Как ИТ-решения помогают адаптировать сотрудников на новом месте

Первые месяцы работы в компании часто оказываются ключевыми для нового сотрудника. Именно в это время он решает: остаться и строить карьеру или искать новое место. Не потерять ценные кадры помогает комфортная адаптация сотрудников. Разбираемся, какую роль в этом играет автоматизация.

С адаптацией на новом рабочем месте рано или поздно сталкивается каждый. При этом в процесс вовлечены не только новые сотрудники и их руководители, но и уже сложившаяся команда и специалисты HR-департамента. А в некоторых компаниях — еще и HRM-системы.

Адаптация — важный процесс интеграции нового сотрудника с компанией и ее культурой. В первые месяцы сотрудники получают инструменты и информацию, которая помогает им стать продуктивными членами команды. Чем лучше выстроен процесс онбординга, тем ниже уровень тревожности сотрудника и тем быстрее происходит выход на плато результативности.

В 2024 году зафиксирована нехватка кадров в России: конкуренция за специалистов между компаниями растет, как и требования со стороны кандидатов. Эффективный онбординг, в свою очередь, позволяет улучшить репутацию HR-бренда работодателя, транслирует корпоративные ценности и, что наиболее важно, способствует удержанию нанятых специалистов. По опыту Nexign, правильно выстроенный процесс адаптации в 2 раза сокращает текучесть кадров в первые 3 месяца и в первый год работы.

Как показывает практика, основные проблемы в процессе найма и адаптации сводятся к человеческому фактору. Точнее, к отсутствию автоматизации: даже самые ответственные и мотивированные сотрудники не могут все успевать и держать в голове все задачи без вспомогательных инструментов.

В HR-отделах до сих пор много ручной работы. Процесс подписания документов затягивается, особенно, если речь идет о работе с удаленными сотрудниками. К этому добавляются затраты на бумагу, обслуживание оргтехники, услуги курьерской службы. Прибавьте сюда время HR — специалисты вынуждены тратить десятки часов на рутинные задачи, которые могут быть автоматизированы и сокращены по времени исполнения.

К другим частым проблемам можно отнести трудности с обратной связью. Новому сотруднику бывает сложно получить фидбек от коллег, руководителя, HR-департамента. Чтобы такого не происходило, некоторые компании назначают новичкам наставника из числа старших по грейду. Другие используют корпоративные чат-боты, доступные сотруднику с начала адаптации до увольнения. Основная задача таких решений — оказывать сотруднику информационное сопровождение и помогать разбираться во всех вопросах, которые могут возникнуть.

Наконец, существует такая проблема как недостаток аналитических данных для принятия решений — если компания не получает их системно в полном и достоверном виде, ей становится сложно выявить минусы существующей HR-методологии. А это может стать, например, причиной увольнения новых сотрудников уже во время испытательного срока. Чтобы измерить эффективность и успешность адаптации, HR-специалисты используют такие метрики, как удовлетворенность сотрудника процессом адаптации, время от старта подбора до выхода на точку безубыточности, стоимость адаптации сотрудника, коэффициент текучести новых кадров. Сбор таких показателей помогает не только понять, как сам сотрудник воспринимает данный этап в компании, но и рассчитать сэкономленное время и окупаемость ПО, помогающего с адаптацией.

HRM-системы позволяют автоматизировать процессы на разных этапах жизненного цикла сотрудника, в том числе и адаптацию. Мы в Nexign пользуемся собственным продуктом — Neon HRM. Недавно в системе появился отдельный модуль «Адаптация». Он позволяет быстро познакомить новых сотрудников с корпоративной культурой, регламентами и стандартами компании, обучить необходимым инструментам и процессам, интегрировать их в команду.

Что можно делать с помощью «Адаптации»:

Создавать шаблоны планов адаптации, которые могут автоматически назначаться сотрудникам на основе гибких критериев. В разных подразделениях планы адаптации могут отличаться, даже если речь идет об одной позиции. Так что здесь важна гибкость — возможность создавать любое количество шаблонов.

Управлять ролями и закреплять за сотрудником бадди. Бадди — это сотрудник, который неформально помогает новичку адаптироваться. У него тоже есть доступ к плану адаптации, он может отслеживать прогресс подопечного и помогать, если у того возникают сложности. Также есть роль руководителя: он меньше участвует в процессе напрямую, но видит прогресс, задачи, а по необходимости может дополнить план адаптации.

Назначать новым сотрудникам индивидуальные задачи и обязательные инструктажи. Они могут быть как в рамках ТК РФ, так и быть особенностью компании: например, новички в обязательном порядке могут проходить инструктажи по информационной безопасности.

Предоставлять сотрудникам доступ к персонализированному контенту, в том числе к обучающим курсам. Цифровизация процесса обучения заметно экономит время. Так изначально в нашей компании welcome-обучение проводил бизнес-тренер в течение 2 дней. Сейчас эти материалы доступны в «цифре» в модуле «Адаптация», что сокращает процесс с 16 до 8 часов.

Настраивать интеграции и совместную работу со связанными модулями Neon HRM. Продукт имеет модульную структуру, что очень удобно — не нужно тратить ресурс разработки на взаимную интеграцию нескольких сторонних продуктов: например, корпоративного портала, LMS, решений для составления индивидуальных планов развития.

Отслеживать прогресс по каждому сотруднику и экспортировать отчётности в форматах xls, pdf, csv или doc.

Как это работает на практике. Руководитель или наставник создает для сотрудника план адаптации с обязательными задачами на период испытательного срока. Сотрудник в личном кабинете видит этот план, а также персонализированный контент (курсы, видео, инструктажи) — проходит его и отслеживает свой прогресс.

Таким образом можно адаптировать не только новых сотрудников, но и тех, кто перешел на другую должность внутри компании. А для удобства в системе есть конструктор шаблонов чек-листов и планов адаптации. Так HR, наставникам или руководителям проще составлять обучающие материалы, и этот процесс занимает меньше времени.

Чтобы измерять эффективность своей работы, мы запускаем опросы раз в полтора и три месяца: узнаем, насколько новички удовлетворены «Адаптацией». Все данные собираются в дашборд: HR видит высокие, средние и проблемные низкие зоны, после чего связывается с сотрудником или его руководителем и выясняет, какие у новичка были проблемы. Также раз в месяц мы проводим живые встречи «Спроси HR» с новыми сотрудниками.

Автоматизированный процесс адаптации означает, что у новых сотрудников с первого рабочего дня под рукой есть все необходимое. Следовательно, у них меньше поводов чувствовать себя лишними в незнакомом коллективе. Помимо этого у автоматизации данного процесса есть и другие преимущества:

Автоматизированная HR-система помогает собрать в едином пространстве несколько факторов успешной адаптации. Во-первых, она помогает дать сотруднику ясное понимание, что нужно делать в данной роли для достижения бизнес-результата. Во-вторых, такая система обеспечивает социальную интеграцию, помогает новому сотруднику установить контакты с другими людьми, познакомить с корпоративной культурой и инструментами компании. Наконец, HR-система служит опорной точкой для развития карьеры — сотрудник знает, куда можно повторно обращаться за информацией, где проходить обучение. В итоге он может лучше управлять собственной эффективностью и карьерой.