Договорные отношения с сервисными компаниями. Часть II
Продолжаем тему популярных юридических вопросов. Предыдущая статья, в которой рассказали про договор.
В этой части описаны базовые и не менее интересные моменты:
- гарантийное письмо;
- претензии;
- акты;
- авансовый платеж;
- мотивированный отказ от приемки работ.
Гарантийное письмо. Правда и мифы
Гарантийное письмо – документ, в котором отправитель обещает или гарантирует что-то адресату. Часто в компаниях преувеличивают значение гарантийного письма, уповая на честность своего партнера. Конечно же, гарантийное письмо это знак серьезности намерений и подтверждение взятых на себя обязательств. Но все же фактически это никак не клятвенное заверение, которое можно будет в случае разногласий использовать при разбирательствах.
Гарантийное письмо – не официальное обязательство. Оно не имеет веса для суда и закона. Решения принимаются с опорой только на договор.
То есть если ваш партнер пообещал оплатить все работы и подчистить за собой хвосты, но вы с ним уже подписали акты приема передачи без претензий — не удивляйтесь, если вдруг он перестанет выходить на связь.
Претензии. Обязанности сторон согласно договору
Если гарантийное письмо не спасает ни одну из сторон как гарант правоты, что же тогда поможет перенести сроки или истребовать от клиента нужные данные и при этом не потерпеть фиаско, если дело дойдет до суда?
Претензия — документ для принуждения (предупреждения) соблюдения условий договора другой стороной. Претензия понадобится и для взыскания мер, предусмотренных договором, если обязательств по договору или прилагающимся к нему документам не выполнены.
Нет особого смысла брать обещания, что платеж по итогам зафиксированных работ будет исполнен в такой-то период или дату. Лучшая защита, как известно, нападение — официально составленная и направленная претензия о том, что работы выполнены, а оплаты так и не было. Это будет лучшим аргументом при разбирательствах, а для партнера — поводом поторопиться выполнить свои обязанности.
Как было отмечено выше, правильно составленная и направленная претензия — 90% успеха. Рекомендуем придерживаться базовых правил при составлении претензий:
- Претензия составляется в письменной форме на бумажном носителе.
- Претензия рассматривается, как правило, в течение десяти рабочих дней с даты ее получения. Стороной-получателем претензии составляется отзыв на нее (на бумажном носителе информации).
Претензия и отзыв на претензию должны быть направлены способом, позволяющим однозначно установить и официально зафиксировать момент их отправления и получения. Например:
— ценным письмом с описью вложения и уведомлением о вручении;
— вручение под расписку уполномоченному лицу стороны;
— скан-копией на адрес электронной почты ответственных сотрудников;
— сторон с последующим направлением оригинала.
Разногласия и требования, описанные в претензии, решаются через суд, если:
- претензия отклонена полностью или частично;
- не получен отзыв на претензию;
- не удовлетворены требования претензии.
Акт. Просто Акт
Акт приемки работ — документ, в котором стороны подтверждают, что договорные обязательства подошли к своему логическому (и не очень) окончанию.
Если обязательства какой-то стороны не выполнены, лучше будет составить в самом акте аудит оказанных услуг и для пущей убедительности перечислить применяемые меры согласно договору. Все это, конечно же, подписать и заверить печатями.
Правильным ответом на вопрос “А что в принципе может быть в акте?” будет: все, на что согласятся стороны. Это могут быть условия о том, что:
- работы выполнены в полном объеме, никаких претензий нет и будет оплата;
- работы выполнены не в полном объеме, но все согласны на частичную суммы оплаты;
- ничего не выполнено и никто никому ничего не должен;
- все выполнено настолько плохо, что исполнитель должен заказчику еще сумму на восстановление нервных клеток.
Сроки, порядок сдачи и оплаты
Сроки, порядок сдачи и оплаты обозначаются везде по-разному. Условия варьируются от степени бюрократизированности компаний, их недоверия к вам как к партнеру (ничего личного) и уровня нежелания платить все и сразу. Но есть несколько общих правил, которые актуальны вне пространства и времени.
Авансовый платеж
Процент аванса и порядок расчета можно указать сразу, а можно не делать этого или сделать в других документах — четкого правила здесь нет. Обычно авансовый платеж — половина суммы договора. Но если сумма слишком большая, процент авансового платежа может быть уменьшен. Как показывает практика, процент авансового платежа можно оставить на приложения.
Начало выполнения работ
Это правило будет прекрасно понятно тем, кто когда-нибудь видел картинку с историей про лучший проект в своей жизни.
Начинать работы лучше всего с даты поступления авансового платежа на расчетный счет исполнителя.
Вы сильно рискуете, если начнете работы до перевода авансового платежа. Никаких гарантий, что аванс в итоге поступит нет. Как было отмечено выше, даже гарантийные письма не помогут выбить плату за ваши старания.
Полный взаиморасчет
Полный взаиморасчет наступает с момента подписания акта сдачи-приемки по приложениям к договору. Здесь начинаются самые интересные вопросы.
1. Когда выставлять акт
В течение трех рабочих дней с даты завершения работ исполнитель направляет заказчику подписанный со своей стороны акт сдачи-приемки выполненных работ в двух экземплярах.
2. Когда акт должны подписать
Заказчик обязан в течение десяти рабочих дней с даты получения акта сдачи-приемки выполненных работ направить исполнителю либо подписанный экземпляр акта, либо мотивированный отказ от приемки работ.
3. Если заказчик подписывать акты не собирается
Если в установленный договором срок заказчик не подписал акт сдачи-приемки работ и не предоставил мотивированный отказ от приемки работ, работы считаются принятыми.
Дата выполнения — последний день срока, указанного в договоре в пункте о мотивированном отказе. Работы принимаются без замечаний, в полном объеме и подлежат оплате. Данный кейс уместен и в случае полнейшего молчания второй стороны.
В любом случае исполнитель вправе составить односторонний акт сдачи-приемки выполненных работ. На который вторая сторона должна ответить мотивированным отказом. По-другому быть не должно, ведь работы (или этап работ) считаются выполненными исполнителем и принятыми заказчиком без претензий и замечаний, если мотивированного отказа так и не случилось. Работы подлежат оплате с даты оформления одностороннего акта сдачи-приемки.
4. Что такое мотивированный отказ
Заказчик вправе направить мотивированный отказ от приемки работ. В этом случае составляется двусторонний акт с доработками и сроком их выполнения. Доработки выполняются исполнителем бесплатно, только если исполнитель нарушил условия договора. После доработок исполнитель составляет повторный акт сдачи-приемки для подписи с заказчиком в установленном порядке.
И конечно же, нет разницы мотивированный отказ, двухсторонний или односторонний акт. Любые юридические документы всегда нужно отправлять физической копией второй стороне.
Главное, что надо помнить
- Ознакомьтесь с договором, который подписал генеральный директор, прежде чем начинать работу.
- На любых документах должны быть подписи двух сторон.
- Любые официальные документы должны быть направлены оригиналами (или копией, если оригиналы ушли в суд) вашему клиенту.
- Если нет оригиналов и подписи, значит, ничего и не было.
- Всегда предупреждайте руководство о своих опасениях, чтобы вся команда смогла принять взвешенное решение о согласовании и подписании того или иного документа (например, претензии).
- Не стесняйтесь требовать с заказчика его ответственность и его обязанности.
- Стоит приложить все усилия, чтобы не доводить дело до суда. Это касается и управленцев и юриста.
Автор материала: Карина Кваскова