Как найти время на важные несрочные дела

Находим время на спорт, PR и выполнение новогодних обещаний.

В закладки

Все, наверное, слышали про матрицу Эйзенхауэра — инструмент, который позволяет приоритезировать задачи. Согласно этой матрице, все задачи, которые нам предстоит выполнить, можно отнести в один из четырех квадрантов: важное срочное, важное несрочное, неважное срочное, неважное и несрочное.

Матрица Эйзенхауэра​ Розалия Каневская

Об этом уже много написано в интернете и умных книжках, поэтому останавливаться на этом подробно не буду. Зато подробно остановлюсь на том, как же всё-таки делать те дела, которые попадают в этот проклятый квадрант «важное несрочное».

Зачем делать важные несрочные дела

Как правило, если с этим целенаправленно не работать, дела из этого квадранта в реальную жизнь не выбираются никогда.

Проблема в том, что туда попадают те вещи, которые делают нашу жизнь и наш бизнес лучше, дела, которые позволяют нам расти в качестве, в деньгах, в объемах.

За выполнение задач в этом квадранте вам, как правило, никто не заплатит денег здесь и сейчас (хоть и в долгосрочной перспективе выполнение этих задач увеличит доходы в разы).

В итоге между мелкими делами для клиентов, за которые вам заплатили деньги сейчас (или заплатят завтра), и между делами, которые сулят увеличение дохода в какой-то очень далекой перспективе, мы совершенно логично отдаем предпочтение первым. Но если не научиться работать с этими делами, можно до скончания веков топтаться на том месте, где вы стоите сейчас и не расти вообще никуда.

Именно в этот квадрант попадают задачи по освоению новых навыков и новых рынков, туда попадает планирование и оценка, туда попадает учеба и повышение квалификации, туда попадает спорт, туда попадает проработка идеи с новыми продуктами и проектами, туда попадают даже цветы для жены (несрочный, если речь не идет о дне рождения или годовщине, но, поверьте, очень важный знак внимания).

И причина, по которой я пишу этот текст, — именно в этот проклятый квадрант попадает то, чем я занимаюсь, PR.

В чем проблема? Клиенты приходят к пиарщику или агентству, согласовывают стратегию, отдают деньги и ждут, когда пиарщики как-нибудь сами разберутся и дальше вся магия начнет случаться сама собой.

Как бы ни был хорош пиарщик, которого вы наняли, мэджика без вашего участия не произойдет: PR — это задача, которую вы должны делать с пиарщиком вместе. А если вы всё делаете сами, то тем более.

Публикация в Facebook, ответ на комментарий журналиста, возможность интересно и быстро среагировать на горячую новость или тренд — всё это, к сожалению, попадает в категорию «важное несрочное», если у вас еще миллион дел по управлению и (увы!) операционке. А если вы не сможете найти время на PR, то PR-активность рано или поздно приведет к разочарованию.

Поэтому я и решила рассказать про свои лайфхаки, как не задвигать важные и несрочные дела в долгий ящик до бесконечности. Дисклеймер: всё это сугубо субъективно и, возможно, давно известно, но вдруг эти подходы помогут и вам.

Ответьте на вопрос «чтобы что»

Вы четко должны себе представлять конец пути: что будет по ту сторону реальности, если вы будете систематически заниматься этим важным и несрочным блоком дел.

Это может быть готовый проект, прирост в объемах бизнеса на N% (тут вообще лучше формулировать по SMART), сокращение времени работы с текущей операционкой на N часов в неделю или даже «хочу быть популярным, как вон тот парень» (но тут важно найти критерий, по которому вы сможете четко определить, что к успехам этого парня вы приблизились: упоминание по «Медиалогии», если речь идет о личном бренде).

Короче, вы четко должны видеть цель и понимать, для чего вы к ней движетесь.

Декомпозируйте сложные задачи

Это правило, которое применяют для исполнения новогодних обещаний, и оно отлично работает для этого блока задач. Если у вас есть конечная цель, просто представьте, что вам нужно сделать по отдельным шагам и выполняйте один шаг раз в несколько дней. Когда мне нужно было сделать личный сайт, только это позволило процессу сдвинуться с мертвой точки.

Кстати, с новогодними обещаниями отлично помогает любая канбан-доска. Я пользуюсь Trello. Каждая задача — отдельная карточка.

Пока задача не в работе, она покоится в своем тематическом блоке (например, «Здоровье») и помечена специальной тематической цветовой меткой. Когда я готова взять задачу в работу, я перетаскиваю карточку с задачей в столбик с текущим кварталом.

