Как правильно уволить сотрудника, если обстоятельства вас вынуждают

HR-директор и психолог «Лайфхакера» помогут расстаться если не на дружеской ноте, то хотя бы экологично.

Прощаться с людьми приходится не только потому, что они не справляются со своей работой. Иногда реальность вынуждает увольнять даже толковых специалистов. Например, чтобы из-за финансового кризиса сократить расходы. Или потому, что работа сотрудника в новых условиях теряет смысл. Скажем, вы наняли кого-то вести конкретную соцсеть, а её запретили. Причин может быть много. Но итог один: нужно уволить хорошего человека и талантливого профессионала.

Делать это стоит экологично. Во-первых, драматические расставания могут негативно влиять на репутацию, причём не только внешнюю. Есть риск, что действующие сотрудники примерят неприятную ситуацию на себя и обновят резюме. А это даст возможность конкурентам схантить лучших.

Во-вторых, времена меняются и, возможно, в будущем вы захотите продолжить сотрудничество. Сделать это будет проще, если вы разойдётесь полюбовно.

В-третьих, забота о сотруднике, даже если он вот-вот станет бывшим, — элемент нормального поведения работодателя.

С точки зрения законодательства уволить можно лишь того, с кем оформлен трудовой договор. Но мы подойдём к вопросу чуть шире. Ведь есть ещё исполнители, с которыми заключены договоры гражданско-правового характера, предприниматели и самозанятые. С ними тоже иногда приходится прощаться, и сделать это тоже нужно правильно. Поэтому разберём все случаи.

У работодателя не так много законных возможностей расстаться с сотрудником по своей инициативе. Самый очевидный путь — увольнение по статье. Но его мы в этом тексте рассматривать не будем, ведь мы говорим о прощании с хорошим специалистом. Ещё один вариант, который лучше отмести сразу по понятным причинам, — принудить написать заявление на увольнение по собственному желанию.

Остаётся два легальных и разумных способа расторгнуть трудовой договор.

1. Расстаться по соглашению сторон

Это наиболее простой и быстрый для работодателя способ. Сотрудник при этом получает компенсацию за то, что теряет источник дохода не по собственному желанию и не из-за проступков.

О размере возмещения нужно договариваться с увольняемым. Обычно речь идёт о заработке за 2–3 месяца. Выходные пособия размером до трёх (для Крайнего Севера и приравненных к нему территорий — до шести) окладов не облагаются НДФЛ. Поэтому более крупные суммы обычно не выбирают, чтобы не платить ещё и государству.

Естественно, помимо пособия, нужно выплатить уволенному и то, что ему положено по умолчанию: деньги за отработанное время и компенсацию за неиспользованный отпуск.

Расторжение трудовых отношений можно оформить любым из этих документов:

• Соглашение о прекращении трудового договора.
• Заявление о расторжении трудового договора по соглашению сторон со стороны работника.

2. Сократить

Это более сложный путь, полный подводных камней и бюрократических тонкостей. Но иногда лучше выбрать его. Например, если компания большая и надо уволить многих. Здесь работает чистая статистика. Чем с большим количеством людей вам надо провести переговоры, тем больше вероятность отрицательного фидбэка от сотрудников — обращения в проверяющие органы или на специализированные сайты. Увольнения по собственному желанию могут быть оспорены в суде. При сокращении такие риски снижаются.

Этим же путём придётся пойти, если никак не удаётся достигнуть компромисса с работником.

С помощью сокращения можно уменьшить количество штатных единиц одной должности, полностью исключить должность из штатного расписания или ликвидировать целое структурное подразделение.

При этом нельзя сокращать беременных, женщин с детьми до трёх лет, родителей-одиночек с детьми до 14 лет, единственных кормильцев многодетной семьи с ребёнком до трёх лет или инвалидом до 18 лет. Выбирать из оставшихся тоже нужно в соответствии с требованиями закона. Учитывается квалификация, наличие иждивенцев и так далее. Лучше создать специальную комиссию, которая составит на каждого работника акт и обоснует, почему уволить решили того, а не этого.

