Как в 2024 перейти на четырехдневку и не прогореть: пошаговый гайд
Рассказали, как безболезненно перевести команду на 4-х дневную рабочую неделю, и как это делали другие компании.
Всем привет! На связи команда корпоративного мессенджера Compass.
Мессенджер можно за 10 минут установить на свой сервер или использовать облачную версию.
Четырехдневная рабочая неделя — мечта многих сотрудников и руководителей. Дополнительный выходной дает больше свободного времени на отдых, хобби и семью. Однако перевести команду на новый режим непросто. Нужно учесть специфику компании, готовность коллектива и возможные риски.
В статье расписали пошаговый гайд по переходу на четырехдневку. Также поделились опытом других компаний, которые внедрили ее — как успешным, так и не слишком.
4-дневка — mode ON ▶
1. Подумайте, нужен ли вам переход
Переводить компанию на четырехдневку, потому что это круто и прогрессивно — идея так себе. Подумайте, готов ли ваш бизнес к этому, учитывая специфику компании и желание сотрудников.
- Проанализируйте культуру и ценности компании. Другими словами, склонны ли сотрудники к гибкости и умеют ли в тайм-менеджмент. Если коллектив может держать баланс работа-жизнь — попробовать стоит. Если нет — все будут перерабатывать еще больше.
- Оцените пригодность компании к 4-дневке. Проанализируйте текущую бизнес-модель: сможет ли она не терять деньги, если из рабочей недели выкинуть день.
- Не игнорируйте мнение самих сотрудников. Проведите опрос и выясните, насколько команда жаждет перемен. Вполне возможно, что сотрудникам четырехдневка не нужна, и принесет только дискомфорт.
- Учтите специфику разных должностей и отделов в компании. Офисные сотрудники с легкостью перейдут на новый режим. Но как быть, к примеру, с менеджерами по продажам — они ориентируются на время клиентов, у которых в большинстве случаев классическая пятидневка. Для некоторых специальностей сокращение часов просто невозможно.
Friendly Reminder: Мессенджер Compass можно установить на свой сервер всего за 10 минут.
2. Составьте план перехода
Если вы точно определились, что четырехдневка нужна, время разработать план. Первым делом решите, какой формат 4-дневки выбрать для компании. Простая математика вряд ли тут будет уместна. Если вы перераспределите 40 часов на 4 дня — то уже на вторую неделю получите полностью сгоревшую команду.
Сделайте упор именно на продуктивность сотрудников, а не на время пребывания в офисе. Помочь может, например, метод «Помодоро». Рассказывали о нем в блоге.
Для отделов, которые точно не могут перейти на 4-дневку можно оставить как есть, но сделать одну смену супер-короткой — 4 часа, например. Подумайте над расписанием и определите, что лучше всего подходит специфике вашего бизнеса.
Прежде чем распространить новшество на всю компанию, запланируйте пилотный запуск в одном или нескольких отделах. Пусть 4-дневка поначалу затронет лишь часть команды, тогда будет проще отследить результаты и понять, что работает не так. Заранее определите длительность пилота — обычно это 3-6 месяцев.
Перед запуском пилота дайте сотрудникам ясность, зачем компании четырехдневка, как все будет устроено, и чем это лучше старого формата.
А еще объясните клиентам, как будет строиться взаимодействие, и дайте понять, что новый график работы не повлияет на качество и скорость работы.
Придется заняться и бумажной работой: обновить порядок расчета отпусков, больничных, переработок. А еще переписать регламенты и должностные инструкции.
3. Запустите пилотную программу для части сотрудников
После тщательной подготовки переходите к пилотной программе. Прежде всего, сократите рабочие часы участникам пилота, но сохраните за ними прежнюю нагрузку и производственные ожидания.
Донесите до команды, что главное в программе — не еще один выходной, а повышение эффективности.
Дальше действуйте методом проб и ошибок. Вероятно, первое время всё будет идти не так гладко, как хотелось бы. Новый распорядок потребует серьезной перестройки рабочих процессов и личных привычек. Отнеситесь к трудностям с пониманием и оптимизмом — так вы сможете выявить слабые места и подобрать идеальное решение.