Если задача большая и требует нескольких действий, я составляю чек-лист и сама пишу себе в комментариях пометки по этой задаче. Например, я поставила себе в прошлом году задачу съездить минимум на два концерта: в комментариях к карточке я собирала ссылки на интересные мне концерты и локации.

Составьте календарь

Перефразируя знаменитое изречение «better sometimes than never». Неважно, идет ли речь о регулярных занятиях спортом или, например, регулярном мониторинге и подготовке ответов на запросы журналистов, важна регулярность и предсказуемость — тогда это проще контролировать.

Если вы точно знаете, что во вторник в 9:00 вы час посвящаете разбору запросов на комментарии, это время вы у себя «забили» и с большей вероятностью будете это делать.

Кстати, задачу тыкать в пиарщика палочкой и спрашивать «ну чего, как там дела» лучше тоже занести в календарь, потому что пиарщик может утонуть в процессе (поверьте, PR-процессы очень энергоёмкие и требуют большой фокусировки) и забыть вам отрапортовать что-то важное или дать промежуточный отчет.

Делать это, конечно, лучше чаще, чем раз в неделю, хотя это во многом зависит от объема работ и задач, которые вы поставили пиарщику.

Делегируйте кому-нибудь всё, что срочно и неважно

Временной ресурс (как и любой другой) ограничен, а это значит, что чтобы выделить время на важное и несрочное, нужно найти время где-то ещё.

Нет ничего постыдного в том, чтобы тратить своё время на то, что важно и срочно — большая часть менеджеров и предпринимателей так проводит большую часть дня (ну, может быть, за исключением пары тренеров по тайм-менеджменту, но и то я в этом сильно сомневаюсь). Залезать в этот квадрант пока не будем.

Хотя я бы всё-таки провела аудит того, где чаще всего случаются «пожары», и подумала над их профилактикой, но об этом в другой раз. Но, сюрприз-сюрприз, аудит и профилактика — тоже задача второго квадранта.

А вот откуда точно стоит отщипнуть время на важные несрочные дела — это у неважных срочных дел, которые, как правило, довольно просты и не требуют вашего непосредственного участия.

Например, я в самом начале своего бизнеса сама занималась выставлением актов и счетов клиентам — сейчас с этим отлично справляется мой ассистент. С одной стороны, если ты вовремя не выставишь «закрывашки» и не проследишь за оплатой счетов, в следующем месяце рискуешь остаться без штанов, с другой — правда ли этим должен заниматься именно ты?

Поэтому подобные задачи лучше делегировать, и вот у вас уже нашлось около часа в день на стратегически важные вещи. Например, поработать с райтером над визионерской колонкой о перспективах вашего рынка.

Поработайте над тем, что заставляет лично вас прокрастинировать

Мы все прокрастинируем, давайте в этом признаемся. Возможно, когда мы смотрим на некоторых людей, это не сильно заметно: они ведь в постоянном поту, разгребают какие-то авгиевы конюшни дел. Да, вопрос только в том, что это за дела.

Прокрастинация — это не всегда лень и безделье, чаще всего мы заменяем важные вещи, которые надо сделать на неважные вещи. Конечно, нет лучше времени, чтобы расхламить гардероб и почистить компьютер, чем в день перед экзаменом, это многим из нас знакомо.

Чаще всего мы прокрастинируем как раз с задачами из важного несрочного квадранта. Потому что они кажутся большими и пугающими. И мы их заменяем на дела из всех остальных квадрантов, даже из неважного и несрочного, просто понаблюдайте за собой.

У каждого прокрастинатора свои причины прокрастинировать, свои страхи и свои проблемы с выполнением задач. Если от вашей прокрастинации страдают важные и несрочные дела, то лучше лицом к лицу встретиться с ними и понять, в чем же там проблема.

Возможно, цель выглядит очень большой (тогда нужно дробить на понятные мозгу задания), или цель неясна и вы не конкретизировали результат (тогда прописать результат), или у цели нет дедлайна (тогда определить срок «сдачи» задания себе), или, что хуже всего, цель навязанная, из разряда «все побежали, и я побежал». От такой цели волевым решением лучше отказаться.

В случае с привычками — часто бывает важно просто освободить пространство от препятствий. Например, я начала систематически пить витамины, когда поставила их на видное место на кухне. В итоге сейчас первое, что я вижу, заходя утром на кухню и наливая стакан воды, — витамины. Так гораздо лучше, чем когда витамины стоят в закрытом шкафу и утром нужно сделать какие-то усилия, чтобы их оттуда достать.

В любом случае именно в важных несрочных делах заложен потенциал роста, но он так и останется лишь потенциалом, если вы не засучите рукава и не начнете работать над задачами этого блока.

