Как IBS вернула сотрудников в офисы после самоизоляции с помощью котиков

IBS стала одной из первых IT-компаний, которая решила открыть свои офисы после отмены режима самоизоляции. Безопасность сотрудников обеспечили котики.

Первым к привычному режиму работы в конце июня вернулся московский офис IBS. Через неделю для сотрудников открылись и офисы компании в регионах.

Видя настроение других ИТ-компаний, мы понимали, что большая часть сообщества запечатала офисы до осени или даже до конца года. Но многим сотрудникам после нескольких месяцев удаленки хотелось скорее вернуться в офис или хотя бы иметь возможность время от времени приезжать, общаться с коллегами офлайн, работать в комфортной обстановке. Потому мы решили пойти навстречу, но действовать постепенно, пошагово. Двигаться решили двухнедельными циклами, чтобы иметь возможность оперативно реагировать на любые внешние изменения.

Разработкой плана подготовки офисов к возвращению сотрудников занималась рабочая группа, в которую вошли HRы, специалисты по коммуникациям, руководители служб офисной поддержки и даже представители топ-менеджмента. На проработку и организацию всех мер нам потребовался 1 месяц. Ситуация абсолютно новая, мы должны были предусмотреть огромное количество нюансов, учесть особенности поведения, психологию людей, географию, особенности инфраструктуры наших офисов. Даже найти подрядчиков, которые не остановили производство и готовы были оперативно помочь в наших планах, было «задачей со звездочкой».

И главное – мы понимали, что уставшие от самоизоляции люди будут хотеть встречаться, собираться в кафе, общаться вживую, несмотря на сохранившуюся необходимость соблюдать социальную дистанцию. Просто запретить это было невозможно, и мы решили втянуть сотрудников в своего рода игру. Мы придумали целое семейство котиков, которые должны были сопровождать сотрудников по всему офису и в забавной форме напоминать о необходимости соблюдать различные правила безопасности. Так у нас появился кот-лифтер, кот-бизнесмен, кот-заместитель и еще целый клубок других котов, которых теперь можно встретить по всему офису.

Коты отвечали даже за соблюдение правил рассадки сотрудников в опенспейсах. Для этих зон, а их в наших офисах много, мы придумали систему шахматной рассадки. Это значит, что ни рядом, ни напротив сотрудника не должно быть коллег. Чтобы не запутаться, мы договорились, что по чётным дням в open space работают сотрудники с чётными номерами рабочих мест, а по нечётным — с нечётными. А если сотруднику обязательно нужно быть в офисе «не в его» день, он предупреждает администратора своего подразделения, чтобы успеть подготовить безопасную рабочую зону.

Наш подход получил хороший отклик у сотрудников во всех офисах, котики моментально разошлись по соцсетям. Несколько больших компаний попросили нас поделиться опытом, мы провели для них экскурсии по офису и рассказали о том, как правильно выходить из режима изоляции, получив от гостей положительные отзывы.

Руководила разработкой визуальных образов креативный продюсер IBS Любовь Ивлева.

“У этой задачи было две важные грани. С одной стороны, надо было подготовить информационные материалы о том, что работать из офиса стало можно, но опасность заражения всё ещё реальна. И при этом не скатиться в нотации. С другой стороны, совершенно очевидно, что к этому моменту уже все от темы коронавируса максимально устали, и мы не хотели лишний раз давить на больное. Но в то же время, стоило проявить заботу о здоровье сотрудников.

К тому же, мы находимся в поиске некоего маскота, мифологии. И коты нам показались отличным образом, ведь “все любят котиков”, а еще сам вид этих пушистых созданий, мне кажется, снижает тревогу и настраивает на позитивный лад».

Само собой, мы строго соблюдаем все необходимые правила безопасности - измеряем сотрудникам температуру на входах в офисы, обеспечиваем офис масками, санитайзерами и дезинфицирующими салфетками; каждые 2-3 часа в офисе проводим уборку и дезинфекцию поверхностей, сделали напольную разметку и разместили информационные таблички и плакаты с правилами поведения в тестовый период. Но с творческим подходом, который мы выбрали, внедрить и поддерживать новые правила офисной жизни стало гораздо легче.