Как я наняла личного ассистента и он уволил сам себя

Хочу рассказать, как составляла вакансию личного ассистента, проводила собеседования, как именно проводила отбор и с какими задачами он мне помогал. Статья будет полезна управленцам, которые погрязли в рутине постоянных run-процессов.

Привет! Меня зовут Рита, я владелец продукта в онлайн фуд-ритейле, и при этом я увлекаюсь проверкой продуктовых гипотез и попытками создания новых продуктов.

У меня есть проблема — я много работаю сама — руками — вместо того, чтобы делегировать сотрудникам. Сама делаю выгрузку задач из бэклога и упорядочиваю её, сама ищу ресурсы для постинга статей, сама провожу поиск конкурентов — а уж про созвоны я вообще молчу.

Часто из-за этого не хватает времени на change задачи, или на более желанные процессы — планирование проверки гипотез, улучшение текущих процесс, чек фич, обучение сотрудников.

Посчитав стоимость часа, я поняла, что могу делегировать часть задач и снять с себя часть тяжёлых функций (и освободить время для более приоритетных задач).

Покрутив основную мысль, поняла следующее — растрачивая рабочее время на рутинные задачи, я упускаю из вида основной процесс выпуска ценности, а значит — работаю не эффективно и не самореализовываюсь, закапываясь в задачах.

Решив — хватит это терпеть — я начала процесс поиска ассистента. В статье хочу рассказать, как это было, показать вакансию, список обязанностей и немного приоткрыть завесу тестового задания — возможно, это пригодится и вам при найме ассистента.

Для начала

Сначала я выписала типичные задачи, разделила их на run и change процессы, и проскорила согласно степени важности. Далее, выбрала задачи, которые съедают много моего внимания и наложила дополнительный скор на задачи, которые можно быстро описать и делегировать.

Это оказались задачи, которые выполняются машинально и довольно быстро — например, отправки коммуникаций с платформ.

Были также задачи, которые я не могу классифицировать, как делегируемые, например — создание текстов для моего блога, или мои собственные статьи.

А публикацию или оформление постов легко можно делегировать.

На основе части своих дел я составила текст вакансии: немного про задачи, с которыми предстоит работать, требования и пожелания к кандидату. Добавила также "хитрость” в описание вакансии (написать слово "яблочко», если отзываются на вакансию).

Как вы уже поняли, я получила всего около ста откликов, 9 из которых были со словом “яблочко” в обратной связи.

Следующий этап - декомпозиция в описании

Как вы уже догадались, я не смогла никого найти, и поэтому вакансию переделала немного по-другому — добавила нормальный опросник в описание вакансии — а также попросила в необязательном порядке пройти тест Адизеса.

В таком виде вакансия устроила и я приступила к посеву.

Посеяла вакансию

Вакансию, размещенную в ТГ на позицию бизнес-ассистента стали шерить другие тг-каналы и откликов я получила значительно больше, чем рассчитывала.

Дополнительно

Я честно перебирала каждый отклик, что приходил на почту, и тот, что приходил в телеграм, давала кандидатам обратную связь.

Я прошла тест Адизеса, и поняла, что мне очень подойдет человек типа интегратор (у меня PAEi код получился, и я поняла, что очень подошёл бы интегратор в команду, который смог бы принять мои качества и привнести в наше сотрудничество что-то своё).

В методике Адизеса выделяется 4 роли — Производитель, Администратор, Предприниматель и Интегратор (Producer, Administrator, Entrepreneur, Integrator — PAEI). Соотношение этих ролей в команде зависит от её жизненного цикла и задач.

Я получила много откликов, и достаточно много от людей-интеграторов — порядка 200 отзывов всего (рассчитывала на 100).

Критерии моей оценки были следующие:

  • умение рассказать о себе (адекватно и грамотно);
  • показать портфолио и структурно-выстроенных процессов (включая обычные документы, бэклоги, что-то ещё)
  • было интересно образование (но не принципиально)
  • и было интересно посмотреть на тестовое задание, которые делали кандидаты.
  • Зарплатные ожидания — я сразу отметала людей, которые хотели либо слишком мало, либо слишком много денег. 100 тысяч платить ассистенту я не была готова, но и люди, которых устраивало 20 тысяч за фул-тайм вызывали у меня подозрение.
  • Часовой пояс — важно было, чтобы он совпадал с моим, или не сильно отличался (на час) — так как на той работе, в которую я хотела посвятить ассистента, часовой пояс был московский.
  • Опыт работы личным помощником руководителя — тоже очевидная польза — и если он присутствовал — для меня это был плюс, и повод задать вопрос на этапе собеседования о том, как происходило сотрудничество, что было хорошо, а что — не очень.

Итого, по этим критериям я собрала 5 человек, которые были для меня действительно релевантны.