На этом этапе важно поддерживать обратную связь с сотрудниками. Устраивайте регулярные встречи и лично общайтесь с участниками пилота. Но не чаще, чем раз в 4 дня, а то времени на работу и так стало меньше. Проводите опросы и просите команду делиться замечаниями — даже самая неожиданная деталь может сыграть роль.
Соберите максимум откликов и идей — так вы выявите болевые точки и оптимизируете процессы под 4-дневный режим. Возможно, потребуется внедрить новые средства автоматизации, нейросети, например.
4. Проанализируйте результаты пилота
После нескольких месяцев пилота наступает кульминация — анализ результатов. Пришло время выяснить, действительно ли переход на сокращенный график пошел компании на пользу.
Начните с анализа производительности тестовой группы. Если вы работаете с точными метриками — отлично, сравните значения до и после перехода на 4-дневку. Если же оценивать придется субъективные критерии, задействуйте методику 360 градусов: пусть качество работы оценит не только руководящий состав, но и коллеги, клиенты.
Поинтересуйтесь у сотрудников, насколько им комфортно в новом режиме: хватает ли времени на все процессы, есть ли стресс и эмоциональное выгорание из-за нагрузки. Можно провести опрос в Google Forms или онлайн-конференции для развернутой обратной связи.
Наиболее важный фактор — качество обслуживания клиентов. Попросите отдел заботы собрать обратную связь от клиентов — замечали ли они какие-то изменения. Помимо опросов, можно использовать объективные данные вроде отзывов, количества возвратов, скорости исполнения заказов.
На основе собранной информации вы сможете понять, что нужно улучшить. Где-то нагрузка оказалась высокой, значит придется внедрять новые методы тайм-менеджмента или даже перераспределять обязанности. Главное — максимально тщательно и беспристрастно проанализировать все данные, какими бы они ни были.
5. Полный переход
Если пилот 4-дневки принес желаемый результат, значит самое время внедрять изменения в компанию. Учтите замечания и пожелания, собранные в период пилота: доработайте систему отчетности, усильте техническую поддержку и взаимодействие между отделами.
После всех приготовлений можно объявить о полном переходе на 4-дневный график. Позаботьтесь о качественном онбординге новичков — четко объясните правила и преимущества укороченной рабочей недели. А для действующих сотрудников проведите серию встреч, создайте специальные памятки и чек-листы. Пусть вся команда поймет принципы работы в новом режиме.
Чтобы все сотрудники быстрее вкатились в новый график, рассказывайте о лучших кейсах пилотной команды. Еще лучше — сделайте базу инструкций и подсказок. О том, как это сделать за 5 шагов рассказывали в блоге.
Конечно, процесс оптимизации на этом не закончится. Неизбежно будут возникать трудности, которые невозможно предугадать заранее. Поэтому крайне важно сохранять гибкий подход и быстро адаптировать. Возможно, придется пересмотреть работу каких-то отделов или внедрить дополнительные инструменты.
Не бойтесь импровизировать и использовать творческий подход — именно так вы выведете компанию на идеальный рабочий ритм.
Как это было в других компаниях
Одними из первопроходцев 4-дневки стали новозеландцы из Perpetual Guardian. В ноябре 2018 года они провели масштабный эксперимент: 240 сотрудников перевели на режим понедельник - четверг по 7,5 часов в день.
Результаты пилотной программы оказались обнадеживающими. Производительность труда выросла пропорционально сокращению рабочего времени, упал уровень стресса сотрудников. Также люди стали реже опаздывать и решать личные вопросы в рабочие часы. Баланс между работой и личной жизнью повысился на 24%.
Главное — качество обслуживания не пострадало и доходы не упали. После успешного пилота Perpetual Guardian решила окончательно перейти на 4-дневку.
В 2019 году на 4-дневку перешло японское подразделение Microsoft. За месяц работы в новом режиме компания зафиксировала рост производительности почти на 40%. Сотрудники реже уходили на больничные, меньше использовали бумагу, электричество расходовалось на четверть меньше обычного. Но майки ограничились лишь пробным месяцем. А позже выяснилось, что часть результатов эксперимента просто «выгодно» подали.