Затем руководителю нужно будет издать приказ о сокращении. Тех, кто под него подпал, необходимо предупредить об увольнении не менее чем за два месяца до этого события. Если человек работает не больше двух месяцев, то не менее чем за три дня.

Затем нужно уведомить об изменениях в штате службу занятости, издать приказ об увольнении, оформить нужные для этого документы и рассчитаться с сотрудниками.

Сокращённому положено выходное пособие в размере среднего месячного заработка. Если человек не трудоустроится через 30 дней, то сможет рассчитывать на выплату и за второй месяц. Если же в течение двух недель уволенный встанет на биржу труда и не найдёт работу за два месяца, то сможет получить пособие и в третий раз при соответствующем решении биржи.

Впрочем, закон позволяет сразу выплатить сокращённому три месячных заработка и больше не возвращаться к этому вопросу.

Если компания сотрудничает с человеком не по трудовому договору, их связывают отношения совсем другой природы. Это контракт между заказчиком и исполнителем, и первый платит второму за выполненные работы. Так что можно просто не давать человеку заданий, а договор сам собой закончится. Но лучше его действие всё же прекратить.

Обычно в договоре есть пункт, который позволяет любой из сторон расторгнуть его. Так что подготовьте уведомление для исполнителя о том, что документ прекращает своё действие, или составьте соглашение о расторжении договора. Пропишите там условия и дату расставания.

Информация об увольнении довольно шокирующая. От того, кто её сообщит, зависит дальнейшее развитие ситуации. Например, если беседовать придут главные лица компании, которые до этого мало контактировали с человеком, он не будет чувствовать себя открыто, возможно, побоится задать какие-то уточняющие вопросы.

Увольнение сотрудника не тот случай, когда хорош экспромт.

Позаботьтесь о собственном психологическом состоянии

Если именно вам предстоит сообщать новость, готовьтесь к стрессу. Поэтому обеспечьте себе базовый комфорт: выспитесь накануне, не забудьте поесть и попить перед разговором, чтобы не испытывать голода или жажды. Постарайтесь настроиться на беседу. Если эмоции зашкаливают, сделайте упражнения, которые помогут успокоиться.

Заземлиться, по словам Лены, можно и с помощью методики переключения «5–4–3–2–1». Она помогает перенести внимание на то, что осязаемо и происходит вокруг, и тем самым отвлечься от тревожных мыслей. Найдите пять вещей, на которых можно остановить взгляд, — просто то, что видите вокруг: ручка, кружка, часы на стене и так далее. Отметьте четыре вещи, которые можете потрогать, ощутить текстуру, температуру предмета. Попробуйте услышать три звука, почувствовать два запаха и найти один вкус — это может быть даже вкус зубной пасты во рту.

Продумайте ход разговора

Стоит заранее хотя бы тезисно набросать план беседы, продумать аргументы, подобрать нужные слова. Возможно, нелишним будет даже отрепетировать, что вы будете говорить.

В процессе подумайте, какие вопросы могут возникнуть у сотрудника и надо ли вам узнать какую-то информацию, чтобы сделать ваш разрыв менее болезненным. Например, если вы планируете расстаться по соглашению сторон, вы должны определиться с вилкой компенсации, о которой можете договариваться с увольняемым.

Возможно, в качестве дополнительной поддержки вы предложите ему что-то ещё — не будете отзывать полис добровольного медицинского страхования, оставите на какое-то время доступ к корпоративной библиотеке… Даже если какие-то преференции сохраняются автоматически, стоит напомнить сотруднику о них. Это приятно.

Но, пожалуй, ценнее всего будет помощь в трудоустройстве. Это могут быть:

• Рекомендации.
• Советы по улучшению резюме.
• Разработка карьерного трека, то есть плана развития карьеры, чтобы человек получил не просто работу, а с повышением. Для этого HR с непосредственным руководителем оценивают плюсы и минусы сотрудника и дают советы, чему нужно поучиться.
• Продвижение на рынке труда. Это наиболее ценная помощь, потому что предполагает активное содействие. Ведь вы, если публикуете рекомендацию в своих соцсетях или советуете человека конкретной компании, ручаетесь за него. Значит, его шансы на трудоустройство увеличиваются. Хотя, конечно, многое зависит от вашей деловой репутации и личного бренда сотрудника.