Причины, по которым соискатели не проходили:

  • Невнимательность. Одна из главных причин — не видели ссылки на тест, не читали то, о чём просила.
  • Не было опыта работы именно с digital — просто просьба «забрать” от бухгалтерии / юридической составляющей и »мечта” работать удалёнщиком;
  • Хотели выбирать, чем именно заниматься. Кажется, с рутинными задачами нет сильного разбега в выборе, но “вот это делать не хочу” ставило меня в неудобное положение, и пришлось снова задавать себе вопрос, зачем мне нужен ассистент.
  • Отклики в формате — “очень нужны деньги, готов на всё, быстро обучаем”.

Собеседования

Собеседования я встраивала в график (заодно и смотрела на стрессоустойчивость к моей такой занятости). Двое кандидатов отвалилось сразу после тестового. А трое мне очень приглянулись.

Вопросы я задавала разные:

  • Расскажи про свой опыт работы?
  • Почему уходишь с текущего места?
  • Чем тебя заинтересовала вакансия?
  • Где ты сейчас находишься?
  • Как у тебя с английским?
  • Сколько проектов ты сейчас ведёшь?
  • Куда бы тебе хотелось развиваться (в каком направлении)?

Тестовые задания

После того, как осталось трое, мне захотелось посмотреть, как мыслит будущий ассистент. Я сделала интересное задание — собрать бэклог задач, и отсортировать их по похожим параметрам.

Пример тестового задания: использовала в формах вообще ВСЕ возможные варианты, которые приходили в голову для формулировки задач.

Также, мне хотелось бы повесить на каждую из задач метку, а также написать, по какому принципу ассистент их сгруппировали.

Также, я просила сделать 2 простые “задачки”:

  • Вам пришла задача « Брифинг рук-ля на поиск фрилансера по созданию mvp» — как вы будет ее решать? Результат можно выложить ссылкой на гугл-док / notion
  • Вам пришла задача: « Организация таблицы затрат на лендинг/подрядчиков + утверждение таблицы ». Как вы будете её решать? Результат нужно выложить ссылкой на гугл -документы / notion.

Кто‑то писал что‑то в духе “Ну я сначала прочитаю, что будет за MVP”, или мне нужны данные, откуда получать затраты — но мне хотелось бы просто понять, как мыслит человек.

Для того, чтобы закрепить понравившийся один из трёх результат, я предложила “оплачиваемую неделю” и выписала план дел и результаты, которые хочу увидеть.

Полное описание оплачиваемой недели и желаемых результатов.

По итогу тестовой недели я выбрала ассистента — и мы начали работать. В то время он жил с женой на Бали. К счастью, всё шло супер круто, и человек действительно подошёл — не потребовалось искать замену.

Что получилось в итоге

Удалось полностью отдать на ведение работу отправок коммуникаций. Ассистент полностью взял на себя работу со стейкхолдерами (запрос коммуникации, ответ по проведённой коммуникации). Высвободилось порядка 2 часов в день.

Создание документов и структурирование информации — это было одной из лучших историй работы с ассистентом. Это освобождало порядка 2-3 часов в неделю — а особенно впечатляли сравнения с конкурентами — готовую таблицу уже использовала для понимания УТП от конкурента.

Поиск коротких ответов для личных целей, а также формирование фреймворков для ответов. У меня было порядка 40 таких направлений. Одно направление — 15 минут.

Создание базы знаний. Создание картотеки всех ссылок, списков, важных, для каждого проекта.

Следить, чтобы я не забывала встречи/созвоны. Ассистент смотрит в мой список дел, находит там задачи и напоминает их сделать.

Важно сказать, что декомпозицией крупных задач я продолжала заниматься самостоятельно — но в целом, задачи, которые на мой взгляд, были менее важны — у ассистента получалось делать хорошо.

И еще большая «куча» менее частых дел, например:

  • Провести кастдевы;
  • Поднять трубку от клиентов (если тестирую гипотезу через лендинг);
  • Найти определённые запросы от журналистов в Прессфиде;
  • Уточнить условия для размещения/выступления;
  • Разобраться в от руки начерченных бумагах от заказчиков и перенести их в Миро.

В итоге один ассистент помогал мне освободить минимум 4 часа в день. Это время я тратила на “творчество” — думала о любимых гипотезах, подтверждала УТП, делала свои стартапы.

Чем всё закончилось

Мы работали 11 месяцев с ассистентом (начали 26 апреля 2023 года, закончили примерно неделю назад). За это время я стала спокойнее — перестала тревожиться понапрасну, если какая-то работа не сделана. В самый неподходящий момент я получила от него такого характера:

Скрин из ТГ - по итогу, он возвращался домой, и уже не мог заниматься работой.

Я попросила собрать все доступы и создать инструкцию для будущего ассистента, который будет со мной работать. Сказать, что это было неожиданно — не сказать ничего 🙁

И в конце, финально, уже получила следующую информацию:

Наверное, всё так и было, но смириться с этим было сложно.

