Какие документы сопровождают работу нормального фрилансера

Спойлер: договоры, дополнительные соглашения, счета, закрывающие акты, акты сверки. Читаю для вас главу из «Книги нормального фрилансера», в которой рассказываю о том, зачем нужен каждый из этих документов, и как один за другим они появлялись в моей фрилансерской практике.

В начале хочу сделать важную ремарку. Статья, которую вы прочитаете ниже, — это глава из книги, читатели которой уже погружены в контекст. Контекст того, что автор — это проектировщик информационных систем, который предоставляет сложную, дорогую и растянутую во времени услугу. Не всем подойдёт такой способ ведения дел. А теперь поехали:

Если каждую услугу исполнять по договору,
Сколько ж времени потратишь на бумагооборот?
Лучше это время с пользой провести, пытаясь вспомнить,
Где дедлайн, когда оплата и о чём вообще проект.

После того как клиент соглашается с коммерческим предложением, работу фрилансера могут сопровождать следующие документы.

Договор на оказание услуг. Этот документ содержит в себе информацию о том, кто и когда его заключил, кто за что отвечает, кто что делает в какие сроки и что будет происходить в случае непредвиденных обстоятельств. Мой договор состоит из двух частей: основного текста и приложения, подробно описывающего состав будущих работ. В случае, когда услуга не объёмная, я могу обойтись и без приложения, вставив её описание в основной текст.

Помню, как сильно меня волновал вопрос: а как же присваивать номера договорам? Я ожидал, что есть какой-то стандарт, требования. Но на деле всё оказалось просто. Номер может быть почти любым сочетанием букв, цифр и спецсимволов. А ещё номера могут повторяться в течение года, это тоже не страшно. Главное, чтобы уникальность договора подтверждалась одновременно двумя вещами: номером и датой.

Кстати, если в начале очередного года мой первый клиент появлялся в феврале или марте, я мог придумать такой номер договора, который говорил бы, что это уже на самом деле не первый мой проект в этом году (например, П-005-15; здесь зашифрован тип работ, номер договора и год). Почему-то мне казалось, что клиенты будут хуже ко мне относиться, если по номеру договора заподозрят, что я несколько месяцев сидел без работы.

Сначала я взял за основу договор своего бывшего работодателя. Затем он немного видоизменялся от клиента к клиенту. Упрощался, становился краше с точки зрения форматирования, дополнялся новыми моментами, волнующими моих заказчиков.

Если бы я начинал свою деятельность сегодня, то легко нашёл бы подходящий образец договора в Интернете и взял его за основу.

Клиенты, получив договор, зачастую отправляют его своим юристам. Интересно наблюдать, как в некоторых случаях документ просто не читают и не дают никакой обратной связи. Иногда его, наоборот, комментируют слишком рьяно, опасаясь за многие моменты: то, чей труд может быть использован, какие штрафы нужно платить в случае нарушений, кому принадлежат исключительные права на результат работы. В начале пути, когда приходилось «жить от проекта до проекта», меня очень волновали такие правки, и, каждый раз получая их, я расстраивался. Боялся и переживал, что таким образом клиент «готовится к войне» и активно выражает недоверие. Плюс каждая такая итерация с правками оттягивала дату начала работ.

Позже, когда я уже не зависел от денег каждого следующего клиента, то не только спокойно относился к правкам и комментариям, но и проявлял искреннее любопытство. Отсутствие страха быть обманутым отрезвляло и позволяло понять, что клиенты и их юристы вовсе не пытаются найти способ взять от меня по максимуму, а хотят защититься от некомпетентности незнакомого исполнителя. Когда тот же клиент заказывал что-нибудь во второй и в третий раз, в договоры уже не вчитывались (только в приложения к ним).

Чтобы договор вступил в силу, необходимо его распечатать и подписать в двух экземплярах. Сегодня уже широко распространены сервисы, позволяющие использовать ЭЦП, электронную подпись, в документообороте, чтобы не нужно было отправлять туда-сюда подписанные документы по почте, но я, к своему стыду, ещё ни разу ими не пользовался. Однако по долгу профессии разобраться с тем, как это работает, всё же пришлось.

На моей практике договоры, подписанные до начала работ, появлялись не чаще трёх раз из десяти. Обычно клиент знакомился с документом в электронном виде и оплачивал выставленный счёт, оставляя прочие формальности «на потом». Это небезопасный подход, но на фрилансе встречается повсеместно. В моём случае истинным гарантом того, что клиент принял условия и готов работать, был авансовый платёж, переведённый на мой счет.

Счёт. Этот документ содержит реквизиты исполнителя, наименование работ со ссылкой на договор и сумму, которую необходимо заплатить. Работая по стопроцентной предоплате, я отправляю клиенту счёт сразу вместе с договором и приступаю к работе, когда деньги поступают на расчётный счёт (а иногда и раньше, когда клиент присылает платёжное поручение с отметкой банка, то есть документ, подтверждающий, что он поручил банку перевести мне деньги).

