Далеко не все российские предприятия могут похвастаться тем, что при трудоустройстве сотрудникам была оказана должная поддержка для успешной адаптации в компании. Тем более, если речь идёт о знакомстве с IT-системами. Кажется, что это процесс, с которым все сотрудники способны справится самостоятельно. Так ли это? Нет. Вместе с соучредителем digital-интегратора “Улей” Александром Григоряном разбираемся почему важно знакомить систему и сотрудников между собой и как это сделать силами самой системы.
Первое впечатление самое важное
В офлайн-формате первое впечатление о работодателе создают расположение офиса, парковка, вид из окон, оборудование рабочих столов, кондиционер, уровень шума, приветствие коллег и ещё миллион важных мелочей.
Современная организация труда меняется, возрастает роль корпоративных порталов не только в онлайн и гибридном формате занятости, но и при полностью стационарной работе. Интранет становится значимой составляющей HR-бренда компании. И если раньше мы проводили экскурсии по офису, представляли новых сотрудников коллегам, показывали рабочее место, то теперь знакомим с интерфейсом системы корпоративного портала. Именно он помогает новичкам быстрее освоиться и влиться в общие процессы. Автоматизация онбординговых задач повышает коэффициент удержания и помогает сотрудникам быстрее адаптироваться начать раскрывать таланты на полную мощность.
Несколько слов о корпоративных порталах
Корпоративный портал — виртуальное рабочее пространство, где сотрудники обмениваются информацией, документами и совместно работают над задачами. Он обладает различными функциональными возможностями, которые настраиваются под конкретные цели бизнеса.
Работа с корпоративным порталом не требует установки дополнительного программного обеспечения на компьютер. Для сотрудника процесс начинается просто: он приходит, садится за свой стол, подключается к порталу, и получает первые задачи. Как правило, это чек-лист онбординга, где дни адаптации расписаны по шагам.
Современный портал — это мессенджеры, таск-трекеры, CRM, корпоративный университет и даже система управления офисом. Например, модуль бронирования рабочих мест или HelpDesk. Постепенно портал эволюционирует из новостной корпоративной ленты в цифровое рабочее место — комплексную и сложную систему без которой работа становится невозможной.
Зачем сотрудникам обучаться работе с корпоративным порталом
Навык работы с порталом повышает эффективность компании и помогает адаптации сотрудников сразу по нескольким направлениям.
Снижение стресса
Так устроен человеческий мозг, что любая незнакомая система вызывает отторжение. Сознание отказывается тратить время и усилия на создание новых нейронных связей, если нет уверенности, что это пригодится и будет полезно в будущем.
Первые рабочие дни полны стресса — незнакомая обстановка, новые люди, обилие информации и коммуникаций. Кажется, что разбираться в системе — совершенно неприоритетная задача. Тем не менее интранет может стать инструментом помощи, тем самым “автомобилем”, который помогает двигаться быстрее и не уставать. Что особенно важно в первые дни.
Уменьшение нагрузки на HR-отдел и руководство
В условиях напряженного темпа работы невозможно выделить человека, который будет отвечать на сотни бытовых вопросов новичка, знакомить его с регламентами, показывать, где найти информацию в интерфейсе и учить отправлять нужные запросы. Поэтому, даже формальные инструкции к корпоративному порталу снижают загрузку на действующих сотрудников.
Воспитание навыка пользования системой
Если новый сотрудник начинает пользоваться интранетом с первых дней и привыкает к функционалу, то его вовлеченность в процесс дальнейшей работы произойдет быстрее, будет более устойчивой и эффективной. Если же изначально разрешить ему пользоваться привычными сторонними мессенджерами, то вероятность того, что работник со временем перейдёт на портал, сильно снижается.
Как система может знакомиться с пользователями
При внедрении нового портала или развития существующего можно предусмотреть несколько лайфхаков для того, чтобы упростить процесс знакомства сотрудников и системы.
Индивидуальная главная страница
Если продумать стартовую страницу портала и вынести на неё самые важные модули, то можно значительно сократить время на поиск информации и ориентирование в незнакомом digital-пространстве.
Главная страница может включать в себя:
- блок доступа к сервисам и заявкам (оформление документов, заказ справок, заявки на отпуск и командировки и т.д.);
- баннерную карусель для акцентирования внимания на самом важном или рекламы новых сервисов и процессов;
- блок “новости компании”;
- HelpDesk или другие системы запроса помощи;
- доступ к организационной структуре и справочнику компании.
Интерактивные подсказки
Провести экскурсию по системе могут интерактивные подсказки. В отличие от регламентов, оформленных в документы, всплывающие подсказки помогают точечно сориентироваться в функционале странице и оперативнее обновляются. Подсказки появляются именно там и тогда, когда они нужны пользователю. В некоторых компаниях в интерактивных подсказках “живет” талисман команды — маскот, что создаёт более дружелюбную атмосферу.
Чат-бот
Цифровой собеседник помогает не только в поиске ответов на популярные вопросы, современные корпоративные чат-боты — это помощники с широким функционалом:
- Предоставляют информацию о компании.
- Организуют ознакомительные программы. Бот может провести сотрудника по чек-листу адаптации: отправит расписание мероприятий, напомнит о назначенных встречах и даже пришлёт ссылки на материалы из базы знаний по запросу.
- Запускают бизнес-процессы. С помощью бота можно запросить и получить справки, оформить отпуск или подать заявку на оборудование рабочего места и многое другое.
Чем лучше человек и система знакомы, тем эффективнее строится работа
Мало внедрить систему в организацию или показать её новичкам. Руководителю, HR-менеджеру и тимлиду важно осознавать, что оставлять сотрудника один на один с незнакомой системой — это такая же ошибка онбординга, как и отсутствие welcome-встреч с командой или заведения корпоративной почты. Такие упущения имеют серьезные последствия для компании и негативно сказываются на HR-бренде. С другой стороны, чем быстрее сотрудник привыкнет к новой системе, тем эффективнее будет строиться работа всей команды, поэтому предусмотренные заранее сценарии знакомства приносят пользу с первых дней работы сотрудников.