Формальность vs Продуктивность. Личный опыт работы по Канбан-методу

Как контент-редактор перестал просто двигать карточки из «Очереди» в «Готово» и начал использовать Канбан на полную мощность.

Привет! Меня зовут Дарья, и я работаю контент-редактором больше четырех лет. Сегодня хочу поделиться своим опытом работы по Канбан-методу.

Важная ремарка. Я ни в коем случае не ругаю ни свою команду, ни компанию, в которой работала. Это просто история о том, как мы внедряли Канбан, с какими сложностями столкнулись и как в итоге их решали. Надеюсь, что для кого-то мой опыт окажется полезным.

Началось всё в ковидном 2020, когда множество профессий бесповоротно переехали на удаленку. Когда я перешла на новое место работы, мне пришлось знакомиться с разными инструментами для работы из дома, такими как Notion, Miro, и, конечно же, Kaiten. Практически вся компания визуализировала задачи именно в нем.

PR-направление, в котором я работала, не было исключением. Наша команда разделялась на 5 направлений: тексты, email, SMM, видео и event. Для визуализации задач у нас было целых 2 пространства в Kaiten:

Оба PR-пространства выглядели идентично. На них была простая, но большая доска из 4 колонок:

Также доска разделялась на дорожки. Всего их было 5, как и направлений в нашей команде.

Я как копирайтер работала на отдельной дорожке «Тексты». В мои задачи входила подготовка статей для блога компании, написание пресс-релизов, подготовка текстов для лендингов и другие разноплановые задачи.

Но два пространства и такая структура досок добавляла проблем.

Попробую объяснить суть на примере.

Работа с текстами подразумевает постоянное общение с разными специалистами. Ими могут как коллеги из команды (SMM-специалист, редактор, корректор), так и заказчики из других команд (SEO-специалист, дизайнер, работник службы поддержки).

Представим, что мне нужно подготовить текст для лендинга. SEO-специалист собирает для меня ТЗ и кладет задачу с ним на внешнюю доску.

Чтобы начать работу, я должна создать отдельную карточку на внутренней доске. Она будет находиться в колонке «В работе».

Когда я готовлю черновой вариант текста, наступает этап согласования — колонка «На проверке». Мне нужно передать его редактору из команды, согласовать с продакт-менеджером, который отвечает за услугу, отправить текст SEO-команде, корректору и дорабатывать материал после каждого согласования. Только после этого задача может считаться завершенной.

Как видите, сотрудников, с которыми нужно согласовывать работу, достаточно много. Проблема в том, что у большинства из них не было доступа ни к внешнему, ни к внутреннему пространству. Поэтому каждjve мне приходилось писать в личку.

Дискомфорта добавляло то, что у нас было несколько чатов: кто-то предпочитал HangOuts (встроенный чат в Google-почте), кто-то — Telegram. Некоторые заказчики пытались работать через доску. Поэтому мне приходилось регулярно прыгать по разным сервисам.

Часто ребята оставляли правки прямо в чате. А если я работала над несколькими текстами сразу, то и правки нужно было соотносить из разных чатов. Хотелось тихонечко заплакать или вообще уволиться.

Получалось так, что карточка могла неделями лежать в колонке «На проверке». Заказчики, которые пользовались доской, приходили, открывали карточку и не понимали, о какой проверке идет речь. Ведь карточка абсолютно пустая: нет ни комментариев, ни сроков, ни ссылок.

Добивающим ударом по морали и продуктивности стали 2 пространства и сама структура доски. Мало того, что колонки не отображали реальных этапов работы с текстом, так и мне еще постоянно приходилось прыгать между внешним и внутренним пространством.

Плюс всё просто смешалось в одну кучу. В колонке «Очередь» лежали не только мои разные задачи (статьи, лендинги, пресс-релизы, сценарии к видео и др.), но и карточки других сотрудников, которые занимались текстами.

Было непонятно, какие задачи срочные, к какому сроку они должны быть выполнены, с кем их нужно согласовать и кто вообще должен подхватить задачу из очереди.

Бывали и ситуации, когда ко мне приходил заказчик и негодовал: «Где текст, у вас задача уже месяц на проверке!» А я просто не могла дописаться до коллеги в чат.

