Использование очередей в вашей Канбан-системе

Использование очередей в рабочих процессах – одно из ключевых условий в достижении высокой эффективности потока. Позволяет эффективно управлять потоком рабочих элементов и открывает возможности для улучшений, которые невозможно увидеть невооруженным глазом.

Время ожидания, в ходе которого задачи накапливаются в системе – это фактор, который больше всего влияет на время выполнения рабочих элементов.

Время ожидания может увеличиваться по ряду причин:

Самый эффективный способ сократить время выполнения задачи — это минимизировать время ожидания. Пытаясь повысить свою эффективность, сосредоточьтесь на препятствиях, которые влияют на скорость завершения всех необходимых рабочих элементов.

Чтобы выявить задачи, над которыми не ведется работа в данный момент, введите использование очередей, так как они окажут неоценимую помощь в достижении заданной цели.

Давайте начнем с основ.
Очереди – одни из основных компонентов системы вытягивания Канбан.

Разные статусы рабочего процесса обозначают разную деятельность. В системе вытягивания каждый столбец отведен под конкретную деятельность: от поставленных «Задач» до «Выполнено».

Например, если задача прошла этап «Разработки», то она переходит в «Очередь на тестирование».

Нахождение в очереди на тестирование относится к пассивной деятельности, т.к. по факту здесь не ведется никакой работы. В нашем примере «Очередь на тестирование» — это очередь, из которой команда тестирования вытягивает готовые к этому этапу задачи, сразу как у них появляется возможность для этого.

При наличии очереди, может не требоваться установление лимитов на незавершенные задачи. Имея это ввиду, освободившиеся сотрудники должны избегать ловушки, заключающейся в вытягивании чрезмерного количества задач.

В противном случае рабочий процесс может встать. Во избежание этого укажите точное количество задач в очереди, которые учитывается в пределе текущего лимита.

Например, если у столбца «Тестирование» лимит составляет пять задач, то общее количество задач в столбцах «Очередь на тестирование» и «Тестирование» также не должно превышать пяти.

В системе вытягивания никогда не должно быть бесконечных очередей. Для каждого столбца должен быть определен лимит. Система вытягивания является системой с ограниченным количеством невыполненных задач.

Если вы все еще не уверены в необходимости использования этого инструмента и его влияния на увеличение пропускной способности, мне хотелось бы представить несколько разных точек зрения, которые раскрывают преимущества данной техники.

По мере того, как рабочий элемент продвигается по потоку, он проходит этапы поиска и получения необходимой информации. Требуется эффективность совместной работы внутри команды, чтобы обеспечить сокращение времени выполнение задач.

Постоянное переключение с одной задачи на другую приводит к снижению продуктивности. Одновременное выполнение разных задач приводит к издержкам на переключение между работой, что называется «когнитивным штрафом за переключение».

Это разногласие, которое происходит, когда ваш мозг пытается сместить фокус с одной задачи на другую. Подсчитано, что «когнитивный штраф за переключение» для каждой задачи составляет не менее 10%.

Внедрение очереди на «Тестирование» позволяет команде разработчиков создать лист ожидания из задач. Затем, как только у сотрудников появляется возможность приступить к новой задаче, они берут ее из этого листа ожидания.

По сути, вы внедряете автоматический механизм, который четко сообщает о текущем состоянии каждого этапа рабочего процесса. Ваша доска становится единственным источником достоверной информации.

Предположим, что вы не используете в рабочем процессе корпоративный мессенджер и просто перемещает задачи из «Разработки» в «Тестирование».

Проблема в том, что по большому счету, вы оказываете давление на работу команды тестирования. Они еще не начали работу, однако на доске указано, что выполнение задачи уже в процессе.

Это вводит в заблуждение и не позволяет нам увидеть уязвимое место в системе. Без очередей трудно определить, какие задачи выполняются, а какие все еще ожидают выполнения.

Вариант 1. Разработчик завершил выполнение задачи и переместил ее в «Тестирование». Все задачи в «тестировании» считаются находящимися в процессе выполнения, поэтому из бэклога непрерывно вытягиваются последующие задачи.

Вариант 2. Разработчик завершил выполнение задачи и переместил ее в «Очередь на тестирование». Оказывается, это 10-ая задача в этой очереди. И вместо того, чтобы вытаскивать новую задачу из бэклога, разработчик решает помочь команде тестирования, что позволяет обеспечить эффективность рабочего процесса.

Надеюсь, вы согласитесь, что вариант 1 не является оптимальным решением, а вариант 2 – это именно то, что позволяет нам работать эффективнее и быстрее.

Если в вашей системе нет очередей, то как вы определяете у каких задач самый длительный срок ожидания?

Невозможно улучшить то, что нельзя измерить. Задачи в очереди являются пассивными и находятся в состоянии ожидания. Ваша команда должна сосредоточиться на том, чтобы как можно скорее вытягивать задачи из очереди, что положительно влияет на эффективность рабочего процесса.

Когда вопрос касается измерения времени ожидания в вашей системе, то самым надежным инструментом является Диаграмма распределения времени производства. (Lead Time Distribution Chart).

Она позволяет отслеживать эффективность потока поставленных задач, а также его средние показатели. Для этого вам необходимо выбрать «Очереди» в разделе управления, а всё остальное программа сделает сама.

После того, как вы определили задачи с самым длительным сроком ожидания, подумайте о причинах задержки их выполнения. Чем выше эффективность вашего потока, тем быстрее и плавнее задачи перемещаются по рабочему процессу.

Вы также можете оценить, как ваши показатели эффективности изменились с течением времени, а затем использовать эту информацию для оценки ваших действий по дальнейшему улучшению. Линейный график в верхней части как раз предназначен для этой цели.

Здесь хотелось бы подчеркнуть одну важную вещь. Значения ваших показателей – это не самое главное. Если вы заметили, что показатели потока вашей эффективности очень низкие, не стоит беспокоиться по этому поводу слишком сильно. Важнее всего последовательность в изменениях и отслеживание результатов.

Если со временем наблюдается положительная тенденция, то ваши усилия по дальнейшему улучшению оправданы. Если нет, вам следует проанализировать предыдущие данные и разобраться, почему изменения не привели к желаемым результатам, а затем найти альтернативные пути решения.

Если вы никогда раньше не использовали очереди, лучшее, что вы можете сделать прямо сейчас — это начать с малого: ввести очередь перед этапом, который занимает больше всего времени в вашем рабочем процессе. Вы можете определить этот этап, проанализировав время на волнения каждого этапа цикла.

Наблюдайте за результатами и соответствующим образом корректируйте свои действия. Вы можете создать среду постоянного улучшения, в которой процветают сотрудничество и взаимодействие.

Друзья, если вы хотите узнать больше о современных методах менеджмента, то вам могут быть полезны наши каналы:

Станьте частью большого сообщества!
Подписывайтесь, следите за новостями и не стесняйтесь задавать вопросы в комментариях. Автор материала: Соня Сидерова