Как с помощью шаблонов составлять планы личных дней на неделю вперед?
Как грамотный учет личного времени помогает анализировать прошедшие дни? Как сократить подготовку плана следующего дня на 10 мин? Как уже в понедельник видеть общую картину по загрузке в течение всей недели?
Обо мне
Привет, сообщество Vc! Я Артемий Прокопенко — бизнес-архитектор, эксперт по систематизации, цифровой и финансовой трансформации, развитию и масштабированию бизнеса в сфере IT.
Активно веду Telegram-канал Артемий Про Бизнес: там я регулярно рассказываю о том, как компаниям зарабатывать больше и тратить меньше через эффективное системное цифровое управление.
Приглашаю присоединиться:
Стартуем!
Это новая статья из цикла Система успеха и личная здоровая продуктивность. В этом цикле я делюсь практиками эффективного тайм-менеджмента, которые помогают навести порядок в делах, грамотно планировать личные и рабочие задачи, а также обрести осознанный контроль над своей жизнью.
Часть 1. Проблема
В прошлой статье Мастер управления временем: как запустить ежедневный учет освоения личного времени? я рассказал, что Станислав начал в сервисе заметок Obsidian составлять по каждому дню план-отчет освоения личного времени.
Как это работает?
Каждый вечер Станислав выделяет 15-20 мин, чтобы:
- сформировать предварительный вариант отчета по текущему дню и вкратце его проанализировать — выявить и объяснить отклонения фактической продолжительности какой-либо деятельности от плановой продолжительности
- составить план следующего дня (с учетом планов личных и рабочих задач)
Затем утром следующего дня Станислав выделяет 5-7 мин, чтобы:
- сформировать финальный вариант отчета по предыдущему дню
- актуализировать план текущего дня
Для составления планов и отчетов он использует специальную таблицу План-отчет дня из 3 колонок:
- Интервал (план) — плановое время начала и окончания деятельности (например, 07:45-09:00)
- Интервал (факт) — фактическое время начала и окончания деятельности (например, 07:45-09:15)
- Деятельность — название деятельности из классификации личных дел (например, Утренние дела)
Как создается план дня?
Для подготовки плана дня Станислав заполняет 2 колонки таблицы План-отчет дня — Интервал (план) и Деятельность. Станислав обычно тратит на это около 10 мин таким способом:
- копирует информацию из таблицы предыдущего или любого другого похожего дня (по структуре дел)
- удаляет значения колонки Интервал (факт)
- редактирует таблицу, добавляет и удаляет строки, учитывает фиксированное время по личным и рабочим задачам
Станислав выявил интересную закономерность: при соблюдении дисциплины (своевременное пробуждение и начала сна, ограничения в развлечениях и др.) структура многих его дней похожа.
Это сходство проявляется не только в пределах недели (когда, допустим, похожи понедельник и среда), но и между неделями (к примеру, каждую субботу Станислав выполняет практически одни и те же действия).
Станислав понял, что нашел зону оптимизации и может сократить время, выделяемое на учет.
Часть 2. Потребность
Станиславу необходимо найти способ, который позволит ему быстрее составлять планы дней благодаря тому, что структура, т. е. последовательность и продолжительность личных дел, некоторых дней идентична.
Часть 3. Решение
Станислав детально проанализировал планы-отчеты дней 2 месяцев и сделал несколько важных выводов:
- в 75 % случаев структура соответствующих дней всех проанализированных недель совпадает (совпадают понедельники, вторники, среды и т. д.)
- в 90 % случаев в пределах недели совпадает структура понедельник и среды, вторника и четверга
Далее Станислав:
- в сервисе Obsidian в каталоге Планы-отчеты периодов создал страницу Шаблоны
- на этой странице он перечислил дни недели как заголовки (Понедельник, Вторник, Среда и др.)
- под каждым заголовком разместил шаблон плана-отчета дня — таблицу План-отчет периода, в которой заполнены 2 колонки — Интервал (план) и Деятельность, для некоторых дней шаблонов несколько
- в перечень регулярных задач каждой недели добавил задачу Подготовить планы дней, в рамках которой он оформляет по всем дням следующей недели планы, используя шаблоны
Инструкция в карточках — в посте в моем telegram-блоге: перейти
Часть 4. Результат
Станислав стал:
- значительно меньше времени расходовать на подготовку плана дней (в среднем это минус 10 мин), сейчас он только корректирует шаблон
- видеть общую картину по загрузке в течение недели, это позволяет более точно планировать специальные задачи
- задумываться о совершенствовании алгоритма анализа отклонений фактических интервалов от плановых
В следующей статье расскажу, как грамотно анализировать план-отчет завершившегося дня и с помощью отклонений находить проблемы в планировании/дисциплине и устранять их.