Компания Buffer, внедрила 4-дневку в 2020 году, сразу на постоянной основе. Опрос внутри компании показал, что 91% сотрудников стали чувствовать себя счастливее и продуктивнее в новых условиях. Аналогичное решение приняли в финтех-стартапе Bolt Financial после успешного 3-месячного теста.
Очевидно, что в переходе на 4-дневку есть масса плюсов — начиная от повышения вовлеченности команды и экономии ресурсов, и заканчивая ростом производительности. Однако подводных камней тоже хватает.
Так, в упомянутой ранее Perpetual Guardian со временем выяснилось, что работники стали отвлекаться на срочные, но менее важные задачи. А компании Svartedalen пришлось нанимать дополнительный персонал, который работал, пока основная команда отдыхала 3 дня. Через 2 года эксперимент прикрыли.
Есть и более мрачные случаи. Treehouse уволила 22 сотрудника, чтобы попробовать эксперимент с 4-х дневной рабочей неделей. В итоге пилот провалился, а гендир назвал затею «несправедливой» и вернул пятидневку.
Подводя итог, можно с уверенностью сказать: четырехдневная рабочая неделя — тренд, который набирает популярность в современном деловом мире.
Тщательно проработав каждый нюанс, можно рассчитывать на успех пилотного запуска 4-дневки. А дальше — анализируйте фидбек, отслеживайте метрики и оперативно вносите корректировки для выстраивания системы. Только так новая модель рабочей недели будет эффективно интегрирована в жизнь компании и станет ее конкурентным преимуществом.
Создайте безопасное и эффективное рабочее пространство с Compass.
Для команды до 10 человек приложение бесплатное. Если пользователей больше 10, у нас есть бесплатный пробный период на 30 дней. И самое приятное — мессенджер можно установить на своем сервере.
Я чаще всего работаю все семь дней в неделю, просто не вот эти "8 часов и ни минутой меньше".
Сомневаюсь что моя продуктивность была бы выше при 10-часовом рабочем дне (дно-дно, ага), но четыре дня в неделю. Потом день-два ещё в себя приходить (-:
Вадим, приветствуем, рады видеть 🤗
С таким количеством крутых проектов вообще нужны не 7, а все 8 дней в неделе 🤝
Если просто перетасовать часы работы, каких-то качественных изменений можно не ждать, тут согласны. Придется еще поработать над планированием, тайм-менеджментом 😊
Так тут смысл не по 10 часов херачить, а более продуктивно)
Ты за 3 дня выходных "супер" отдохнул, зарядился, освоил тайм-менеджмент и пошел за 4 дня по 7-8 часов делать то, что в пятидневку по 10 часов не успевал.
лучше меньше да лучше, как говаривал один человек
Такое в России практикуют?)
Очень редко, но смельчаки есть 🙃
Тоже интересно было бы узнать кто эти люди)
Практикуют, проблема просто в том, что подходит далеко не под все профессии и чтобы все-таки перейти на 4-х дневку нужно очень сильно, очень сильно постараться!
Да если игнорировать, сразу побегут искать новую работу
Где будут родные 6/1 😂
Сомневаемся, что из-за четырехдневной рабочей недели сотрудники побегут.
Скорее расскажут, какие есть опасения и барьеры. Все это можно учесть в стратегии перехода, чтобы потом не разгребать последствия.
Пол года на тестовый запуск, как мне это многовато
Мне кажется, это слишком серьезное нововведение. Придется 60-70% процессов перестраивать под новый график. Отсюда такой логичный тестовый период.
Если все делать второпях - вероятность обо*раться будет крайне высока)
Так это же не просто перетасовать рабочие часы и сказать сотрудникам "работайте". Здесь и новые регламенты, адаптация людей к новому графику, обучение планированию и тайм-менеджменту.
Процесс сложный, отсюда и такой срок пилота 🤗
четырехдневка это конечно очень круто, но мне кажется часть плана попросту будет оставаться неотработанной
Как и всегда к сожалению
Еще один повод пересмотреть план и оставить в нем только действительно важные задачи 🙃
Наверное не каждый будет даже и рассматривать 4 дневку из-за риска потери дохода
Цель бизнеса зарабатывать, а не терять деньги. Если есть риск потерять в деньгах из-за четырехдневки, то зачем она нужна 🙃
Перепроизводство вылечит, а востребованное покалечит.