Раньше, когда я разбивал работу на этапы и брал за них оплату отдельно, приходилось формировать и отправлять несколько счетов. Это было не очень удобно. Мне кажется, что если клиент не отдаёт последние деньги, ему проще заплатить сразу. Во всяком случае я сам, выступая в роли клиента, именно так и поступаю.

Счёт достаточно отправить заказчику в электронном виде. Подписывать и хранить его в бумажном виде необязательно.

Акт о завершении работ. После того как всё выполнено и клиент остался доволен, необходимо подписать акт о завершении работ. В этом документе перечислены реквизиты исполнителя и заказчика, наименование работ со ссылкой на договор, общая сумма сделки и текст о том, что заказчик претензий к исполнителю не имеет и всё было сдано в срок. Фраза от клиента «всё ок, высылайте акт» — почти такая же приятная для фрилансера, как «договор посмотрел, высылайте счёт — и поехали!».

Акт важен для бухгалтерии. Его обязательно нужно распечатывать, подписывать и обмениваться с клиентом (либо использовать для этого ЭДО и ЭЦП, то есть, электронный документооборот и электронную цифровую подпись). Он подтверждает выполнение работ по договору и завершение сделки.

Акт появляется уже в тот момент, когда всё сделано, и клиент с исполнителем расслабились. Поэтому ни у кого нет мотивации возиться с ним. Поначалу я просто не уделял внимания этому документу, и через полгода-год ко мне стучались печальные бухгалтера клиентов. Они объясняли, что акт нужен им для подтверждения израсходованных средств. Что хранить весь комплект документов необходимо целых пять лет. И чтобы я немедленно выслал им подписанный экземпляр.

Один из таких бухгалтеров самостоятельно распечатал акт, подписал у своего руководителя и отправил мне по почте, вложив в конверт ещё один конверт с уже написанным обратным адресом. Мне понравилась такая забота, и после того случая я стал делать точно так же. А в какой-то момент ввёл в качестве обязательного правила брать работу над всеми сопровождающими документами на себя, чтобы моим клиентам и их бухгалтерам было комфортно со мной сотрудничать.

Кстати, практическую важность акта я осознал, когда однажды ко мне постучался один из старых клиентов. Он приготовил комплект правок в проект, который я сдал ему за год до этого. И у меня не нашлось ни одного обоснования, почему я не должен эти правки вносить. Пришлось вспоминать проект, вносить правки и отправлять клиенту акт о завершении работ.

Дополнительное соглашение к договору. Если в результате работы возникают какие-то дополнительные задачи либо меняется состав изначальных работ, то можно оформить дополнительное соглашение к договору. А можно заключить новый. Тут уж как кому удобнее.

Работы по дополнительному соглашению точно так же сопровождаются выставленными счетами, если это необходимо, и могут быть закрыты своим отдельным актом.

Акт сверки. Об этом документе я узнал совершенно случайно, проработав в качестве ИП на фрилансе уже больше пяти лет. Бухгалтер одного из клиентов прислал мне письмо с документом, в котором были перечислены все договоры и акты между ООО клиента и мной в роли ИП. Он попросил меня проверить, всё ли там верно. Причём письмо было сформулировано таким образом, что отсутствие ответа с моей стороны трактовалось бы как молчаливое подтверждение, что в акте сверки содержится достоверная информация. Я, разумеется, всё проверил. Ошибок не было. И уже после этого побежал в Интернет за подробной информацией о том, что это только что было.

Акты сверки нужны для того, чтобы убедиться в правильности информации о сделках между заказчиком и контрагентом (то есть исполнителем). Речь идёт об их количестве и суммах денег. Акт сверки может подготовить бухгалтер клиента, а может и попросить фрилансера сделать это. За все годы работы я трижды столкнулся с этим документом. И в третий раз нашёл в акте несколько ошибок. Ошибки были как в составе договоров, так и в суммах сделок. К счастью, у меня хранилась вся необходимая документация по этому клиенту, чтобы бухгалтер смог привести дела в порядок.

Со всеми вышеперечисленными документами я работал в качестве ИП на фрилансе. Однако их суть актуальна для любых сделок между людьми. В качестве договора может быть использовано электронное письмо или сообщение в мессенджере. В качестве счёта — такое же сообщение с реквизитами и суммой. Вместо акта — зафиксированные в письменном виде слова клиента о том, что он принимает работу и не имеет претензий к результату. Даже акт сверки — это, по сути, набор всех предыдущих договорённостей, зафиксированных где-то в письменном виде, к которым можно обратиться, чтобы вспомнить, что там было.

Чем больше договорённостей записано, тем проще избежать конфликтных ситуаций. Люди со временем не только забывают многие вещи, но и формируют ложные воспоминания о них. А документальные записи — самый верный способ решить эту проблему до её появления.

Прочесть «Книгу нормального фрилансера» можно бесплатно на сайте. Там же можно поддержать автора и купить её электронную версию за деньги. Присоединяйтесь и к Телеграму, я там тоже много всякого полезного пишу.