Как работать по 3-4 часа в день и быть эффективнее других

На конференции Chipec-5, которая состоялась 14 марта в Красноярске, генеральный директор digital-агентства IBRUSH Павел Красавцев выступил с докладом, в котором рассказал о том, как ему удается работать в условиях многозадачности и быть эффективным. Мы решили, что в настоящий момент вопрос эффективности для многих стоит очень остро, поэтому велкам к прочтению.

Меня зовут Павел Красавцев и вот уже 15 лет я занимаюсь дизайном, разработкой и управлением проектами в области цифровых продуктов. Последние 8 лет руковожу интернет-агентством IBRUSH, которое решает бизнес-задачи клиента в сфере е-commerce.

У нас много разных клиентов, у которых много проектов и задач. Помимо этого нужно выстраивать процессы внутри компании и вести полноценную управленческую деятельность. Учитывая все это, в какой-то момент у меня возник вопрос:

Изучил множество методологий, практик и в итоге выбрал сразу несколько, но тех, которые очень удобно дополняют друг друга. Я пришел к такому решению, когда пытался внедрять в компании то, что было в книгах в чистом виде, и это далеко не всегда получалось без дополнительных изменений. Нужно понять суть и дорабатывать методологию так, чтобы вам было комфортно с ней работать. Не рассчитывайте на то, что все заработает с первого раза. Это точно так же, как нельзя начать кататься на велосипеде с первого раза. Иногда могут пройти годы, пока вы найдете свою формулу. Главное – стремиться к этому.

У всех у нас есть общие и различающие нас черты. Но точно одинаково одно – время, по которому мы живем. На самом деле нет цели работать 3 часа в день, а остальное тратить на отдых и т.п. Есть цель грамотно применять практики и методологии для эффективной работы. А потом сделать выбор:

Особенно важным и заметным это становится, когда в жизни появляются новые обстоятельства. Например, семья. И в эти моменты умение быть эффективным в условиях многозадачности становится просто необходимым. Многие великие люди говорили весьма правильные вещи о работе.

Все эти высказывания про одно и то же: не все действия полезны и эффективны.

Поэтому мой подход строится на 3 факторах:

• Эффективно фигачить и всё успевать.
• Научиться делать то, что нужно, а не то, что нравится.
• Сподвигнуть к этому окружающих, с кем работаешь.

Нужно что-то менять, если:

• Недоделанных до конца задач становится всё больше.
• Забываете кому-то ответить, проверить, написать.
• Не знаете, что сегодня точно нужно сделать, а что – нет.
• Постоянно приходится задерживаться на работе .
• Вам кажется, что кругом хаос, вы в вечном цейтноте.
• Дома думаете о работе, проектах, не можете уснуть.

Рассмотрим методологию GTD, которая придумана Дэвидом Алленом.

Мозг может истощиться, если пользоваться им необдуманно. Это очень заметно, например, когда уже в середине рабочего дня невозможно эффективно работать, и ты находишь причины не делать то или иное. Макс Дорофеев говорит о некой шкале драйва или шкале энергии и факторах, которые могут её понижать или повышать. Наш мозг разделён на сознание и подсознание. Сознание – это наша быстрая оперативная память, а подсознание – то, что мы запоминаем надолго. В первую очередь, задачи попадают в сознание, где мы принимаем решение, что делать. Зачастую мы не можем выполнить это сейчас и пытаемся запомнить. А теперь представим, что задач 10-15 или больше. Естественно, выполнить это все сразу не получится, поэтому все попадает в наше подсознание с целью запомнить это и выполнить позже. Это транзакция сверху вниз. Каждая такая транзакция понижает нашу шкалу драйва. Дальше эти задачи вы вспоминаете и перемещаете в сознание, но опять не можете сделать что-то прямо сейчас, вы повторяете транзакцию сверху вниз снова и снова. И это крайне негативно влияет в итоге на ваше состояние.

Например, в середине дня вы вспоминаете, что нужно купить молока. И эта задача выпрыгивает у вас в течение дня, что да, надо не забыть купить молока. Но сейчас вы этого сделать не можете, поэтому что вы делаете? Опять опускаете ее туда в подсознание. И эта маленькая задачка уже дважды запомнена, дважды потрачены ресурсы вашего мозга на неё, и она дважды понизила шкалу вашего драйва. А теперь хорошая новость. Шкала драйва восполняема. То есть вы можете на неё влиять, вы можете ей управлять. Вместе с ней пополняется ваша работоспособность, если вы доводите задачу до конца. Это транзакция вверх. То есть когда задачка улетает куда-то наружу с сообщением, что “все выполнено” и можно о ней забыть. В этот момент шкала драйва растёт. Это очень важно осознать. Все, что мы запоминаем в голову, все это снижает работоспособность, а все, что мы забываем, потому что выполнено, нашу работоспособность повышает.

