Как оценивать и повышать эффективность своих дней?
Как внедрить алгоритм анализа планов-отчетов дней? Как выявлять причины несоблюдения плана дня? Как формулировать правила личной эффективности для комфортной и продуктивной повседневной активности?
Обо мне
Привет, сообщество Vc! Я Артемий Прокопенко — бизнес-архитектор, эксперт по систематизации, цифровой и финансовой трансформации, развитию и масштабированию бизнеса в сфере IT.
Активно веду Telegram-канал Артемий Про Бизнес: там я регулярно рассказываю о том, как компаниям зарабатывать больше и тратить меньше через эффективное системное цифровое управление.
Приглашаю присоединиться:
Стартуем!
Это очередная статья цикла Система успеха и личная здоровая продуктивность. В цикле рассказываю о методиках и практиках эволюционной трансформации своей жизни для достижения целей в области личностной и профессиональной самореализации.
Прошлые статьи цикла:
- Мастер эффективного планирования личных и рабочих задач: как ничего не забыть и все держать под системным контролем?
- Мастер эффективного планирования личных и рабочих задач: как учитывать регулярные и несрочные задачи?
- Мастер управления личным временем: для чего нужна классификация личных дел и как ее создать?
- Мастер управления временем: как запустить ежедневный учет освоения личного времени?
- Как с помощью шаблонов составлять планы личных дней на неделю вперед?
Часть 1. Проблема
В предыдущей статье Как с помощью шаблонов составлять планы личных дней на неделю вперед? я объяснил, как моему герою Станиславу удалось значительно сократить время, выделяемое на составление плана дня, а также уже в воскресенье видеть примерную картину по своей загрузке на следующей неделе.
Если коротко, то Станислав добился такого результата, выполнив эти шаги:
- проанализировал планы-отчеты дней за 2 месяца
- обнаружил сходства в структуре и продолжительности дел многих дней
- на основании этих данных сформировал шаблон каждого дня недели
- добавил регулярную еженедельную задачу (на воскресенье) — с помощью шаблонов подготовить предварительные планы дней на всю следующую неделю
Сейчас Станислав каждый вечер не составляет план следующего дня с нуля, а лишь адаптирует шаблон под задачи и потребности будущего дня.
Кстати, в большинстве случаев плановые интервалы обязательных дел (сон, утренние дела, комплексный отдых (обед), комплексный отдых (ужин), предсонные дела) не меняются.
Однако Станислав столкнулся с такой проблемой: довольно часто он нарушает либо структуру (количество и последовательность), либо плановую продолжительность дел. В итоге отчет и план дня серьезно отличаются.
Проявление проблемы:
- общие дела: на утренние дела Станиславу достаточно выделить 1 ч 10 мин, чтобы все успеть и чувствовать себя при этом комфортно, но, например, в выходные он может потратить на утренние дела 2-2,5 ч (из-за скроллинга и длительного пробуждения)
- специальные дела: Станислав может запланировать на визит к парикмахеру 1,5 ч, а фактический интервал визита в итоге составит 2,5 ч
Благодаря плану-отчету Станислав замечает эти отклонения, но не знает, как правильно их анализировать и что делать потом.
Часть 2. Потребность
Станиславу необходимо разработать алгоритм анализа отклонений фактических дел от плановых дел, чтобы выявлять и устранять проблемы, из-за которых возникают эти отклонения.
Часть 3. Решение
Станислав решил доработать шаблон плана-отчета дня: включил в него 2 столбца — Отклонение и Обещание.
Актуальная структура плана-отчета дня:
- столбец Интервал (план) — плановое время начала и окончания дела
- столбец Интервал (факт) — фактическое время начала и окончания дела
- столбец Деятельность — название дела из классификации личных дел с пояснением (при необходимости)
- столбец Отклонение — причина существенного отклонения фактического времени от планового (существенное отклонение — это отклонение, превышающее установленную норму, рекомендуемая норма — 5 или 10 мин) или причина дискомфорта / низкой продуктивности
- столбец Обещание — решение, предполагающее введение определенного правила, нацеленного на предотвращение обнаруженного отклонения в дальнейшем
Сейчас Станислав анализирует свои дни по такому алгоритму:
- проверить, что в плане-отчете заполнены плановые и фактические интервалы всех дел в течение всего дня (полнота и достоверность данных — это обязательное условие для старта анализа)
- выделить подсветкой строки плана-отчета, в которых фактический интервал существенно отличается от планового (в большую сторону)
- указать в столбце Отклонение причину возникновения отклонения (кстати, отклонение может быть касаться не только продолжительности, но и удовлетворенности)
- сформулировать в столбце Обещание правило, соблюдение которого позволит ликвидировать причину отклонения, чтобы не допускать это отклонение в дальнейшем
Алгоритм в картинках:
Часть 4. Результат
Станислав достиг следующих результатов:
- внедрил оптимальный алгоритм анализа планов-отчетов дней, позволяющий выявлять проблемы и предпринимать действия для их устранения
- начал объективно оценивать расходование суточного фонда личного времени и более обоснованно рефлексировать по прошедшим дням
- сделал вывод, что большая часть проблем при невыполнении плана дня вызвана либо некорректным планированием, либо низкой дисциплиной
- начал описывать правила эффективности освоения личного времени, ориентированные на более комфортную и продуктивную повседневную активность
Продолжение следует. Следующая статья будет посвящена вариантам удобного комплексного контроля соблюдения правил эффективности освоения личного времени. Эти правила помогут Станиславу стать более дисциплинированным и организованным человеком, по-настоящему ценить личное время и грамотно инвестировать его в развитие и отдых.