Материал опубликован пользователем.
Нажмите кнопку «Написать», чтобы поделиться мнением или рассказать о своём проекте.

Написать
{ "author_name": "Rozaly Kanevskaya", "author_type": "self", "tags": ["\u0442\u0430\u0439\u043c\u043c\u0435\u043d\u0435\u0434\u0436\u043c\u0435\u043d\u0442","\u0437\u0430\u0434\u0430\u0447\u0438"], "comments": 25, "likes": 20, "favorites": 300, "is_advertisement": false, "subsite_label": "life", "id": 102047, "is_wide": false, "is_ugc": true, "date": "Mon, 20 Jan 2020 13:01:44 +0300", "is_special": false }
Создать объявление на vc.ru
Маркетинг
Кейс: Автосервис. Разработка рекламных кампаний и внедрение Битрикс24
История сегодня пойдёт про автосервис в Москве и его продвижении в течении 8 месяцев.
0
{ "id": 102047, "author_id": 190415, "diff_limit": 1000, "urls": {"diff":"\/comments\/102047\/get","add":"\/comments\/102047\/add","edit":"\/comments\/edit","remove":"\/admin\/comments\/remove","pin":"\/admin\/comments\/pin","get4edit":"\/comments\/get4edit","complain":"\/comments\/complain","load_more":"\/comments\/loading\/102047"}, "attach_limit": 2, "max_comment_text_length": 5000, "subsite_id": 199123, "last_count_and_date": null }
25 комментариев
Популярные
По порядку
Написать комментарий...
4

Матрица Эйзенхауэра – хороший инструмент, но он эффективен только при чётком понимании «важности/срочности» дел.

Что для вас действительно важно?
Что на самом деле требует быстрых реакций?

Ответ на эти вопросы может дать только сильная стратегия и устойчивая система ценностей. В отрыве от них матрица Эйзенхауэра бесполезна. 

Ответить
1

Ждем статью как оценивать задачи по важности и срочности :)

Ответить
0

От меня или от автора? :-)

Ответить
6

Не важно от кого, важно качество :)

Ответить
0

Срочно ждем.

Ответить
1

в данный момент, это важная и срочная задача! 

Ответить
0

Я про это на семинаре рассказываю, как ранжировать задачи на основе данных. В большинстве случаев квадрат эйзенхауера просто красивый способ от балды.

Ответить
0

Да, матрица как раз про приоритеты. Вообще часто встречала, что есть закрытые списки того, какие задачи можно относить в какой квадрат. Типа, важный срочный квадрант — кризисы, острые проблемы со здоровьем, и тп., в неважном срочном — всякие телефонные звонки, почта, неважные встречи, совещания и прочее. В важном несрочном — планирование, профилактика, отдых.

 
Другое дело, что в реальной жизни в настоящем моменте на примере конкретной задачи не всегда понимаешь, что там важное, что неважное (

Ответить
2

Вот 4-ый пункт неважное и несрочное это шедевр. Все дела, которые оказывались в этой категории, никогда не делались)

Ответить
1

и правильно :) 

Ответить
2

Автор, без обид, но статья чушь. Она не поможет найти время. Видите ли в чем дело. Как Вы сами правильно в статье заметили - у нас забит квадрант "важно, но не срочно", и дела из него так и будут в ожидании из-за того, что мы сфокусированы на делах в квадранте "важно-срочно".  И найти время на другие квадранты очень сложно, практически невозможно. Так что единственный верный совет - делегирование задач. Но, увы, этому совету более сотни лет, так что не удивили. А все эти составления календарей, просчеты важно\не важно - полная чушь. 

Ответить
0

Ну, мы все разные. Мне помогает то, что я написала — и я предупредила, что это всё субъективно и многое из этого уже давно известно. Судя по количеству «сохраненок», другие люди что-то важное для себя нашли в моих словах. Так что какие обиды — камон. 

Ответить
0

Судя по количеству «сохраненок»

Немного снижу ожидания. Сохраненка - это когда человек не может в данный момент прочитать, но желает прочитать потом. У Вас заголовок очень кликбейтный. Отсюда и столько "желающих". 

Мне помогает то, что я написала

Если не секрет, как Вам помогает деление дел на приоритеты? Вы ведь сразу знаете какие дела приоритетные, какие нет, без всех этих делений. Например, у меня, как и у большинства здесь, приоритетные задачи - те, которые связаны с обещаниями. Т.е. клиентам я обещал сдать готовую работу, родственникам позвонить, друзьям написать, партнерам скинуть обновленный прайс и так далее. 