Поэтому, сделала для себя вывод, что хорошо, что мы заканчиваем сотрудничество. И снова понимаю, что на этом пути “стартапоголика” — сложно без хорошего, но выгоревшего, как в этом случае, ассистента.

Возможно, кому-то мой опыт покажется полезным — к тому же, если вы привыкли просто размещать вакансию на HH, не особо заморачиваясь поисками: )

Что касается меня, то я буду искать немного другой формат взаимодействия, когда можно задвоить те, или иные функции конкретных ассистентов, но при этом не упасть в эффективности — сделать 2 должности, при этом разграничить их по продуктам — и дать возможность построить работу удобно по своим проектам.

Это сможет помочь и мне при потере хотя бы одного “бойца” оптимизировать нагрузку на оставшегося, и перераспределить потом на нового найденного человека.

Спасибо за внимание.

0
12 комментариев
Написать комментарий...
Ruslan Milevskiy

теперь не усну, нужен второй сезон со стороны ассистента, чтобы узнать все причины -_-

Ответить
Развернуть ветку
Margarett
Автор

Вообще, идея интересная - пригласить его рассказать, что же именно произошло :)

Ответить
Развернуть ветку
Mark Marlent

Вам важен был опыт руководителя или вы хотите человеческих сплетен? Если второе, боюсь статья Вам будет неполезна.

Ответить
Развернуть ветку
Ruslan Milevskiy

то есть, если сотрудник напишет статью со своей стороны, то это уже будет не сплетня, а статья и она будет полезная?
или вы прибежите и начнёте рассказывать, что это сплетни и ничего полезного нет?

выберите сторону, потом приходите со своим мнением

Ответить
Развернуть ветку
Алекс Мо

100 процентов 🌚 выгоревшие ребята обычно много интересного рассказывают, если там нет NDA. Но самые выгоревшие как раз работают под NDA 😁

Ответить
Развернуть ветку
Алекс Мо

Спасибо за ценную статью. Понравился системный подход к подбору ассистента, но как иначе у PO :D Забрал себе тест Адизеса для подбора.

Интересно, конечно, в связи с чем так выгорел ассистент и что было не так в его понимании во взаимодействии? Почему он считает, что ты считала его работу неудовлетворительной?) Или действительно ты с него в семь шкур спрашивала?).

И, если не секрет, то насколько вырос ассистент за почти год с 60 тысяч?

У меня был опыт, но скорее обратный в плане нагруза. Через несколько месяцев я понял, что ассистент просто пока не нужен и надо разобраться в своём личном планировании, а не в делегировании хаоса, поэтому расстались)

Ответить
Развернуть ветку
Margarett
Автор

Рада, что статья оказалась полезной.
Теперь отвечаю на вопросы.

Мне кажется, ассистент выгорел тем, что ему не хотелось браться за дополнительные виды деятельности (но я предупреждала о рутине). Возможно, это просто такой формат роста - и надо было давать больше задач. Но у меня не было времени на объяснение и погружение в новые задачи, а его личный онбординг в новое не происходил так, как нужно - как будто бы, проблема была в этом.

Новых задач сильно, именно поэтому, не прибавлялось - мне нужно было откатать процесс прежде, чем отдать его ассистенту. Вообщем, кажется, что затянувшаяся неопределённость подтолкнула его к выгоранию.

Поскольку НОВЫХ задач не было - он почти не вырос за это время.
А вот твой опыт тоже кажется очень интересным - сколько по времени у тебя был ассистент - хотя бы приблизительно? Мне хочется понять, сколько времени прошло прежде, чем стало понятно, что задач для него нет.

Ответить
Развернуть ветку
Алекс Мо

Спасибо за ответ! Очень схожа ситуация была с отсутствием времени на объяснение и погружение в новые задачи. Это стало триггером для обсуждения нашего дальнейшего взаимодействия.

У меня получилось 3 полных месяца после которых мы плавно расстались с передачей дел. В каких-то вопросах я действительно сильно разгрузился, но потом произошел потолок по отгрузке задач, дальше их просто не было, а всё, что было закрыто, всё автоматизировать либо захолдилось.

Ответить
Развернуть ветку
Алекс Мо

Уточню, что помимо трёх месяцев работы ещё можно добавить 2-3 недели обучения и онбординга.

Ответить
Развернуть ветку
Никита Панарин

Тоже не раз замечал, что спустя время ассистенты выгорают и падает их производительность

Ответить
Развернуть ветку
Алекс Мо

что вы с ними делаете, что они выгорают? :))

Ответить
Развернуть ветку
Никита Панарин

Заставляем работать за еду)

Ответить
Развернуть ветку

Комментарий удален автором поста

Развернуть ветку

Комментарий удален автором поста

Развернуть ветку
9 комментариев
Раскрывать всегда