Выберите подходящее время для беседы

Разговор предстоит сложный, поэтому важно, когда он произойдёт. Универсального времени нет, всё зависит от сотрудника. Кому-то удобно побеседовать в конце дня, потому что можно будет уйти домой и там спокойно обдумать неприятные новости. Кому-то проще узнать о них утром и отвлечься на выполнение рабочих задач. Ориентируйтесь на своё знание человека.

При этом выделите для разговора достаточно времени и убедитесь, что вас никто не будет отвлекать. Не ставьте важные созвоны и совещания сразу после встречи с сотрудником: она может затянуться. А возможно, беседа будет такой эмоциональной, что вам потребуется отойти от неё.

Обеспечьте приватность разговора

Лучше всего встретиться с сотрудником лично. Если это невозможно, подойдёт и видеозвонок. Но опять же стоит проследить, чтобы никого из коллег не было ни у вас за спиной, ни у собеседника.

Извещать об увольнении сообщением или письмом точно не нужно. Расставаться так всё ещё дурной тон, даже если речь идёт о рабочих отношениях.

Если предстоит массовое увольнение, рассылка тоже не подойдёт, как и общее совещание. Такой канцелярский подход может обидеть или разозлить сотрудников. А именно эти эмоции способны обнулить всю лояльность к компании и готовность договариваться, что чревато скандалами внутри команды и за её пределами.

Поэтому сообщать неприятные новости и при массовом увольнении стоит лично. И лучше делать это в один день, чтобы избежать нарастания напряжения в команде. В этом случае HR-специалистов, конечно, на всех не хватит, так что непосредственным руководителям придётся действовать в одиночку.

Есть несколько правил, которые помогут облегчить процесс.

Начните с сути

Обычно, когда сотрудника вызывают на беседу, он нервничает и не ждёт ничего хорошего. И чем дольше вы мнётесь и оттягиваете неприятный разговор, тем больше переживает собеседник. Так что оставьте светские условности на потом, переходите к сути.

Выберите правильный тон беседы

Ваша задача — донести информацию как можно тактичнее, без агрессии, раздражения. Какими именно словами это делать, зависит от взаимоотношений. Например, если у сотрудника и его непосредственного начальника хороший контакт, фраза «Это было сложное решение, мне жаль, что так вышло» будет звучать искренне. Если же они постоянно конфликтовали, в лучшем случае такая формулировка будет воспринята как дежурная, в худшем — как издёвка.

Однако стоит помнить, что фокус на сотруднике. Поэтому сообщать информацию надо так, чтобы сделать лучше ему, а не себе. Например, вам может захотеться рассказать человеку о его ошибках и просчётах. Это позволит чуть лучше выглядеть в своих глазах сейчас: за дело увольняем! Но будет несправедливо по отношению к сотруднику, ведь ещё недавно его работа всех устраивала. Кроме того, это не поможет расстаться экологично.

Оправдываться и заниматься самобичеванием тоже не стоит. Чрезмерные эмоции вам сейчас не нужны.

Объясните причины увольнения

Бережно расскажите, почему сложилась такая ситуация. Опирайтесь на факты, а не на эмоции. Если можете, приводите цифры. Чем более рациональными будут выглядеть причины, тем проще будет их принять и понять.

Например, пространные цветистые рассуждения о сложных временах в экономике могут звучать красиво, но не очень убедительно. Сложные времена у всех, но увольняют-то не каждого. Если же вы расскажете, как упала прибыль компании по сравнению с прошлым годом, каковы расходы, почему выбрали именно этого человека, будет понятнее. Всё ещё обидно, но понятнее.

Если сотрудник работал хорошо, не бойтесь его хвалить. Увольнение — удар по самооценке. Если можно его смягчить, это стоит сделать.

