Фреймворки корпораций для всех

Что делать, если нет многомиллионных бюджетов на консультантов и ИТ-системы? Как построить эффективные процессы и управлять рисками без дорогих корпоративных решений? Как внедрить подходы и инструментарий больших корпораций, но в малом и среднем бизнеса? Предлагаю взять самое эффективное от крупных международных, котируемых на биржах, компаний и применить у себя, но без расходов, которые несут на это корпорации.

Мне близки идеи Ричарда Коха из книги “Simplify”, изданной на русском как “Сила упрощения”. Во многом они, кстати, пересекаются с тезисами про вред сложных конструкций и излишнего теоретизирования от известного практически всем Насима Талеба, автора концепции “черных лебедей”.

Суть в том, что для успеха идеи надо ее предельно упростить и реализовывать, не добавляя “улучшения”, а наоборот - избавляясь от лишнего по ходу проработки. Аналогии такого подхода в бизнесе окружают нас со всех сторон в виде привычных уже продуктов и сервисов. Самые востребованные (и зачастую наиболее прибыльные в производстве и реализации) вещи имеют одно ключевое потребительское свойство, которое не забивается дополнительными функциями, лишним дизайном и прочими “завитушками”.

Так же, как и в случае с потребительскими продуктами и услугами, в части построения внутренних процессов в компании имеет смысл идти путем функционального упрощения. Следует изучить основные операционные процессы, влияющие на создание стоимости (потребительские качества), и, отсекая необязательные усложнения, описать все ключевые точки контроля и принятия решений.

Небольшие компании привыкли, что их противопоставляют корпорациям - якобы они не такие умные и эффективные, менее технологичные, далеко не умеют (или далеко не так умеют) планировать, а мотивировать - тем более. Конечно же это не так. Особенно в современном мире технологических инноваций, которые позволяют декомпозировать, наглядно визуализировать, протестировать процессы, провести быстрый анализ. Делать все это уже в том числе с применением инструментов машинного обучения ChatGPT и прочих нейросетевых инструментов, например YandexArt - для генерации изображений, как на обложке статьи.

Но давайте определимся с тем, что же является основой каждого бизнеса - что отражает уникальность компании, но в то же время основано на одни и тех же принципах, какие процессы универсальны.

В первую очередь - это мотивация сотрудников, команд. На людях держится любой бизнес, любое начинание. Без мотивированной команды (даже если это несколько человек), всегда знающей, что они делают и зачем, не получится создать успешный проект, который стабильно развивается. Выработкой и фокусировкой целей, мотивацией команды руководителю требуется заниматься постоянно - по сути, это ключевой навык предпринимателя и руководителя.

Для формирования правильной корпоративной культуры, мотивирующей людей не просто делать свою работу, но самостоятельно ставить амбициозные цели и достигать их без микроменеджмента со стороны руководства - кажется, что для этого необходимо, чтобы сошлось множество факторов. Тем не менее, большая часть из них поддается организации и находится в границах контроля грамотного руководителя, если он сам стремится сделать хорошо для компании, команды и самого себя.

Среди фреймворков для организации здоровой рабочей среды я бы выделил несколько, относящихся к корпоративной культуре:

• Встречи 1-1: Регулярные встречи один на один - основа мотивации членов команды и персональной фокусировки. Нет более эффективного и простого инструмента для работы с прямыми подчиненными, организации обратной связи, а также базового риск-менеджмента и внутренних контролей.
• Командные встречи: Еженедельные встречи команды с обсуждением фокусов каждого в работе на неделю, требуемых от коллег и руководителя ресурсов и поддержки, определением общих приоритетов и синхронизацией по срокам. Лучше проводить в первой половине дня в понедельник - не слишком рано, но так, чтобы настраивало с начала недели на правильный рабочий ритм и фокусировало каждого на важном.
• Ретроспектива: Встречи-ретроспективы (ретро) для команды. На ретро обсуждается завершившийся период, с голосованием и разбором того, что помогало, а что мешало в определении фокуса и достижении общих и индивидуальных целей.
• Подготовка встреч: Необходимо завести в компании правило, что никто не может собрать встречу без описания вопросов и задач, которые необходимо обсудить, а также ожидаемого от каждого участника действия или экспертного вклада. В крупных компаниях это называется “протокол встречи”.
• Employees Handbook: Вынесение ключевых общекоропоративных знаний и ценностей в отдельный документ, который можно собирать в Notion или другом аналогичном сервисе, а можно и просто в рамках презентации или pdf-документа.

Важно: Руководители и собственники бизнесов, не игнорируйте потребность в наглядном и доступном своде правил и ценностей компании. Многие почему-то полагают, что их корпоративная культура просто так впитывается новым сотрудником при подписании трудового соглашения, что ценности и правила компании прошиты каждому будущему работнику их бизнеса в сознание при рождении.