Ключевые тезисы:

• Сознание – рабочее пространство, где мы думаем.

• Подсознание – вообще непонятно как устроено.

• Драйв – наше желание работать.

• Задача попадает в мозг, возникает реакция мозга: «Надо что-то с ней сделать».

• Если не выполняем задачу, то она остается в подсознании и снижается драйв.

• Головой надо думать, для запоминания есть другие инструменты.

• Мозг эффективно работает только над одной задачей.

• «Вещи не на своем месте» заставляют мозг тратить энергию. Надо избавляться.

Касательно последнего тезиса расскажу чуть подробнее. Мысли, которые лежат не на своем месте – это прочие раздражающие факторы, негативно влияющие на наш мозг, на работоспособность. Например, у вас на столе лежит книжка, которую вы давно хотите прочитать. И каждый день, проходя мимо, вы на неё смотрите, и у вас происходит транзакция из подсознания. Вы думаете, что надо ее прочитать. Но читать сейчас вы ее не будете. И послезавтра вы повторите то же самое. С точки зрения GTD-методологии (в некоторых моментах доходящей до абсурда) эту книжку надо убрать со стола и куда-то спрятать. Но есть правильный инструмент, который позволит запланировать ее прочтение. О нём я расскажу дальше.

Во всех учебниках, книгах про GTD-методологию вы будете встречать термин “пустой инбокс”. Почему именно инбокс? Это весьма зрелая методология, и когда ее придумали, не было такого количества мессенджеров, как сейчас. Тогда основным рабочим инструментом была электронная почта. Люди озадачивались тем, как этот инструмент поддерживать в порядке. Метод пустого инбокса звучит следующим образом: папка “входящие” должна быть пустой. Если у вас в папке “входящие” остаются какие-то письма, то когда вы идете смотреть важное вновь пришедшее письмо, вы все равно, хотите того или нет, опустите глаза посмотреть, что у вас там написано. И видите какое-то письмо, на которое вы не ответили, потому что не хотите или не знаете, что ответить. Опять же произойдет транзакция сверху вниз, которая опять вам скажет, что надо это запомнить и не забыть. А как мы помним, такая транзакция снижает работоспособность, и запоминать мы ничего не будем. Поэтому в современном gmail или других почтовых сервисах есть уникальная кнопка “архивировать”. А еще есть прикольная функция, когда письмо можно отправить себе еще раз. Это удобно.

Есть такие программы, сервисы, которые легко гуглятся по запросу “GTD сервисы”.

Например, я использую самый простой, который можно придумать – Doit.im. Очень часто люди говорят: «Зачем нам использовать сервис, задачник? Мы тут все и так программисты, и у нас у всех есть джира, мегаплан и тп». Важный атрибут GTD-методологии – возможность поставить себе задачу максимально легко и просто. Буквально в одно движение или одно касание. Все перечисленные выше сервисы сложные. Чтобы там поставить задачу, нужно нажать кучу кнопок, описать задачу, выбрать ответственного, поставить сроки и так далее. Это не подходит. GTD-трекер должен быть максимально простым. То есть единственное, что можно в нем сделать – это вот буквально написать одну строчку. Что еще там должно быть? Приоритезация задач: что выше делаем, что ниже. И еще одна немаловажная функция – это планировщик, куда мы можем задачу переместить. В рамках GTD-методологии у нас должна быть возможность отправить задачу себе куда-то в будущее, чтобы не запоминать, например, на завтра или на определенную дату в календаре.

• Задачи хорошо и понятно сформулированы, начинаются с глагола.

Первый базовый принцип GTD-задачника – задачи должны называться просто и понятно. Задачи должны называться так, что если тебя ночью разбудят и спросят, то ты все равно поймешь, о чем там речь и что надо делать.

• Крошечные задачи делаются сразу.

Задачи, которые занимают минимум времени, нужно делать сразу и не вносить их в трекер.

• Сначала маленькие задачи, потом большие .