Выслушайте сотрудника

Вы сообщаете человеку неприятную новость, ему требуется какое-то время, чтобы её переварить. При этом важно понимать: как бы неловко вы себя ни чувствовали, ему намного хуже, потому что именно в его жизни назревают кардинальные изменения.

Спокойствие пригодится, даже если человек переходит границы. Например, начинает оскорблять или угрожать. Но надо помнить, что вы не обязаны всё это выслушивать. В этом случае Лена Котова предлагает прерваться, чтобы затем продолжить беседу более конструктивно. Можно так и сказать: «Я вижу, что тебя очень сильно задел этот разговор, и я понимаю почему. Но я не готов терпеть оскорбления и угрозы. Сможешь ли ты сейчас продолжать наш диалог или мы возьмём паузу?»

Сообщите о дальнейших действиях

Обсудите организационные моменты: до какого числа работает сотрудник, какие задачи ему нужно завершить, кому передать то, что доделать не выйдет. Проясните, как будут обстоять дела с документами и компенсацией.

По итогу встречи продублируйте все договорённости письменно и отправьте собеседнику. Если этого не сделать, есть риск, что часть из них будет забыта или интерпретирована неправильно. Сообщение же можно будет перечитать с холодной головой.

Между разговором и увольнением пройдёт какое-то время. Потратьте его с пользой.

Поговорите с командой

Информация об увольнениях распространится внутри коллектива очень быстро и может создать панические настроения. Сотрудники будут чувствовать себя уязвимо: а вдруг они следующие? А что вообще с компанией?

Поэтому лучше честно рассказать о том, что происходит: с чем связаны увольнения, есть ли риск, что они продолжатся или станут массовыми. Объясните, что это вынужденная мера. Даже если всё в компании нерадужно, правда обычно менее страшна, чем неизвестность.

Проконтролируйте передачу дел и закройте доступы

Даже если вы расстаётесь на дружеской ноте, рабочие отношения лучше завершить полностью, чтобы потом никто никого не дёргал:

• Убедитесь, что сотрудник передал коллегам доступы, базы, контакты.
• До увольнения выделите ему время на то, чтобы посвятить коллег в его рабочие задачи: что он уже успел, какие есть договорённости, что планировалось дальше. Это поможет без больших потерь подхватить его дела и довести их до завершения.
• Закройте увольняемому сотруднику доступы в рабочие сервисы и чаты.

Проведите exit-интервью

Прощальное интервью позволяет оценить, с каким настроением уходит сотрудник, и нащупать места развития для компании.

Проводить exit-интервью лучше в последний день работы сотрудника. Спросить стоит о следующем:

• Как он оценивает работу в компании, свои обязанности? Устраивали ли его задачи, получал ли он то, на что рассчитывал?
• Что ему нравилось в компании, а что не нравилось? Прозрачны ли были рабочие процессы, приятно ли взаимодействие с руководителем?

Ваша задача в этом интервью — выслушать, а не спорить или переубеждать. Поэтому дайте человеку высказаться и примите фидбэк с благодарностью.

Кроме того, это отличная возможность ещё раз сказать спасибо за работу, отметить сильные стороны человека. Не упустите её.

• Увольнять иногда приходится и хороших сотрудников, потому что бизнес есть бизнес. Но при этом важно сохранять человеческое лицо и расставаться если не на дружеской ноте, то по крайней мере экологично.
• Расторжение трудового договора с работником обойдётся в один-три его месячных оклада. Но никто не запрещает вам предложить и бонусы. При расторжении договора гражданско-правового характера необходимо только оплатить выполненную работу.
• Разговор об увольнении — стресс для всех участников. Так что тому, кто будет сообщать плохие новости, не стоит забывать о себе и своём психологическом комфорте.
• Тот, кого увольняют, к беседе подготовиться не может, для него это будет неприятный сюрприз. Так что нужно провести разговор как можно более бережно, чтобы смягчить удар.

#увольнение #увольнения