Высокий риск: когда бизнесу нельзя сотрудничать с самозанятыми

В некоторых случаях сотрудничество с самозанятыми может обернуться для компании проблемами. Разбираем примеры, когда такой формат невозможен, и почему у трудовой и налоговой инспекций могут возникнуть вопросы к заказчику. А заодно рассказываем, что с этим делать.

Государственные учреждения часто сталкиваются с ограничениями при работе с самозанятыми. Например, в сфере образования или здравоохранения может требоваться устройство по ТК в статусе физлица, чтобы обеспечить гарантию качества услуг.

Что делать: Привлечь штатных сотрудников. Это тот самый случай, когда целесообразнее работать с физлицом и подписать с ним классический трудовой договор.

Привлечь в качестве самозанятого сотрудника, который работал в компании меньше двух лет назад, не получится. Иначе налоговая может переквалифицировать договор, потребовать уплаты НДФЛ и страховых взносов, а также наложить штрафы и пени.

Что делать: Оформить с сотрудником договор гражданско-правового характера (ГПХ). В этом случае компания будет платить НДФЛ и страховые взносы, а с исполнителем сохранятся легальные взаимоотношения.

Если самозанятый — например, разработчик — получает за проект 150 000 руб. в месяц, и при этом у него есть и другие клиенты, то он потеряет право на применение специального налогового режима. А налоговая может переквалифицировать ваши отношения в трудовые и доначислить НДФЛ, страховые взносы и пени, а также наложить штрафы.

Что делать: Если вы не пользуетесь нашим сервисом, где мы проверяем статус самозанятого каждую неделю, это стоит делать самостоятельно перед каждой выплатой — например, через сервис ФНС. В договоре желательно прописать не только обязанность исполнителя предоставлять чеки по каждой выплате, но и уведомлять вас об утрате статуса самозанятого, а также предусмотреть штраф за невыполнение условий. Если исполнитель потеряет статус самозанятого, его можно оформить по договору ГПХ или предложить открыть ИП.

Сервисы автоматизации выплат позволяют упростить работу с различными категориями специалистов и обеспечить соблюдение всех требований законодательства. Например, в Solar Staff:

Нужно учитывать специфику лицензируемых видов деятельности: оказании юридических услуг, медицины и строительства. К примеру, массажисты-самозанятые могут оказывать только немедицинские услуги, которые не требуют лицензии: например, СПА- или гигиенический массаж. А вот медицинский массаж — включая мануальную терапию или реабилитационные процедуры, уже подлежит обязательному лицензированию. Если фрилансер будет выполнять такую услугу без лицензии, его оштрафуют на 2-2,5 тысячи рублей.

Что делать: Перед заключением договора стоит проверить, нужна ли исполнителю лицензия. Если услуги есть в перечне видов деятельности, подлежащих лицензированию, вам нужно будет работать с ИП или специализированной компанией, у которой есть разрешение на выполнение таких работ.

За пределами России статус самозанятого пока не получил широкого распространения. Это создает проблемы при работе с зарубежными клиентами или партнерами. А в некоторых странах — например, на Кубе, в Непале, Иране, Малайзии и других — фриланс ограничен или вообще запрещен.

Что делать: Обратиться к фрилансерам с российским налоговым резидентством. Самозанятые-резиденты РФ могут работать как с российскими, так и иностранными заказчиками из любой страны. Для защиты конфиденциальной информации используйте NDA и соблюдайте правила кибербезопасности: например, используйте корпоративный менеджер паролей.

Учитывая, как распространена удаленка и гибридный формат работы, кажется, что ограничений для самозанятых в этой сфере должно быть меньше всего. Но на самом деле при разработке корпоративного ПО могут возникать сложности, связанные с оформлением прав на интеллектуальную собственность.

Что делать: Внедрить смешанную модель занятости. Комбинируйте разные формы работы: оформление в штат, статус ИП и самозанятого. Так вы сможете оптимизировать процессы. А если работа фрилансера попадает под определение интеллектуальной собственности, подпишите договор авторского заказа.