Как я наняла личного ассистента и он уволил сам себя

Хочу рассказать, как составляла вакансию личного ассистента, проводила собеседования, как именно проводила отбор и с какими задачами он мне помогал. Статья будет полезна управленцам, которые погрязли в рутине постоянных run-процессов.

Привет! Меня зовут Рита, я владелец продукта в онлайн фуд-ритейле, и при этом я увлекаюсь проверкой продуктовых гипотез и попытками создания новых продуктов.

У меня есть проблема — я много работаю сама — руками — вместо того, чтобы делегировать сотрудникам. Сама делаю выгрузку задач из бэклога и упорядочиваю её, сама ищу ресурсы для постинга статей, сама провожу поиск конкурентов — а уж про созвоны я вообще молчу.

Часто из-за этого не хватает времени на change задачи, или на более желанные процессы — планирование проверки гипотез, улучшение текущих процесс, чек фич, обучение сотрудников.

Посчитав стоимость часа, я поняла, что могу делегировать часть задач и снять с себя часть тяжёлых функций (и освободить время для более приоритетных задач).

Покрутив основную мысль, поняла следующее — растрачивая рабочее время на рутинные задачи, я упускаю из вида основной процесс выпуска ценности, а значит — работаю не эффективно и не самореализовываюсь, закапываясь в задачах.

Решив — хватит это терпеть — я начала процесс поиска ассистента. В статье хочу рассказать, как это было, показать вакансию, список обязанностей и немного приоткрыть завесу тестового задания — возможно, это пригодится и вам при найме ассистента.

Сначала я выписала типичные задачи, разделила их на run и change процессы, и проскорила согласно степени важности. Далее, выбрала задачи, которые съедают много моего внимания и наложила дополнительный скор на задачи, которые можно быстро описать и делегировать.

Это оказались задачи, которые выполняются машинально и довольно быстро — например, отправки коммуникаций с платформ.

Были также задачи, которые я не могу классифицировать, как делегируемые, например — создание текстов для моего блога, или мои собственные статьи.

А публикацию или оформление постов легко можно делегировать.

На основе части своих дел я составила текст вакансии: немного про задачи, с которыми предстоит работать, требования и пожелания к кандидату. Добавила также "хитрость” в описание вакансии (написать слово "яблочко», если отзываются на вакансию).

Как вы уже поняли, я получила всего около ста откликов, 9 из которых были со словом “яблочко” в обратной связи.

Как вы уже догадались, я не смогла никого найти, и поэтому вакансию переделала немного по-другому — добавила нормальный опросник в описание вакансии — а также попросила в необязательном порядке пройти тест Адизеса.

В таком виде вакансия устроила и я приступила к посеву.

Вакансию, размещенную в ТГ на позицию бизнес-ассистента стали шерить другие тг-каналы и откликов я получила значительно больше, чем рассчитывала.

Я честно перебирала каждый отклик, что приходил на почту, и тот, что приходил в телеграм, давала кандидатам обратную связь.

Я прошла тест Адизеса, и поняла, что мне очень подойдет человек типа интегратор (у меня PAEi код получился, и я поняла, что очень подошёл бы интегратор в команду, который смог бы принять мои качества и привнести в наше сотрудничество что-то своё).

Я получила много откликов, и достаточно много от людей-интеграторов — порядка 200 отзывов всего (рассчитывала на 100).

Критерии моей оценки были следующие:

Итого, по этим критериям я собрала 5 человек, которые были для меня действительно релевантны.

Причины, по которым соискатели не проходили:

Собеседования я встраивала в график (заодно и смотрела на стрессоустойчивость к моей такой занятости). Двое кандидатов отвалилось сразу после тестового. А трое мне очень приглянулись.

Вопросы я задавала разные:

После того, как осталось трое, мне захотелось посмотреть, как мыслит будущий ассистент. Я сделала интересное задание — собрать бэклог задач, и отсортировать их по похожим параметрам.

Также, мне хотелось бы повесить на каждую из задач метку, а также написать, по какому принципу ассистент их сгруппировали.

Также, я просила сделать 2 простые “задачки”:

Кто‑то писал что‑то в духе “Ну я сначала прочитаю, что будет за MVP”, или мне нужны данные, откуда получать затраты — но мне хотелось бы просто понять, как мыслит человек.

Для того, чтобы закрепить понравившийся один из трёх результат, я предложила “оплачиваемую неделю” и выписала план дел и результаты, которые хочу увидеть.

По итогу тестовой недели я выбрала ассистента — и мы начали работать. В то время он жил с женой на Бали. К счастью, всё шло супер круто, и человек действительно подошёл — не потребовалось искать замену.

Удалось полностью отдать на ведение работу отправок коммуникаций. Ассистент полностью взял на себя работу со стейкхолдерами (запрос коммуникации, ответ по проведённой коммуникации). Высвободилось порядка 2 часов в день.

Создание документов и структурирование информации — это было одной из лучших историй работы с ассистентом. Это освобождало порядка 2-3 часов в неделю — а особенно впечатляли сравнения с конкурентами — готовую таблицу уже использовала для понимания УТП от конкурента.

Поиск коротких ответов для личных целей, а также формирование фреймворков для ответов. У меня было порядка 40 таких направлений. Одно направление — 15 минут.

Создание базы знаний. Создание картотеки всех ссылок, списков, важных, для каждого проекта.

Следить, чтобы я не забывала встречи/созвоны. Ассистент смотрит в мой список дел, находит там задачи и напоминает их сделать.

Важно сказать, что декомпозицией крупных задач я продолжала заниматься самостоятельно — но в целом, задачи, которые на мой взгляд, были менее важны — у ассистента получалось делать хорошо.

И еще большая «куча» менее частых дел, например:

В итоге один ассистент помогал мне освободить минимум 4 часа в день. Это время я тратила на “творчество” — думала о любимых гипотезах, подтверждала УТП, делала свои стартапы.

Мы работали 11 месяцев с ассистентом (начали 26 апреля 2023 года, закончили примерно неделю назад). За это время я стала спокойнее — перестала тревожиться понапрасну, если какая-то работа не сделана. В самый неподходящий момент я получила от него такого характера:

Я попросила собрать все доступы и создать инструкцию для будущего ассистента, который будет со мной работать. Сказать, что это было неожиданно — не сказать ничего 🙁

И в конце, финально, уже получила следующую информацию:

Поэтому, сделала для себя вывод, что хорошо, что мы заканчиваем сотрудничество. И снова понимаю, что на этом пути “стартапоголика” — сложно без хорошего, но выгоревшего, как в этом случае, ассистента.

Возможно, кому-то мой опыт покажется полезным — к тому же, если вы привыкли просто размещать вакансию на HH, не особо заморачиваясь поисками: )

Что касается меня, то я буду искать немного другой формат взаимодействия, когда можно задвоить те, или иные функции конкретных ассистентов, но при этом не упасть в эффективности — сделать 2 должности, при этом разграничить их по продуктам — и дать возможность построить работу удобно по своим проектам.

Это сможет помочь и мне при потере хотя бы одного “бойца” оптимизировать нагрузку на оставшегося, и перераспределить потом на нового найденного человека.

Спасибо за внимание.