Есть и не приоритетные, но тоже важные. Обучиться навыку, съездить туда-то, найти нового партнера и тд. Я понимаю что могу сделать это и позже, т.к. сейчас важно выполнить то, что я описал выше. Допустим я прочитал Вашу статью. Пробую свои задачи разбить по приоритетам. Разбиваю. Что дальше? Я получил результат, который описал, вот 2 колонки: важное срочное, важное не срочное. Дальше что? Как мне это должно помочь? Я как делал только важные срочные задачи - так и продолжаю. И найти среди них время на не срочные я не могу, т.к. срочных настолько много, что нет столько часов в сутках, чтобы их выполнить. Куда тут еще и не срочными заниматься? 

Делегирование - я описал, вещь важная, хотя тоже с нюансом. Пока найдешь и обучишь нормального сотрудника - уже все задачи двести раз провалишь. И не факт что такой сотрудник долго будет приносить пользу. 

Что Вы там еще советовали? Вопрос "что"? Я знаю на него ответ. Легче не стало. Декомпозиция задачи? А смысл? Я и так знаю все шаги и выполняю строго по ним. Делать из 20 задач 40, а из 40 - 80 - бессмысленно. Все равно придется выполнять все. 

Объясните, в чем помощь то от этой статьи?

Ответить
0

слушайте, ну, я надеюсь, никто не ждал, что одна статья (не моя, а вообще любая) будет каким-то таким откровением, что перевернет вашу жизнь и превратит всё то, к чему вы прикасаетесь, в золото. если вы ждали чего-то такого, то извините, что завысила ожидания кликбейтным заголовком :) 

Ответить
1

я надеюсь, никто не ждал, что одна статья (не моя, а вообще любая) будет каким-то таким откровением

Простите, а нафига тогда нужно писать статьи? Чем хорош рерайт? Как раз именно откровения люди и ждут открывая разные статьи, а рерайт рерайченных статей - чушь собачья. 

Кстати, Вы так и не написали как именно Вам лично "Ваши" советы из этой статьи помогли. Видимо никак. 

Ответить
1

Важно, чтобы важным стал отдых и перетекал из квадранта "Важное срочное" в "Важное несрочное" и наоборот, иначе все остальные дела со временем станут неважными и несрочными :)

Ответить
0

Ооо, про отдых вообще отдельная тема. Вначале долго не могла позволить себе уйти в отпуск, потому что боялась потерять доходы. Потом стала хотя бы примерно прикидывать, когда я могу это сделать и — более того — когда при этом оставаться на работе бессмысленно. Типа, в майские праздники. 

Ответить
0

Если отдых рассматривать как вложение в свою продуктивность, то при правильной стратегии он только повышает доходы.

Если не можешь позволить себе отдых, твоя стратегия слаба и неэффективна, а долгосрочные цели выбраны неправильно. Это сигнал к их пересмотру.

Ответить
0

друг отдых ненавидит, хотя не раз ему говорил, что даже после небольшого отпуска у него получается то, что раньше стопорилось и идей больше, а он говорит, что это только финансовые потери, особенно как у работодателя, так все праздники их окончания и прождал(

Ответить
0

Пару раз поваляется в депрессии, дойдёт до этого сам :) свой опыт – он зачастую эффективнее.

Ответить
1

Об этом уже много написано в интернете и умных книжках, поэтому останавливаться на этом подробно не буду

И далее вся статья - советы из книжек

Ответить
0

"Неважное" ? :)

Ответить
0

Just fucking do it. Других рецептов нет.

Ответить
0

Матрице лет 100. Если вы нашли время на чтение этого, значит время у вас есть.

Ответить
0

После новогодних каникул я не могу собраться до сих пор и влиться в проекты. Прокрастинирую по любому поводу, и кофе мой друг в этом деле. Начальник уже намекнул, что расширенный дмс я таким способом не получу– отчет он от меня никак не получит, зато раза три за день находит меня около кофемашины)) Клиент подарил на Новый год вкусный зерновой кофе Marсony. Оставила пачку на работе, и вот дорвалась - прихожу в офис только, чтоб кофейку выпить, дома нет кофемашины(

