Кейс: База знаний для консалтинговой компании. Как выбрать, на что обратить внимание
В прошлом году к нам обратилась одна из ведущих российских компаний по разработке программного обеспечения и информационных систем и поставила задачу: систематизировать все рабочие материалы в едином ресурсе, обеспечить удобную работу с документами и быстрый поиск информации в большом объеме данных для подготовки проектов и проведения исследований. И мы с радостью взялись за работу!..
До внедрения нашей Базы знаний в качестве временного хранилища рабочей информации и документов в компании использовали Яндекс.Диск.
Проблема состояла в том, что использовать диски / облака в качестве корпоративной базы знаний было неудобно. Помимо функции хранения файлов, как например в Dropbox, система должна была обладать рядом дополнительных must-have функций:
- возможностью сквозного поиска по ключевым словам, в т.ч. и по документам популярных форматов pdf, pptx, docx, xlsx и т.п.
- наличием фильтров и сортировки
- категоризацией контента
- возможностью предпросмотра
- версионированием (сохранение различных версий документа с возможностью их сравнения)
- простотой создания базы знаний и удобством интерфейса
- гибкостью и масштабируемостью по количеству участников
- возможностью редактировать права доступа для сотрудников
- наличием службы поддержки и др.
При этом база знаний должна была быть:
- стабильна в работе
- легко кастомизироваться
- быстро внедряться
- разработана в России
На основании требований был сформирован список профессиональных KMS (систем управления знаниями).
В отборе участвовали следующие компании: Qsoft, Naumen, L2U, CraftTalk, Ростелеком и некоторые другие. Изначально в списке также присутствовал Confluence, но после ввода зарубежных санкций он был исключен из шорт-листа.
В ходе исследования были внимательно изучены функциональные возможности систем и отзывы пользователей. Некоторые участники отбора представили демонстрации и предоставили тестовый период.
Ключевыми факторами при принятии решения в пользу InKnowledge стали:
- User-friendly интерфейс и высокая гибкость настройки системы
- Отсутствие доработок и дополнительных настроек. Система уже сейчас удовлетворяет всем требованиям
Согласование требований, внедрение системы и обучение заняли 2 недели. Переход сотрудников на новую систему был легким и безболезненным. Критических проблем и сложностей в работе не возникало, все вопросы и уточнения оперативно решались в штатном режиме.
Итоги проекта
Сейчас база знаний представляет собой единое хранилище рабочих документов: исследований, результатов проектов, коммерческих предложений клиентам и пр.
С помощью глобального поиска сотрудники быстро и легко находят необходимые материалы. Также идет работа над наполнением экспертных карточек.
Что нравится сотрудникам:
- удобная навигация по документам и интуитивно понятный интерфейс;
- комфортная работа с документами онлайн, без скачивания на компьютер;
- расширенные возможности поиска: набор фильтров, категорий и тегов, которые позволяют “разметить” документы, чтобы потом за пару кликов получить набор файлов по заданным параметрам.
“Впечатления о работе с командой L2U положительные. Все сотрудники компетентные и открыты к общению. Быстро помогают разобраться со всеми вопросами, дают рекомендации, как можно максимально использовать возможности системы и, при необходимости, помогают это реализовать”
Дальнейшие планы
В дальнейших планах компании более глубокое изучение возможностей платформы InKnowledge и расширение использования системы для решения смежных бизнес-задач.
“Нам было интересно поработать с такой стремительно растущей компанией, особенно, учитывая, что это подразделение IT-консалтинга, а значит требования будут внушительные. Для нас это означало и дополнительную степень ответственности, и удовлетворение от того, что заказчик четко понимал чего хочет, и что все задачи были решены”.
Наши проекты: https://l2u. ru
Телеграм канал: https://t. me/Knowledge_manage