Поведаю вам свою историю и опыт ведения различных ежедневников и списков дел. Пользовался я многим: от приложений ту-душек до ведения бумажного ежедневника. Спойлер: на котором я и остановился
У меня похожая система. Для планирования на месяц/год/годы пользуюсь японским подходом "кайдзен", встречи забиваю в гугл календаре, а для дел на день лучше блокнота ничего нет))