Маленькие задачи делаются первыми, потом задачи побольше и потом самые большие. Мы помним, что повышает наш драйв факт выполнения, а понижает – транзакция из сознания в подсознание. Если мы сначала будем делать большую задачу, то в это время будут прилетать маленькие, которые не будут выполнены. Они постоянно будут понижать нашу шкалу драйва. И в конце дня вы можете не успеть сделать не только ту одну большую задачу, но и множество мелких.

• Совсем огромные задачи никогда не сделаются. Их нужно декомпозировать на маленькие и средние.

Что же делать с такими большими задачами, которые никогда не делаются, следуя этой методологии? Эти задачи нужно декомпозировать и разбивать на маленькие. Например, написание диплома. Огромная задача. По GTD правильно делать ее по кусочкам: сегодня сделать титульный лист. Это маленькая задачка, которая включается в список, и проект будет двигаться.

• Периодическая переоценка списка задач

После выполнения каждой задачи мы возвращаемся к списку и смотрим, что нам надо сделать. Дальше идем во все места, куда нам могли прилететь задачи: почта, мессенджеры и тд. Смотрим, что оттуда является задачей и присваиваем ей приоритет.

3 принципа работы с задачами:

1. правильная постановка;

2. приоритезация;

3. и периодическая расстановка задач в течение дня.

Есть 2 побочных действия со всеми, кто начинает этим пользоваться.

Первое (не самое страшное) – вы разучиваетесь запоминать что-то в принципе. И так получается, что если вы что-то не записали, то точно забыли.

Второе побочное действие, которое особенно важно для тех, кто кем-то управляет, у кого в подчинении есть люди и кому термины “стратегия” и “планирование” не чужды. Дело в том, что в какой-то момент целью вашей жизни становится сделать побольше задач. Это превращается в делание ради делания. Возникает вопрос: «А ради чего я это делаю и почему это не делает кто-то другой?»

Для того, чтобы разобраться в том, что делать надо, а что не надо, приходится думать. В обычной жизни мы почти не думаем. Мы живем и действуем зачастую рефлекторно. Единственный способ это решить - думать по расписанию, как бы абсурдно это не звучало. Для этого надо разобраться в вопросе планирования. Есть крутой практик планирования Александр Фридман. В действительно мало кто из вас сможет похвастаться планированием на месяц, на год. Я пришел к этому некоторое время назад и стал планировать все и даже встречи с друзьями, потому что если ты и не планируешь, то они не случаются.

Александр Фридман предлагает в своих учениях планировать с помощью так называемых майндмэпов. Он вводит понятие трехуровневой декомпозиции: проект, задача, мероприятия. При этом декомпозиция на уровне мероприятия – это самый последний уровень, то есть это те задачи, которые можно брать и непосредственно делать.

Например, у HR есть проект «Найти дизайнера», который может состоять из множества других задач. Одна из них – опубликовать вакансию. Она будет состоять из мероприятий: отправить счет в бухгалтерию, чтобы можно было разместить вакансию на сервисе, составить текст вакансии и разместить вакансию. И вот этот третий уровень декомпозиции можно брать и делать непрерывно.

Когда планирую на год, то выставляю проекты по часовой стрелке по степени важности и по тому, когда он должен наступить. Потом я его декомпозирую в три уровня и из последнего уровня набираю задачи в свой GTD-задачник, о котором говорил в начале. Каждый понедельник у меня задачнике всплывает задача про перепланирование – та самая задача "подумать по расписанию". Слева открываю на мониторе GTD-трекер, справа майндмэп. Начинаю читать, особенно обращаю внимание на те задачи, которые делать не хочется и которые уже давно не делались. Это самые важные задачи, потому что с ними что-то не так. Я беру задачу и ищу ее на карте или пытаюсь сопоставить с задачами/проектами, к которым она может привести. Пытаюсь понять, к какой цели она меня приведет, зачем я ее собираюсь делать. Если я ее не нахожу там, то не буду делать. Решу, что попала ко мне по ошибке и мне ее делать не надо. Если вдруг задачи в трекере закончились, то надо пойти в свою карту и декомпозировать следующие проекты. Это удобно и эффективно, потому что с одной стороны, через GTD-методологию ты фигачишь и работаешь вовсю, а с другой стороны, технология планирования Фридмана позволяет не делать ненужную ерунду.

Чтобы эффективно работать, нужно пользоваться GTD-методологией и планированием через майндмэпы.

«Как привести дела в порядок» © Дэвид Аллен

«Джедайская техника» www.mnogosdelal.ru © Максим Дорофеев

«Вы или Хаос» © Александр Фридман