Настал день, когда я почувствовала, что не хочу браться за тексты и пытаться привести в порядок хаос, который с каждым днем только увеличивается. Пожаловалась коллеге. Оказалось, что вся команда ведет задачи в Trello, а в Kaiten просто двигает карточки из «Очереди» в «Готово». Я решила сделать личную доску, раз так было проще.

Не скажу, что это облегчило мою жизнь. Я смогла только добавить дополнительные колонки на свою доску, чтобы задачи не лежали бесконечным списком в колонках «Очередь» и «На проверке».

Но общаться так же приходилось через чат, километровая очередь из задач всё так же давила на мораль, тексты согласовывались месяцами, и заказчики всё равно не понимали, когда будет готово.

Так я и работала около года: нервничала, вела доску в Trello, а в Kaiten двигала карточки сразу в «Готово».

Всё изменилось в 2021. Тогда хакеры взломали данные российских компаний в Trello. И хоть нас это не коснулось, мы в PR поняли, что нужно срочно переносить все задачи в безопасный Kaiten и выстраивать все процессы в нем.

Любое новое начинание, будь то похудение, прохождение курсов или переход в новый сервис, начинается с головы.

В нашем случае вся команда приняла решение улучшить работу и коммуникацию с коллегами с помощью Kaiten. Поэтому период настройки и адаптации к новому сервису у нас прошел гладко. Все были заинтересованы в переменах — без хватания за костыли.

Также нам очень повезло, что в компании была команда ребят, отвечающих за гибкие методологии. Мы попросили их помочь нам организовать доски и процессы так, чтобы стать эффективнее.

Выделю ключевые этапы, которые помогли нам повысить продуктивность.

Для начала нам сделали отдельные пространства для направлений. Так каждая команда в PR смогла максимально подробно визуализировать этапы своей работы и проводить через доску больше мелких задач.

Но, чтобы не терять связь и продолжить совместную работу, мы выдали доступ всем членам своей команды. Так мы могли обсуждать задачи прямо в комментариях. И при необходимости ребята становились нашими заказчиками и сами создавали карточки.

Мы на пространстве «Тексты» сделали отдельные дорожки под разные типы задач:

Чтобы подробно отобразить этапы работы с текстами, мы добавили колонки. Получилось их всего 7:

Благодаря этому стало понятно, на какой именно проверке и у кого находится текст. А задачи перестали смешиваться: у каждого вида была своя дорожка и отдельная очередь.

Почти сразу для колонки «В работе» нам установили WIP-лимит. То есть мы установили ограничение на количество задач, которые одновременно могли находиться в работе. Например, в колонке «В работе» могло быть не более 5 карточек. Лично я готова была молиться на эту функцию.

До этого я жила в ощущении бесконечного завала. И с завершением нескольких задач не чувствовала никакого морального удовлетворения. Плюс задачи мне часто отправляли через чаты. Поэтому руководитель не видел полную картину моей занятости.

Как только все задачи, за которые я отвечаю, были показаны на доске, тимлид понял, что я беру в работу больше карточек, чем должна. И часть текстов он передал другому сотруднику.

Мы решили устроить тест-драйв новой доски и поработать с ней 2 недели. После этого устроили встречу с коучем, который помогал нам отобразить все этапы на доске. До этой встречи мы заранее записывали вопросы, пожелания и любые моменты, которые были непонятными в работе по Канбан-методу.

После нескольких встреч мы добавили весь недостающий функционал на нашу доску и пригласили внешних заказчиков — сотрудников других команд. Рассказываю подробнее, какие функции мы использовали.

Так как мы часто работали с коллегами из других команд, то решили создать шаблонные карточки. В Kaiten это можно сделать с помощью типов. Например, у нас появились типы: «Статья», «Пресс-релиз», «SEO», «Новость» и другие.

Для каждого из них мы настроили шаблон. Благодаря этому прямо внутри карточки появлялся текст-подсказка, как нужно поставить нам задачу, — описать ее, какие ссылки приложить, указать срок, добавить круг лиц для согласования и т. д.

Также для созданных типов мы добавили обязательные поля. Например, для нас крайне важны были дедлайны. В Kaiten их можно указать с помощью пользовательского поля «Срок».

Дедлайн отображается как внутри карточки, так и на ее фасаде. В зависимости от приближения выбранной даты, плашка со сроком будет менять цвет:

Также есть возможность поставить значок «Срочно» и указать время, к которому часу нужно закончить работу. Эта функция была особенно актуальна для новостей и пресс-релизов, которые должны быть выложены строго до определенного времени.

