Ситуации, когда необходимо заменить временно выбывшего работника, бывают разные: ушел в отпуск, отстранен от работы из-за отсутствия прививки от коронавируса или остался дома на период нерабочих дней. В статье рассказываем, как доплатить сотруднику за то, что он замещает другого.
Компания должна работать, несмотря на отсутствие кого-то из персонала. Поэтому обязанности выбывшего сотрудника передаются другим.
Что такое замещение отсутствующего сотрудника
Возможность замещения предусмотрена ст. 60.2 ТК РФ. В ней сказано, что замещение — это исполнение обязанностей временно отсутствующего сотрудника. Там же приведены условия замещения:
- Сотрудник выполняет дополнительный объем работ по своей же или другой должности или профессии. Например, секретарь может подменить кадровика во время его отпуска.
- Замещение оформляется на ограниченный срок, например на время отпуска, командировки и т. д.
- Сотрудник-заместитель не освобождается от основных обязанностей и не работает сверхурочно. Он исполняет дополнительные обязанности в течение обычного рабочего дня, работая в более интенсивном режиме.
Замещение не нужно путать с совмещением, расширением зоны обслуживания или увеличением объема работы. Это тоже способы переложить обязанности отсутствующего работника на кого-то, кто может с ними справиться, но тут речь идет о вакантной должности. То есть основной работник не временно отсутствует, а его вообще нет в штате компании.
Условия замещения отсутствующего сотрудника
Для замещения должны выполняться три условия:
- Необходимо согласие замещающего работника на увеличение объема работы.
- Замещение должно быть оформлено документально.
- Увеличение объема работы компенсируется соразмерной доплатой. Несоразмерность увеличения объема работы и доплаты может стать поводом для штрафа по ст. 5.27 КоАП РФ.
Статья 60.2 ТК РФ называет еще одно условие: возможность досрочного прекращения замещения как по инициативе работника, так и по указанию работодателя. Достаточно письменно предупредить вторую сторону за три рабочих дня.
Все остальные вопросы замещения отданы на усмотрение работника и работодателя. В частности:
- объем работы;
- содержание должностных обязанностей;
- сроки замещения;
- размер оплаты.
Как оформить замещение сотрудника
Письменное оформление замещения — это требование ст. 60.2 ТК РФ. Оформите должностную инструкцию, дополнительное соглашение и приказ.
Должностная инструкция. Добавьте запись в должностную инструкцию того сотрудника, который замещает временно выбывшего:
Должностная инструкция (фрагмент)
Читать полностью
Должностная инструкция бухгалтера — скачать Должностная инструкция главного бухгалтера — скачать
Дополнительное соглашение о замещении. В дополнительном соглашении к трудовому договору пропишите:
- должность, по которой сотрудник будет выполнять работу в порядке замещения;
- сроки замещения;
- размер доплаты.
Не указывайте дату окончания замещения, если ее невозможно определить. Например, основной сотрудник отправляется на длительное лечение. Никто не знает точно, сколько времени понадобится для выздоровления. В допсоглашении можно оговорить дату начала и условия окончания без указания точной даты.
ДОПОЛНИТЕЛЬНОЕ СОГЛАШЕНИЕ № 3
к трудовому договору от 07.02.2011 № 348
г. Москва10.01.2021
Общество с ограниченной ответственностью «Альфа», именуемое в дальнейшем «Работодатель», в лице директора Львова Александра Владимировича, действующего на основании устава, с одной стороны и бухгалтер Зайцева Валентина Николаевна, именуемая в дальнейшем «Работник», с другой стороны договорились внести в трудовой договор от 07.02.2011 № 348 (далее — Трудовой договор) следующие изменения:
1. Дополнить Трудовой договор следующим пунктом:
«Работнику поручается в порядке временного исполнения обязанностей отсутствующего сотрудника выполнение обязанностей главного бухгалтера (на период командировки главного бухгалтера А. С. Глебовой) с доплатой в размере 25 процентов оклада по замещаемой должности».
2. Все другие условия Трудового договора считать неизменными и обязательными для исполнения сторонами.
3. Настоящее дополнительное соглашение составлено в двух экземплярах, по одному экземпляру для Работника и Работодателя, и вступает в силу с 11.01.2021. Оба экземпляра имеют равную юридическую силу.
Подписи сторон:
Львов А. В. Львов
Зайцева В. Н. Зайцева
М. П.
Экземпляр дополнительного
соглашения получил(а)
Зайцева
В. Н. Зайцева
10.01.2021
Дополнительное соглашение к трудовому договору о временном переводе работника на другую работу для замещения временно отсутствующего работника — скачать
Если замещаемая должность предполагает материальную ответственность сотрудника, необходимо заключить договор о полной материальной ответственности. Ориентируйтесь на положения ст. 241–243 ТК РФ.
Приказ о замещении. На основании допсоглашения издайте приказ. Унифицированной формы такого приказа нет, оформите его на бланке организации или простом листе. В приказе продублируйте информацию о должности, сроках и размере оплаты. Данные из приказа перенесите в раздел Х личной карточки сотрудника.
Общество с ограниченной ответственностью «Альфа»
(ООО «Альфа»)
ПРИКАЗ № 5
О временном исполнении обязанностей отсутствующего сотрудника
(временном замещении)
10.01.2021г. Москва
В связи с временным отсутствием главного бухгалтера и в соответствии со статьями 60.2, 151 Трудового кодекса РФ
ПРИКАЗЫВАЮ:
- Возложить исполнение обязанностей главного бухгалтера в порядке временного замещения на бухгалтера Валентину Николаевну Зайцеву с ее согласия с 11 января 2021 года на период командировки главного бухгалтера.
- Установить В. Н. Зайцевой доплату за временное замещение в размере 25 процентов оклада по замещаемой должности.
- Бухгалтерии при начислении зарплаты руководствоваться настоящим приказом.
- Отделу кадров ознакомить бухгалтера В. Н. Зайцеву с настоящим приказом под подпись.
Основание: дополнительное соглашение от 10.01.2021 № 3 к трудовому договору от 07.02.2011 № 348.
ДиректорЛьвовА. В. ЛьвовС приказом ознакомлен(а)ЗайцеваВ. Н. Зайцева
Трудовая книжка и СЗВ-ТД
В трудовой книжке не отражается информация о замещении. Это не перевод и не совместительство, а только временное увеличение рабочих обязанностей. Данное событие не относится к сведениям о работе, по этой причине не отражается в трудовой книжке. И по этой же причине отчет СЗВ-ТД на заместителя не сдается.
Доплата за замещение сотрудника
Есть несколько вариантов установления размера доплаты.
Вариант № 1 — доплата в фиксированной сумме. Например, бухгалтер исполняет обязанности кадровика, находящегося в отпуске. За это получает доплату в размере 15 тыс. ₽.
Вариант № 2 — процент от оклада заместителя. Например, секретарь получает ежемесячный оклад в размере 35 тыс. ₽. Он замещает курьера и получает за это доплату в размере 25 % от своего оклада, то есть 8 750 ₽ (35 тыс. ₽ × 25 %).
Вариант № 3 — процент от оклада замещаемой должности. Например, секретарь получает ежемесячный оклад в размере 35 тыс. ₽, курьер получает оклад в размере 20 тыс. ₽. Секретарь замещает курьера и получает за это доплату в размере 50 % от оклада курьера, то есть 10 тыс. ₽ (20 тыс. ₽ × 50 %).
Условия доплаты фиксируются в допсоглашении и приказе.