукт, уточните это у постановщика, иначе вы рискуете сделать всё не так и потратить лишнее время на правки.

Если вам понятна задача, но не до конца ясно, как её сделать технически, — приходите с вопросами к своему руководителю. Он ответит на все вопросы или скажет, у кого эти ответы можно получить.

Совет № 2. Оцените шаги, которые потребуется пройти для решения задачи

Подумайте сразу, нужно ли вам для решения таска подключать других коллег или воспользоваться сторонними сервисами. Чем лучше вы подготовитесь к решению задачи, тем проще она вам будет казаться и тем легче будет заставить себя её сделать.

Совет № 3. Не стесняйтесь делегировать задачи

Подключать коллег для решения поставленной задачи — это нормально! Особенно если у вас перегруз, а в отделе есть стажеры, которые готовы вам помочь. Если задачу можно делегировать полностью или частично — это нужно делать.

Большая часть работы уже позади, осталось разобраться с самой задачей!

Совет № 1. Проследите за тем, чтобы все было выполнено

Если вы делегировали задачу — обязательно проверьте результат её готовности, теперь именно это ваша задача. Делегирование это не про перекладывание ответственности, а про оптимизацию своего времени.

Совет № 2. Предупреждайте о срыве дедлайна заранее

Предупрежден — значит вооружен. Если вы не успеваете сделать задачу к дедлайну — об этом нужно как можно раньше сказать заказчику.

Совет № 1. Проверьте, действительно ли задачу можно считать выполненной

Соответствует ли финальный продукт тому, который ожидал получить постановщик задачи? Ответили ли вы на все вопросы?

Совет № 2 Не закрывайте задачи молча

Когда вы отдаёте результат по задаче, это нужно делать с комментариями. Не стоит просто закрывать таски без комментариев — будьте уверены, к вам за ними вернутся. Кроме того, это позволяет понять и вам, и всей команде, что делалось, что сделано, а что нужно сделать.

Совет № 3. Давайте фидбек по задаче

Если вы постановщик задачи, при получении финального продукта, вам нужно в него погрузиться. Проверить со своей стороны, все ли аспекты задачи решены и всё ли вам понятно. Если это не так, задать исполнителю вопросы.

Совет № 4. Благодарите коллег за их работу

Если вы делегировали задачу — благодарите того, кто вам с ней помог. Если вы её создали — того, кто вам её делал. Это просто приятно, позволяет человеку видеть, что его работа ценна, и чувствовать себя лучше.

Иногда нам приходится заниматься теми тасками, которые не являются частью нашей рутины. Скажем, если вы дизайнер, вам скорее всего все равно придется заниматься написанием отчетов. К решению таких задач лучше подготовиться заранее.

Совет № 1. Напишите гайд по успешному решению повторяющихся задач

Во-первых, это позволяет с легкостью делегировать задачи. Даже если вы пока не готовы передавать задачу в чужие руки, наличие такого гайда будет полезным, если вы внезапно заболеете или соберётесь в отпуск.

Во-вторых, это избавляет вас от необходимости помнить все детали решения задачи — можно будет подглядывать в уже готовый сценарий.

Совет № 2. Создайте шаблоны к повторяющимся задачам

Шаблон таска — это способ облегчить для себя процесс делегирования и ускорить процесс работы. Один из вариантов применения шаблонов — таски на сбор статистики или аналитики, которые собираются постоянно, но не с конкретным повторяющимся дедлайном. В будущем вы сможете дублировать этот таск, менять в нём минимум вводных, тем самым сократив и облегчив для себя процесс постановки задачи.

Парадокс дедлайна или первый закон Паркинсона гласит:

Работа заполняет всё время, отпущенное на неё

Этот закон работает, и мы знаем это по себе:

Исходя из этого закона, у меня есть следующие рекомендации:

Совет № 1. Не ставьте слишком длинные или короткие дедлайны

Длинные дедлайны — зло! Не надейтесь, что исполнитель будет решать задачу постепенно в течение длинного дедлайн. Дедлайны должны быть адекватными, но ёмкими — это помогает избегать прокрастинации и не растягивать сроки проекта ради неё.

Совет № 2. Разделяйте и властвуйте

Если к вам в работу попал проект, включающий в себя множество разных задач, его лучше разделить на односложные таски с короткими дедлайнами. Часто задачи в таких проектах требуют разного уровня включения и ставить один большой дедлайн не имеет смысла.

Совет № 3. Придумывайте искусственные дедлайны

Даже если этих дедлайнов на самом деле нет. При этом команде искусственно сокращать дедлайн не нужно. Транслируйте конечный срок выполнения задачи, при необходимости закладывая время на проверку со своей стороны, а если исполнитель может себе это позволить — он его сам сократит.

Иногда рабочие таски могут выглядеть устрашающе и за них совсем не хочется браться. Мы все через это проходим, но с перечисленными выше советами вы станете лучше понимать задачи и решать их настолько эффективно, насколько это возможно.