Как мониторить выполнение правил личной эффективности?
Как систематизировать правила личной эффективности и ежедневно контролировать их выполнение? Как выявлять причины частого невыполнения правил и искать системные решения? Как трансформировать правила в привычки?
Обо мне
Привет, сообщество Vc! Я Артемий Прокопенко — бизнес-архитектор, эксперт по систематизации, цифровой и финансовой трансформации, развитию и масштабированию бизнеса в сфере IT.
Активно веду Telegram-канал Артемий Про Бизнес: там я регулярно рассказываю о том, как компаниям зарабатывать больше и тратить меньше через эффективное системное цифровое управление.
Приглашаю присоединиться:
Стартуем!
Продолжаю серию публикаций по управлению временем в рамках цикла Система успеха и личная здоровая продуктивность. В этой статье — алгоритм удобного контроля соблюдения правил личной эффективности.
Часть 1. Проблема
Ранее в статье Как оценивать и повышать эффективность своих дней? я рассказал, как мой персонаж Станислав анализирует прошедшие дни: выявляет проблемы в планировании/дисциплине и затем формулирует правила, ориентированные на устранение этих проблем.
Алгоритм анализа плана-отчета дня простой:
- проверить, что в плане-отчете заполнены плановые и фактические интервалы всех (или большинства значимых) дел в течение всего дня
- выделить подсветкой строки плана-отчета, описывающие дела, выполненные с нарушениями либо по продолжительности — слишком долго, либо по удовлетворенности — слишком трудно/скучно/непродуктивно
- указать в столбце Отклонение причину возникновения отклонения
- сформулировать в столбце Обещание правило, соблюдение которого позволит ликвидировать причину отклонения
Примеры таких правил:
- сплю минимум 8 час
- включаю телефон только после завершения утренних дел
- гуляю на свежем воздухе минимум 30 мин
- каждый вечер составляю план следующего дня
- начинаю предсонные дела до 22:00
Но возникла новая проблема — отсутствие контроля. Станислав не может запомнить все правила и как следствие часто их нарушает.
В итоге формулирование правил стало рутиной без практической пользы: качество планирования и уровень дисциплины не повышаются.
Часть 2. Потребность
Станиславу требуется алгоритм регулярного мониторинга выполнения правил личной эффективности, чтобы обеспечивать более комфортную и продуктивную повседневную активность.
Часть 3. Решение
Станислав создал инструмент — электронную таблицу (Excel/Google) такой структуры:
- Неделя — анализируемая неделя
- № — порядковый номер правила
- Правило — название правила
- Всего (план) — плановое количество дней недели, когда правило должно быть выполнено
- Всего (факт) — фактическое количество дней недели, когда правило было выполнено
- Отклонение — разница между плановым и фактическим количеством
- Причина отклонения — описание причины существенного отклонения
- Выполнение правила (группа столбцов) — фиксация выполнения правила по дням недели
Для таблицы Станислав настроил условное оформление и автоматизацию:
- если в ячейке дня указать + как факт выполнения правила в этот день, тогда ячейка выделяется светло-зеленым цветом
- если в ячейке дня указать - как факт невыполнения правила в этот день, тогда ячейка выделяется светло-красным цветом
- если в ячейке дня указать х как факт отсутствия учета выполнения правила, тогда ячейка выделяется светло-серым цветом
- значение Всего (факт) рассчитывается автоматически как сумма плюсов за неделю
- значение Отклонение рассчитывается автоматически как разность между Всего (план) и Всего (факт)
Затем Станислав разработал и алгоритм:
- обозначить в таблице дату начала и окончания недели
- перечислить в таблице правила личной эффективности, которые надо выполнить на неделе
- каждое правило формулировать как высказывание/заявление, которое можно либо подтвердить (ответ Да), либо опровергнуть (ответ Нет)
- для каждого правила установить плановое значение выполнения
- каждый день в течение недели отражать в таблице результат выполнения правил: +, если правило выполнено; –, если правило не выполнено; х, если не было запланировано выполнение
- если указан -, отметить причину невыполнения
- в конце недели оценить итоги выполнения всех правил, при необходимости пересмотреть состав и/или плановые значения правил
Для следующих недель Станислав будет добавлять в таблице новые строки (снизу).
Алгоритм в картинках:
Часть 4. Результат
Станислав достиг следующих результатов:
- систематизация: собрал все правила личной эффективности и распределил их по группам — учет, база, здоровье, обучение
- фиксация: внедрил простой и быстрый алгоритм ежедневной отметки выполнения правил
- анализ: начал выявлять причины невыполнения правил и искать системные решения
- планомерность: стал осознанно устанавливать плановые значения выполнения — не стремясь к идеалу сразу, а наращивая нагрузку постепенно (например, сначала 3 дня, затем 4 и т. д.)
- оценка: начал оценивать выполнение каждого правила в пределах недели и оценивать каждый день с позиции соблюдения набора правил
- привычка: довел часть правил до уровня автоматической привычки и начал исключать их из списка ежедневного контроля
Продолжение следует...
Тема следующей статьи цикла — Для чего нужны чек-листы личных дел и как их внедрить? Расскажу, как чек-листы помогают:
- экономить время — не нужно тратить время на постоянное планирование рутины
- сохранять фокус — сосредоточиться на активности, а не на обязательствах
- повышать удовлетворенность — быть довольным результатом своей активности