Тунеядцы будут ликовать)
Сомнительно – в рабочей неделе меньше времени для безделия получается 🙃
объем работы ведь остается тот же) получается в эти 4 дня запара будет жесткая ,а тунеядцы такое не любят
"Учтите специфику разных должностей и отделов в компании" - это прям в точку. Понятно, что мысль о том, чтобы работать меньше - звучит привлекательно, но надо понимать, что не все сферы работы к этому действительно готовы. Как быть, ели вы сотрудничаете с компаниями, где другие часовые пояса? Или, если твой график 2 через 2? Вряд ли к последнему вообще применима 4-х дневка.
Мне кажется, тут нужно отталкиваться не от мысли: "Все переходим на 4-х дневку", а от мысли: "как наша компания действительно может помочь сотрудникам больше отдыхать". Сделать обед на 20 минут побольше, ну или что-то в этом роде.
Да, переход на четырехдневку актуален только для компаний с 5/2 😊
А вот насчет "сделать обед на 20 минут побольше" не согласимся. Тут дело не в отдыхе в течение рабочего дня, а в дополнительном свободном дне, который можно потратить на детей, родителей, ремонт и прочее.
Я была бы против 4-х дневки, если честно. Только ты разогналась по задачам, а уже выходные. Но начальство то требует выполнение задач, а времени на них просто не хватает. У моего знакомого босс поставил в офисе стол для пинг-понга и друг говорит, что это отличный способ передохнуть и взять время на подумать.
За игрой в пинг-понг отдохнуть и подумать можно. А вот уделить время важным житейским вопросам – нельзя 🙃
есть гайд "как перевести сотрудников на нон-стоп работу" ?
Сложно представить, что четырехдневная неделя будет работать строго так, как мы себе это представляем. Кто-то ведь любит работать ночью, так как он сова, кто-то наоборот вечером вообще без сил. Думается мне, что отталкиваться нужно от каждой конкретной ситуации. А статья дельная и советы хорошие, спасибо!
Спасибо, что прочитали и поделились мнением 🤗
Ну и согласны, у многих людей свои предпочтения по графику работы, которые не всегда вписываются в 5/2, 4/3 и прочее. В таком случае можно индивидуально договариваться с руководителем и настраивать время и дни работы под себя.
Если, конечно, специфика работы позволяет 🙃
Успешный опыт других компаний дает нам надежду, что 4-х дневка - это хорошее решение. Если б еще зп от этого не уменьшалась.
Четырехдневка не влияет на размер зарплаты, ну, не должна во всяком случае 🙃
Идеальный график, я считаю
читал еще про другой вариант: пятичасовой рабочий день, но с ограничением просмотра соц сетей. Принцип тот же, меньше тратишь времени на не работу во время рабочего дня и работаешь меньше часов в неделю. По итогу, рабочий день заканчивается в час дня
Интересоваться у сотрудников насколько им комфортно конечно можно, но я думаю что они всегда будут говорить что всё окей, что такой график их вполне устраивает. А вот результат работы может говорить об обратном. Поэтому выводы нужно делать самому, на основе анализа результатов. А пока считаю что лучше такое не практиковать.
Интересная статья, благодарю
Учитывая как работается в пятницу-никто не прогорит
В принципе это всё, что надо знать о менеджменте данной компании. Если ты не разраб, то хером по губам поводят.
Супер полезная информация! Я всегда мечтал о четырехдневной рабочей неделе и вот наконец-то нашел пошаговый гайд! Очень интересно было узнать, как другие компании успешно справляются с этим изменением. С нетерпением хочу и сам предложить это! Спасибо за такую полезную статью! 💪🙌
Есть человеческий фактор - если один сотрудник за 3 часа делает все что запланировано, то другой за неделю дневной план не сделает, на этой волне у удаленной работы есть как положительные стороны так и отрицательные, самодисциплина немаловажный фактор.
А как быть с контрагентами, которые ждут от тебя ответов / писем / звонков на пятый день? У них же пятидневка