Чат-боты: надежная поддержка для HR-специалистов. Преимущества использования

В современном мире, где технологии проникают во все сферы нашей жизни, чат-боты становятся неотъемлемой частью современных HR-процессов. Несмотря на то, что многие привыкли видеть чат-ботов как простых автоматических помощников, предлагающих быстрые ответы на вопросы, где, всё чаще, пользователь выходит из себя и просит позвать оператора. На самом деле они имеют гораздо больший потенциал. В сфере управления персоналом чат-боты становятся важным инструментом автоматизации HR-процессов. Они позволяют сократить время и усилия, затрачиваемые на рутинные задачи, и сосредоточиться специалистам на стратегических аспектах работы.

1. Хантинг кандидатов

Чат-бот может стать интересным способом хантинга кандидатов и помочь HR-специалистам собрать базу потенциальных сотрудников. Например, компания участвует в отраслевом мероприятии, где будут подходящие кандидаты. Вместо того, чтобы раздавать визитки и собирать номера, можно сделать интерактивный квест внутри бота, одной из задач которого будет заполнение анкеты. Чат-бот будет отправлять пользователям различные задания, за решение которых они смогут заработать виртуальные коины. Потратить заработанные коины можно в магазине мерча после прохождения игры, но только заполнив небольшую анкету о себе. Также в квест можно интегрировать задачи, решение которых покажет квалификацию и навыки потенциальных сотрудников, что позволит HR-специалистам увидеть статистику по всем участникам и связаться с кандидатами, чьи навыки соответствуют требованиям к той или иной позиции внутри компании.

2. Пребординг / онбординг

С помощью чат-бота можно не только автоматизировать процесс пребординга и онбординга, но и повысить лояльность новых сотрудников к организации. Чат-бот оказывает поддержку новичку: отвечает на вопросы, помогает найти необходимые шаблоны документов для оформления, сигнализирует в случае возникновения сложностей, напоминает о предстоящих событиях и регулярно проводит пульс-опросы, которые помогают HR-специалистам отслеживать эмоциональное состояние нового сотрудника.

На этих этапах важно сделать путь сотрудника максимально понятным, чтобы процесс адаптации к новой компании прошел мягче, быстрее и эффективнее, а сотрудник чувствовал себя нужным и важным новым членом команды. Ведь от того, как пройдет адаптация зависят дальнейшие результаты сотрудника, а значит и успехи компании.

3. Система лояльности для сотрудников

Внутри бота можно создать внутрикорпоративную систему лояльности. Например, бот будет присылать сотрудникам доступные к выполнению задания из “Биржи задач”, после завершения которых, сотрудник будет ставить отметку в боте и получать виртуальные монеты.

«Биржа задач» — это база заданий для сотрудников, которая регулярно обновляется. Задания могут быть направлены на обучение, повышение квалификации или выполнение конкретных задач (выступление на конференции, благотворительный забег, помощь новому коллеге с адаптацией и др.).

Монеты можно не только заработать, но и выиграть в “peer-to-peer голосованиях” среди сотрудников. Опросы могут проводиться на разные темы, как рабочие “Самый большой чек”, так и, например, “Самая щедрая душа”. Победитель в номинации получает награду в виде монет. Подобные соревнования помогают лучше узнать друг друга и способствуют сплочению коллектива.Потратить заработанные монеты можно в виртуальном корпоративном магазине. Сотрудник может обменять накопленную валюту на различные товары — от шоколадного батончика до билетов в кино или оплаты обучения. Также чат-бот можно интегрировать с CRM-системой компании, чтобы сотрудники могли получать монеты и за закрытые вовремя рабочие задачи. Подобные геймифицированные механики помогают повысить мотивацию сотрудников, уменьшить текучесть кадров, увеличить продуктивность команды и лояльность сотрудников к компании, а также отслеживать общее эмоциональное состояние коллектива.

4. Обучение и развитие сотрудников

Чат-бот может стать отличным учителем для вашей команды. Например, можно сделать обучающий квиз внутри бота с проверкой знаний после каждого модуля. Бот будет присылать сотруднику определенный информационный материал для ознакомления, а после задавать вопросы по пройденному материалу в форме квиза. В случае успешного прохождения опроса, бот будет присылать пользователю следующий блок материалов. HR-специалисты, в свою очередь, смогут отслеживать процесс обучения и динамику каждого сотрудника.

5. График работы и расписание

Еще одна возможность бота – управление расписанием и графиком работы сотрудников. Например, внутри бота сотрудники могут запросить отпуск или отгул, а также заявить о больничном, выбрав даты в актуальном календаре. HR-специалист, в свою очередь, может принять или отклонить этот запрос. Все данные с расписанием работы сотрудников также находятся внутри бота, что позволяет в любой момент узнать, кто из коллег в какую смену работает, кто находится в отпуске, на больничном или отгуле.

Также внутри бота можно настроить первичную обработку данных. С помощью анализа загруженности отделов, сотрудников в отпусках, бот может делать первичные предупреждения сотруднику о том, что в данный период в отпуск идти не желательно.

6. Нетворкинг

Если перед HR-специалистом стоит задача познакомить нового сотрудника с коллективом или сплотить между собой разные отделы компании, здесь может помочь нетворкинг на базе чат-бота. Сотрудники могут заполнить небольшую анкету, рассказывать о своих хобби, увлечениях. Раз в неделю им будет приходить пара (контакт другого сотрудника) в бот и примерный список тем, с которых можно начать диалог. Сотрудники договариваются о времени встречи и общаются в удобном формате.

7. Пульс-опросы и exit-интервью

С помощью чат-бота можно проводить регулярные пульс-опросы и exit-интервью. Например, бот может в указанный вами промежуток времени отправлять всему коллективу небольшой пульс-опрос об общем самочувствии, успехах в работе, возможных сложностях. Ответы сотрудников в формате онлайн дашборда внутри бота помогут HR-специалистам обратить внимание на определенных членов команды.

А если кто-то из сотрудников решает уйти из компании или его увольняют, у HR-специалиста не будет необходимости проводить exit-интервью «тет-а-тет» с бывшим работником, бот может направить соответствующий опрос напрямую увольняющемуся сотруднику. Такое exit-интервью занимает куда меньше времени специалиста, при этом не теряет свою эффективность. А полученные ответы можно использовать для дальнейшего улучшения процессов в компании.

8. База знаний

Кроме всего прочего, в боте можно создать единое хранилище информации для всех сотрудников, так называемую «Базу знаний». Бот будет автоматически сохранять все отчеты, документы, важные контакты и файлы в базу. Откуда любой сотрудник, практически сиюминутно, может получить нужный ему документ или отчет. А также в базе может храниться вся важная информация о компании, корпоративной культуре и ценностях.

Чат-боты и другие сервисы и платформы

Одно из основных преимуществ чат-ботов — отсутствие необходимости скачивать дополнительное приложение или переходить на сторонние платформы, ведь, чтобы воспользоваться чат-ботом, достаточно просто зайти в мессенджер Telegram, который есть у большинства пользователей. Некоторые из этих механик можно посмотреть в нашем демо-боте @gokadrobot.

Преимущества чат-ботов перед приложениями:

В заключение стоит отметить, что за последние годы чат-боты из простого инструмента для коммуникации с клиентами переросли в нечто гораздо большее. Современные боты обладают обширным функционалом и способны решать множество сложных задач!