Свои люди в IT — как мы развиваем сотрудников с помощью понятных HR-процессов и автоматизации

Можно ли внедрять HR-практики так, чтобы HR-команде было не больно, а бизнесу и IT-специалистам — полезно и удобно? О том, как мы строим такую систему в Nexign, рассказала HRD Валерия Теняева.

Как и в любой крупной компании с развитыми HR-процессами, мы в Nexign используем целую серию практик, чтобы люди понимали, что и зачем они делают, вовремя получали обратную связь, прокачивали навыки, двигались по карьерной лестнице и в целом чувствовали себя как рыба в воде. Методологии и подходы применяем довольно известные, но особенность в том, что мы собрали их все на одной HR-платформе и придумали, как сделать по-настоящему удобными. Звучит здорово? Мне и самой нравится:)

Расскажу о том, как мы это реализовали, чуть подробнее.

Из этой статьи вы узнаете, как мы в Nexign:

А также поделюсь нашими выводами, планами и поводами для гордости.

Все начинается с постановки целей — ради их выполнения и затевается каждый бизнес. У нас работают сотрудники, которым важно не только знать, чего именно руководитель ждет от них в ближайшие месяцы, но и как их личные задачи влияют на результат всей компании. Поэтому в нашем случае нужна система постановки целей, которая была бы, с одной стороны, максимально прозрачной и наглядной, а с другой — удобной и полезной.

Сначала мы хотели купить готовый продукт, который умеет все, что требуется. Изучали предложения на рынке, однако сталкивались с разными «но»: либо дорого, либо неудобно, либо дорого и неудобно, либо не отвечает требованиям безопасности. При этом почти в каждый продукт было сложно вносить доработки, а они были нам необходимы.

На тот момент у нас уже был корпоративный портал Neon, который мы создали внутри компании.

Поэтому после обсуждения с IT-командой решили, что будет проще добавить к нему отдельный модуль — «Цели».

Он построен таким образом, что коллеги могут:

● ставить цели каждые полгода и корректировать их, если ситуация поменялась;

● привязывать цели к стратегическим векторам компании: так более очевидна связь между целями бизнеса и операционными задачами каждого сотрудника;

● каскадировать цели от руководителя к подчиненному: у нас, к примеру, руководитель должен «передать» хотя бы одну свою цель команде, чтобы буквально видеть зависимость своего результата от результата подразделения;

● поставить кросс-функциональную цель, тогда у каждого звена этой цепи будет больше ответственности за общий результат;

● увидеть цели любого сотрудника — хоть СЕО, хоть джуна на испытательном сроке, чтобы понимать, чем заняты соседние дирекции и компания в целом.

В общем каждый сотрудник видит, что должен делать он сам и команда, стоят ли у коллег из смежных подразделений задачи, которые нужно решить всем вместе, и в чем вообще заключаются годовые цели компании и планы на долгосрочное развитие.

Сверяемся по целям мы каждое полугодие. Процесс делится на три этапа.

Этап 1: ставим цели. Этап проходит в начале полугодия и предполагает формулировку и согласование целей. У нас цели ставят руководители, но также можно настроить иную последовательность: сотрудник ставит свои цели, а руководитель — согласует.

Этап 2: оцениваем, как выполнили цели. Сначала сотрудник сам оценивает, на сколько процентов выполнил поставленные задачи, и оставляет комментарии к каждой из них. А затем руководитель выставляет свою оценку, делая пометки, почему принято то или иное решение. После коллеги встречаются в формате 1+1, чтобы обсудить результат.

Этап 3: ранжируем и определяем рейтинг результативности. Здесь руководитель должен учесть все вводные и определить рейтинг сотрудника. Причем он не всегда буквально совпадает с процентом выполненных задач, ведь иногда специалист просто не мог выполнить задачи из-за форс-мажора, и это явно не повод снижать рейтинг.

А главное, что руководитель и сотрудник всегда могут вернуться к исходным данным, проанализировать события последних периодов и вместе определить, нужно ли что-то менять. Моя команда, в свою очередь, всегда имеет все показатели для анализа, чтобы вовремя отреагировать.

В итоге мы выстраиваем деловые и прозрачные отношения между компанией, сотрудниками и командами. Люди могут управлять своей результативностью, четко осознают зону ответственности и заинтересованы в том, чтобы общие цели были полностью выполнены.

Чтобы компания работала как одна большая команда, нужно чтобы сотрудники вели себя в соответствии с корпоративными ценностями, наращивали soft skills, в частности, умели запрашивать обратную связь и конструктивно реагировать на нее. В маленькой компании такие задачи может решать, например, руководитель или HR, а вот в больших нужно налаживать HR-процессы, которые помогут объективно оценивать и развивать сотрудников.

Поэтому следующий инструмент, который мы используем — это «Опрос 360», один из наиболее популярных методов оценки персонала. Если очень коротко, то суть в том, что каждый сотрудник оценивает себя по определенным критериям, получает обратную связь от руководителя, и в обезличенном виде — от подчиненных и коллег из других команд. Обратная связь также может поступать от коллег вне компании — клиентов и партнеров (тогда мы уже говорим об «Опросе 540»). И, главное, у сотрудника есть возможность сравнить все эти данные, выявить слабые и сильные стороны и понять, над чем именно необходимо работать.