Есть и другие пользовательские поля: бюджет, метки, размер и др. Каждое из них помогает визуализировать нюансы по задачам или приоритизировать их. Но мы в команде использовали только поле «Срок».

Чтобы не упустить ни одной детали, мы добавили в работу чек-листы и связывали карточки вместе. Например, когда SEO-специалист приносил нам пачку задач (например, 7 ТЗ), мы разбивали задачу на более мелкие кусочки.

Так и карточка не висела на доске мертвым грузом, и сотрудники с заказчиками отслеживали актуальный статус.

Такой подход помог ускориться не только копирайтерам, но и другим зависимым друг от друга командам. То есть SEO-специалисту не нужно было ждать, когда будут готовы все тексты. Он мог постепенно забирать материалы и передавать их дальше (в дизайн, верстку). А значит, бизнес получал выгоду быстрее.

Также для колонки «На проверке» мы настроили автоматический чек-лист. Например, каждая SEO-статья должна быть проверена в сервисе-помощнике: в Антиплагиате, Ашманове, Главреде и др.

Поэтому, когда задачу передвигали в колонку «На проверке», внутри карточки автоматически создавался чек-лист. Сотрудник должен был отметить все пункты списка, чтобы передвинуть карточку в следующую колонку. Если этого не было сделано, то карточка подсвечивалась специальным сигналом.

Еще одной функцией Kaiten, в которой мы очень нуждались, стали блокировки. Как я уже говорила, работа с большинством текстов — это про постоянное общение с коллегами из самых разных команд. Поэтому их завалы или отпуска напрямую влияют на нашу работу.

Чтобы визуализировать зависимости, мы блокировали задачи. Крутая фишка блокировок в Kaiten в том, что прямо в карточке можно указать причину, почему задача стоит на месте.

Однажды мне «по наследству» достался текст от копирайтера, который ушел из команды. Это была SEO-статья, у которой был заказчик. Она была уже написана, мне нужно было всего лишь согласовать материал с продакт-менеджером и опубликовать его.

Первые месяцы SEO-специалист приходил ко мне в личку и постоянно спрашивал: «Ну-шо-там?» А я, в свою очередь, пушила PM-a, который обещал посмотреть материал «завтра».

Небольшой, но забавный спойлер — это «завтра» наступило только спустя 11 месяцев.

Но, когда заблокированная карточка лежала на доске, у заказчика не было ко мне вопросов. Он видел, как я пушу PM-a в комментариях, что регулярно напоминаю ему про статью, но подвижек не было.

В шутку мы с ребятами начали считать месяцы в блокировке, представляя одну беременную женщину. Когда срок перевалил за 9 месяцев, мы так и написали на плашке: «Женщина уже родила ребенка, а Сергей до сих пор не посмотрел текст». Это стало нашим локальным мемом.

У каждого из нас есть регулярные, повторяющиеся задачи. В Kaiten можно создавать карточки по расписанию, чтобы не делать их каждую неделю, месяц или другой срок вручную.

В нашей работе было много таких задач. Например:

Такая автоматизация рутины не только помогала не забыть о задачах, но и экономила немного времени.

Проработав по Канбан-методу для галочки около года, я оценила все преимущества этого метода.

Изначально наша работа была похожа на недоделанный пазл. Карточки, как отдельные детали, просто лежали в разных местах. Каждый сотрудник работал в Trello, а в Kaiten двигал карточки из «Очереди» в «Готово». Картинку происходящего с пониманием актуального статуса просто невозможно было собрать.

Всё изменилось, когда мы приняли решение перенести процессы в единое пространство. К сожалению, у меня уже давно нет доступа к нашему пространству, чтобы поделиться статистикой. По воспоминаниям и личным ощущениям моя продуктивность выросла чуть ли не в 3 раза.

И последнее, но не по важности. Лично у меня прошла апатия, открылось второе дыхание, а с ним — мотивация работать больше и больше. Согласитесь, куда приятнее каждый день перетаскивать задачи в «Готово», отмечать галочками чек-листы и видеть зеленые плашки со сроками, потому что ты всё успеваешь.

Отчасти из-за этой истории я когда-то ушла работать в Kaiten — я ощутила пользу сервиса на себе. И захотела помогать пользователям улучшать свой опыт работы по Канбан-методу.