Ценности и правила формируются постепенно, придумать и внедрить их сверху не получится, это набор конкретных людей, мотивов и ежедневного взаимодействия, интуитивное понимание, как и что мы делаем, что приемлемо, а что - нет. Но формировать нужные паттерны и отсеивать, демотивировать вредные - это каждодневная задача собственников и руководителей.

Проанализировать свою культуру и описать ее будущее желаемое состояние - это очень важная задача, реализуемая через Employees Handbook, или книгу-справочник сотрудника. Важно понимать, что описанные ценности и правила должны отражать не вымышленную идеальную культуру и эфемерные цели, а реальное состояние дел (амбициозность, безусловно, должна быть - иначе не будет мотивации).

Далее - планирование деятельности и результатов. Даже небольшой проект, подготовку MPV продукта невозможно провести без планирования ресурсов и определения успешных результатов наперед. Что же говорить о растущем бизнесе с десятками или даже сотнями сотрудников - тут планирование экзистенциально важно.

Планирование в свою очередь невозможно без анализа текущих цифр, принятия решений на основе данных. Необходимо выработать и регулярно предоставлять командам простые отчеты о доходах и расходах, научить их правильно читать, обсуждать динамику показателей и требуемые инвестиции просто и доступно - буквально на пальцах, но на базе цифр, а не ощущений. Кстати, у меня есть подробная статья про командные PnL.

Понятно, что есть профессиональные финансовые системы, наподобие 1С, есть сложные ERP, объединяющие под капотом операционные процессы, взаимодействие с клиентами, HR-функции, многое другое (но все это редко используемое в полной мере, как правило, внедренное лоскутно и поддерживаемое несистемно), есть также различной глубины кастомизации BI-системы. Между тем, до внедрения любой любой системы необходимо разработать и интегрировать в процессы компании элементарные операционные фреймворки. Это буквально на уровне здравого смысла, но именно поэтому часто игнорируется, не систематизируется менеджментом.

• Чек-листы: Описание процессов через чек-листы помогает структурировать операционный процесс, выдели в нем контрольные точки, а также подготовить почву для внедрения базовых элементов контрольной среды.
• Excel-этап: Любая автоматизация имеет смысл только, если процесс описан и многократно отработан вручную, возможно на базе электронных таблиц, включая описание процесса, его контрольных точек, прохождение нескольких циклов. Это верно как для операционных процессов, так и в финансовых, например - сбора управленческой отчетности. Я называю это “Excel-этап”.
• Ответственность: На каждую существенную метрику, процесс, проект должен кто-то отвечать, желательно с бэкапом на случай отсутствия. Этот человек несет персональную ответственность за показатель, успех или неудачу в проекте или процессе.
• Тасктрекинг: Каждую существенную задачу корпорации заносят в специальную систему трекинга с параметрами, сроками и исполнителями. Любая компания может использовать для этого общепризнанные разработчиками международные системы Youtrack, Jira, Notion, российские и другие локальные аналоги.

Следующий ключевой аспект - управление активами. К активам относятся не только деньги, оборудование и недвижимость, но также обязательства клиентов и партнеров по договорам, нематериальные активы, наподобие программного кода или баз данных. В работе с ресурсами, и особенно - деньгами, не должно быть места спонтанности и неопределенности. Только детальное планирование и скрупулезный расчет. Только такие предприниматели выживают.

• Планирование расходов должно быть всегда, причем гибкое, подстраиваемое под неопределенность бизнес-среды;
• Платежи должны быстро выходить, но только системно и по согласованию (уровни согласования и регулярная проверка - обязательны);
• “Вне бюджета” долго прожить не получится, но можно (и нужно) внедрять умный подход “beyond budgeting”.

Последний, но совсем не периферийный по важности, фактор регулярного успешного менеджмента - управление рисками. Руководителю (команды, проекта, компании, корпорации, фонда) необходимо постоянно сочетать в себе два противоположных качества - являясь всегда оптимистичным и деятельным предпринимателем, готовым работать и достигать цели, несмотря ни на какие трудности и ограничения, оставаться одновременно предусмотрительным и осторожным риск-менеджером, который оценивает угрозы и старается предотвратить любые негативные события.

Между тем, можно (и нужно) построить:

1) эффективный и гибкий процесс планирования и подготовки управленческой отчетности,

2) внедрить проактивное стратегическое управление рисками,

3) настроить работающую и легко настраиваемую систему внутренних контролей,

4) создать прозрачную и адаптивную к индивидуальным ситуациям систему целеполагания, а вместе с ней и

5) программы вознаграждения и долгосрочной мотивации, позволяющие объединить цели сотрудников и акционеров компании.