Долгое время мы использовали «Опрос 360» от подрядчиков и сталкивались со следующими проблемами в решениях:

● у многих из них был «недружелюбный» интерфейс, которым сложно пользоваться;

● нужно было передавать данные о сотрудниках сторонним системам;

● коллегам не нравилось переходить из почты или корпоративного портала на какой-то другой сайт и снова регистрироваться там;

● данные не подгружались в другие наши системы, а хранились в отдельных отчетах, папках, которые было сложно найти и легко потерять.

Так появилась идея самим создать модуль «Опрос 360» и добавить его к корпоративному порталу Neon.

Теперь мы по-прежнему проводим опрос раз в год. Но сотрудники делают все внутри корпоративного портала, и им не нужно никуда переходить и заново адаптироваться к новым интерфейсам. Компания не платит за каждую мелкую доработку. Все процессы идут быстрее, а главное — результаты хранятся на корпоративном портале, и коллеги могут обратиться к ним в любой момент, чтобы построить индивидуальный план развития и оценить динамику.

Кроме того, мы легко можем решать нестандартные кейсы. Например, провести опрос не на всю компанию, как это происходит обычно, а только внутри одного подразделения, или сделать выборку сотрудников в соответствии с выбранным признаком: специалисты определенного стажа, конкретного департамента и т.д.

Все это можно настраивать автоматически, получать отчеты и строить работу HR, корпоративной академии, менеджеров не на общих представлениях, а на основе конкретных данных.

После Опроса 360 переходим к развитию навыков, которые «западают». В нашей компании каждый сотрудник может составить план индивидуального развития (IDP) на основе полученных результатов — тут же, на корпоративном портале.

Для этого мы вместе с IT-командой создали специальный модуль, где коллеги могут:

● выбрать конкретные навыки, которые хотят получить или развить, и поставить цели;

● выбрать курсы Nexign Academy по нужной тематике;

● выбрать книги из корпоративной библиотеки — используя готовые подборки, составленные под конкретную задачу;

● выбрать наставника из числа коллег и отправить письмо-предложение;

● согласовать выбранную траекторию с руководителем;

● фиксировать прогресс с помощью чек-листов.

Конечно, невозможно автоматизировать работу с людьми на 100%, да это и не нужно. Поэтому помимо того, что коллеги пользуются модулем, они встречаются с руководителем, запрашивают помощь у коллег из HR и у наставника. И в конце года они могут понять, насколько изменения заметны окружающим — с помощью нового цикла Опроса 360.

Система, которая позволяет строить карьерные треки, содержит информацию о текущем профессиональном профиле сотрудника, а также список доступных должностей с описанием, как перейти на «новую ступеньку» — это своего рода единорог, которого пытаются поймать если не все, то многие.

Создание подобной системы поначалу казалось нам слишком сложной и многосоставной задачей. В компании работают десятки разных команд, и каждая — со своей спецификой: тестировщики из разных дирекций могут обладать принципиально разными навыками и квалификацией. Но когда на exit-интервью мы начали получать отклики о том, что у человека просто не было понимания, куда двигаться дальше, то поняли — пришло время создавать блок «Карьера».

К этой работе мы привлекали уже не только коллег из HR и IT, но и руководителей, которым предстояло пользоваться системой и на первом этапе наполнять ее данными.

В итоге на портале появился раздел «Карьера», в котором:

● сотрудник видит и может актуализировать данные о себе (навыки и уровень владения, пройденные обучения и сертификаты);

● руководитель и эксперты могут подтвердить, что сотрудник обладает заявленными качествами;

● сотрудник и руководитель видят следующие должности, доступные для сотрудника, и конкретные навыки и компетенции, которые нужно сформировать или развить, чтобы шагнуть на новую ступеньку в карьере;

● руководитель и группа экспертов, отвечающая за аудит навыков, согласовывают переход между уровнями, когда наступает нужный момент.

Для HR-команды модуль «Карьера» — это еще и инструмент для учета специалистов с определенными навыками в компании и определения, сколько из них имеют сертификаты и сколько из них хотят получить те или иные навыки. А значит, нам проще вести учет ресурсов, строить прогнозы и планировать проекты. Проще распоряжаться бюджетом на ФОТ и обучение, так как у нас есть нужные для этого данные.

Для наших коллег карьерный рост или перемещения в компании становятся более понятными, комфортными, а главное — предсказуемыми.

Все модули, про которые я рассказывала, на самом деле потребовали большой работы со стороны команд HR и разработки. Мы потратили много часов на сбор аналитики, груминг требований, тестирование решений, описание доработок и снова тестирование. При этом мы учитывали не только наш опыт, но и опыт коллег с рынка. В результате удалось существенно улучшить многие показатели внутри компании. Вот только некоторые из них:

● лояльность сотрудников, по результатам опроса вовлеченности, повысилась до 85%;

● до 98% сотрудников ставят цели на портале;

● до 99% коллег проходят Опрос 360;

● экономим около 3,5 млн рублей в год, которые ранее уходили на сторонние решения.

Предмет особой гордости — это визуальная часть портала и удобство навигации. Лично для меня эти характеристики крайне важны для сервиса, которым я пользуюсь каждый день.

В итоге мы решили сделать следующий шаг, и в 2023-м году начали разработку собственной HRM-системы на базе корпоративного портала. Мы добавляем и перерабатываем модули, используем продуктовый подход, инструменты low-code и no-code — в общем, стараемся собрать лучшие практики. Для всей нашей команды это вдохновляющий и захватывающий опыт, который заслуживает отдельной статьи.

#nexign #IT #hrm