Ответить
{ "page_type": "article" }

Прямой эфир

[ { "id": 1, "label": "100%×150_Branding_desktop", "provider": "adfox", "adaptive": [ "desktop" ], "adfox_method": "createAdaptive", "auto_reload": true, "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "pp": "g", "ps": "bugf", "p2": "ezfl" } } }, { "id": 2, "label": "1200х400", "provider": "adfox", "adaptive": [ "phone" ], "auto_reload": true, "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "pp": "g", "ps": "bugf", "p2": "ezfn" } } }, { "id": 3, "label": "240х200 _ТГБ_desktop", "provider": "adfox", "adaptive": [ "desktop" ], "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "pp": "g", "ps": "bugf", "p2": "fizc" } } }, { "id": 4, "label": "Article Branding", "provider": "adfox", "adaptive": [ "desktop" ], "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "p1": "cfovx", "p2": "glug" } } }, { "id": 5, "label": "300x500_desktop", "provider": "adfox", "adaptive": [ "desktop" ], "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "pp": "g", "ps": "bugf", "p2": "ezfk" } } }, { "id": 6, "label": "1180х250_Interpool_баннер над комментариями_Desktop", "provider": "adfox", "adaptive": [ "desktop" ], "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "pp": "h", "ps": "bugf", "p2": "ffyh" } } }, { "id": 7, "label": "Article Footer 100%_desktop_mobile", "provider": "adfox", "adaptive": [ "desktop", "tablet", "phone" ], "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "pp": "g", "ps": "bugf", "p2": "fjxb" } } }, { "id": 8, "label": "Fullscreen Desktop", "provider": "adfox", "adaptive": [ "desktop", "tablet" ], "auto_reload": true, "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "pp": "g", "ps": "bugf", "p2": "fjoh" } } }, { "id": 9, "label": "Fullscreen Mobile", "provider": "adfox", "adaptive": [ "phone" ], "auto_reload": true, "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "pp": "g", "ps": "bugf", "p2": "fjog" } } }, { "id": 10, "disable": true, "label": "Native Partner Desktop", "provider": "adfox", "adaptive": [ "desktop", "tablet" ], "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "pp": "g", "ps": "clmf", "p2": "fmyb" } } }, { "id": 11, "disable": true, "label": "Native Partner Mobile", "provider": "adfox", "adaptive": [ "phone" ], "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "pp": "g", "ps": "clmf", "p2": "fmyc" } } }, { "id": 12, "label": "Кнопка в шапке", "provider": "adfox", "adaptive": [ "desktop" ], "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "p1": "bscsh", "p2": "fdhx" } } }, { "id": 13, "label": "DM InPage Video PartnerCode", "provider": "adfox", "adaptive": [ "desktop", "tablet", "phone" ], "adfox_method": "createAdaptive", "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "pp": "h", "ps": "bugf", "p2": "flvn" } } }, { "id": 14, "label": "Yandex context video banner", "provider": "yandex", "yandex": { "block_id": "VI-223676-0", "render_to": "inpage_VI-223676-0-1104503429", "adfox_url": "//ads.adfox.ru/228129/getCode?pp=h&ps=bugf&p2=fpjw&puid1=&puid2=&puid3=&puid4=&puid8=&puid9=&puid10=&puid21=&puid22=&puid31=&puid32=&puid33=&fmt=1&dl={REFERER}&pr=" } }, { "id": 15, "label": "Баннер в ленте на главной", "provider": "adfox", "adaptive": [ "desktop", "tablet", "phone" ], "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "p1": "byudx", "p2": "ftjf" } } }, { "id": 16, "label": "Кнопка в шапке мобайл", "provider": "adfox", "adaptive": [ "tablet", "phone" ], "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "p1": "byzqf", "p2": "ftwx" } } }, { "id": 17, "label": "Stratum Desktop", "provider": "adfox", "adaptive": [ "desktop" ], "auto_reload": true, "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "pp": "g", "ps": "bugf", "p2": "fzvb" } } }, { "id": 18, "label": "Stratum Mobile", "provider": "adfox", "adaptive": [ "tablet", "phone" ], "auto_reload": true, "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "pp": "g", "ps": "bugf", "p2": "fzvc" } } }, { "id": 19, "disable": true, "label": "Тизер на главной", "provider": "adfox", "adaptive": [ "desktop", "tablet", "phone" ], "auto_reload": true, "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "p1": "cbltd", "p2": "gazs" } } }, { "id": 20, "label": "Кнопка в сайдбаре", "provider": "adfox", "adaptive": [ "desktop" ], "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "p1": "cgxmr", "p2": "gnwc" } } } ] { "token": "eyJhbGciOiJIUzI1NiIsInR5cCI6IkpXVCJ9.eyJwcm9qZWN0SWQiOiI1ZTRmZjUxODYyOGE2YzcxNDUxNWY0ZGEiLCJpYXQiOjE1ODI1MzY0NDB9.AwBBnUWMy3RR1xtAoaXVr81WvqxdlD4C8CBpwFiONzw", "release": "3c305b26" } { "page_type": "default" }