Все это можно сделать, не используя сложные системы автоматизации, не привлекая дорогих консультантов, не нанимая армию выпускников из университетов “лиги плюща”.

Для организации планирования, управления активами и выстраивания контрольной среды в бизнесе можно перечислить несколько основополагающих подходов:

• Why (Зачем): Определение целей на базе методики Саймона Синека - с постановкой вопросов “зачем” вместо “почему”. Вернее, важно ответить себе и на “почему”, а дальше уже на “зачем”, после чего сверить результаты и определить требуемые корректировки, наметить действительно важные и мотивирующие цели и соответствующий план действий.
• OKR: Использование методики Objectives and Key Results (OKR) для постановки целей, фокусировки деятельности сотрудников, оценки результатов. Можно создать форму и заполнять ее в онлайн-таблицах, что позволяет достаточно гибко настраивать и дорабатывать форматы практически моментально.
• SMART: Постановка четких, измеримых и достижимых целей, планирование результатов по методике SMART (Specific, Measurable, Achievable, Relevant, Time-bound).
• Beyond Budgeting: Элементы гибкого планирования и бюджетирования может внедрить компания любого размера и степени развития, используя соответствующую методологию, здравый смысл и электронные таблицы.
• Риск-менеджмент: По аналогии с гибким планированием базовый анализ угроз бизнес и контроль за рисками может быть систематизирован в электронных таблицах, с соответствующей методологией расчета потерь и определением зон ответственности исполнителей.
• Контроль расходов: Не обязательно внедрять сложные системы бюджетирования или загонять всех менеджеров в (ненавистный им) 1С - можно быстро, просто и доступно для пользователей внедрить одобрение платежей на базе того же тасктрекера, который применяется разработчиками и продуктовыми менеджерами.
• Оценка персонала: Не нужна отдельная дорогостоящая (или просто еще одна) система для целей регулярной оценки сотрудников - в Notion и аналогичных сервисах реализованы форматы для проведения оценки персонала, можно настроить права доступа, сроки, отрегулировать запрет на правки после определенной даты.

Впрочем, талантливые сотрудники вам все равно понадобятся, но их можно нанимать точечно и использовать со значительным эффективностью, если правильно выстраивать отношения с ними и помогать определяться с личными целями и приоритетами (вот статья про персональные OKR и счастье). В свою очередь, если вы преуспеете в создании доброжелательной и креативной корпоративной культуры, то такие работники будут идти к вам за той самой свободой в работе и реализации идей (причем из компании в компанию много-много лет).

Я убежден в том, что в основе любого процесса лежит индивидуальный анализ проекта и процессов в нем, точечное применение адресно настроенных фреймворков с тщательным описанием операций, и дальше передачей работы разумному, правильно мотивированному на общие результаты компании и команды, персоналу.

Кажется, что это само собой разумеющиеся шаги, основа организации любой командной темы. Почему же все компании не внедряют простые и недорогие инструментарии, не строят процессы сразу как положено, а не как придется. Ведь когда мы планируем построить дом, то понимаем, что надо предусмотреть с самого начала организацию пространства, эргономику дизайна, удобство расположения ключевых ресурсов в нем. Это звучит так банально, но в жизни удивительно редко реализуется (в том числе и в строительстве).

Практически повсеместно мы видим, что какой-то из обязательных подготовительных этапов пропущен или проработан недостаточно глубоко, или же последующие процессы оставлены на немотивированный и не обученный персонал. Существенной проблемой также является то, что люди немного не доделывают на каждом шаге процесса (а руководители в свою очередь не досматривают - сами не дорабатывают), а в итоге общий результат получается не совсем тем, операции работают не так, как ожидалось, а рисковые события реализуются значительно чаще предусмотренного.

Список базовых фреймворков можно продолжать и продолжать, и, возможно, я однажды напишу книгу-справочник об инструментах для управления и организации операций, которые можно быстро и сравнительно легко внедрить, практически без дополнительных затрат, а польза от них многократно оправдает усилия. Это работающие на практике способы улучшения бизнес-процессов, которые далеко не всегда полноценно реализуются в крупных компаниях, но которые точно дадут результат всем - от временных проектных команд, берущихся за некоммерческий проект, до мультинациональных бизнесов, оперирующих миллиардами долларов.

Эти и другие фреймворки описаны в моей книге и блоге. Подписывайтесь на мой телеграм-канал CFOblog, а также читайте книгу “Профессия финансист. Как в современном бизнесе мотивировать людей и управлять деньгами, не забывая про риски”. И в книге и в блоге много про простые и доступные всем методики построения эффективной организации, мотивацию и командное развитие.