Эксперимент: личный тайм-менеджмент для Agile-гиков

Меня зовут Ольга Романова, я Project Manager в компании DataArt. Последние несколько лет я активно применяю философию Agile в профессиональной деятельности — управлении проектами. В этом году я решила провести эксперимент: приложить принципы Scrum к личному планированию и тайм-менеджменту.

Думаю, мой опыт может показаться любопытным всем, кому интересны гибкие методологии разработки и управления, прежде всего, коллегам из IT-индустрии.

Если вы работаете в IT-сфере, с Agile-методологией наверняка знакомы не понаслышке.

Итеративный подход, изначально возникший в IT, призван помочь командам создавать продукты быстрее и с меньшими проблемами. Принципы Agile для разработки ПО специфичны, основные положения определены в манифесте.

В широком смысле Agile-подходы к управлению объединяет ряд основных принципов:

• Итеративность, т. е. работа в циклах, особенно важная при создании сложных продуктов.
• Гибкость команды, готовность к изменениям, активное использование обратной связи.
• Фокус на ценности продукта.
• Развитие уровней ответственности команды.
• Прозрачность работы и для владельцев и спонсоров проекта, и для членов команды.
• Гуманистический подход.

Agile проповедует самоорганизацию команд и призывает к отказу от «надзирателя» в виде назначенного менеджера. Иногда можно услышать фразу «у нас полный Agile» в значении абсолютного хаоса в проекте, прикрытого соответствующей терминологией. Однако это касается исключительно неудачных кейсов применения методологии, ее неверной трактовки, и в отношении Agile в целом, конечно, несправедливо.

Методология давно вышла за пределы индустрии разработки и используются в других сферах, например, транспорте, медиа, бизнесе, финансах. И это неудивительно: Agile — это философия управления, независимая от области применения.

Работая с Agile-проектами как проджект-менеджер, я заинтересовалась: а что если попробовать применить один из фреймворков — Scrum — к личному планированию и тайм-менеджменту? Вдохновленная философией Scrum и Agile, вооружившись методикой Стивена Кови и EOS, я решила провести самостоятельный эксперимент.

Кому эта затея может подойти? Я думаю, в первую очередь, она может найти отклик у моих коллег: проджект и продакт-менеджеров. Но и других IT-специалистов этот подход тоже может заинтересовать. Вместе с тем, не думаю, что сфера профессионального знания должна служить здесь ограничителем. Это скорее эксперимент, чем руководство к действию. Давайте просто посмотрим, «что будет, если...».

Что может дать Agile компании и проекту? В Agile-гайдлайнах приводятся следующие постулаты:

• Гибкость и готовность команды к смене приоритетов, как следствие — более успешная реализация проекта в меняющихся условиях.
• Как правило, более счастливые и мотивированные команды
• Большая удовлетворенность спонсоров проекта и более высокое качество продукта.
• Лучшая предсказуемость результата и раннее выявление проблем.

Классно, не так ли? Правда, для целей персонального тайм-менеджмента, где нет ни команд, ни спонсоров, все это едва ли имеет значение. Однако рассматривая собственную карьеру или любые другие сферы жизни (например, обучение музыке) как продукт или проект, понимаешь необходимость планирования и стремишься к тому, чтобы результаты усилий были предсказуемыми. В этом случае ты и есть проектная команда.

При применении принципов Agile в личном тайм-менеджменте важными для меня стали следующие моменты:

• Темп. Работа в спринтах всегда задает его. Итерации с планированием и оценкой результатов на выходе позволяют достаточно точно определить собственную эффективность на каждом этапе. Нельзя достичь значительных результатов, например в спорте, без регулярных тренировок. Интенсивные нагрузки с интервалом в пару недель — наверное, лучше чем ничего, но их недостаточно для заметных изменений.
• Роадмап, или, по-русски — календарный график работ. Правда, это понятие не совсем из области Agile, скорее, из product development. Я обозначила для себя вехи на ближайших год и разметила чекпоинты — в какой точке я хочу оказаться на том или ином направлении через определенный отрезок времени. Это позволило мне более внимательно следить за балансом сфер моей жизни и расставлять приоритеты более взвешенно.
• Фокус. Поставленная цель спринта позволяет не распыляться и концентрировать внимание на главном. Я использовала роадмап как стратегический план и декомпозировала его на мелкие задачи для отдельных спринтов. Это служило напоминанием, что сейчас особенно важно, и позволяло не сворачивать с пути.
• Прозрачность и подотчетность. Agile тренирует accountability — подотчетность. Сколько из запланированного я успела сделать? Что осталось? Что пришлось выкинуть или заменить и почему? Очевидно, что эффективность подразумевает отслеживание прогресса.
• Всесторонность. Каждый спринт я старалась стабилизировать за счет наличия задач и фокуса на второстепенных для этого периода эпиках (об этом ниже).

Что я взяла за основу своего подхода?

• Scrum — один из популярных фреймворков для внедрения Agile. Библия по вопросу — книга Джеффа Сазерленда и Кена Шваббера, краткое руководство доступно по ссылке.
• EOS — система подходов к управлению бизнесом, вот ее официальный сайт.
• Книга Стивена Кови “First things first” («Главное внимание главным вещам»).

Моей целью было более прозрачное и эффективное движение к результату при условии сохранения многогранности жизни и баланса ее сфер.

В эксперименте я использовала следующие элементы:

• Sprint (cпринт) — горизонт планирования. Для меня удобно было работать в недельном спринте, это коррелировало с моим обычным тайм-менеджментом. Думаю, для кого-то подойдут и отрезки в две недели. Важно определить длительность спринта такой, чтобы она, с одной стороны, была комфортной, с другой — позволяла решить поставленные задачи. Напомню, что в процессе она уже не меняется. Я начинала и заканчивала спринты по воскресеньям.
• Epic (эпик) — под эпиками я выделяла направления своей жизни, например: карьера, спорт, занятия музыкой, семья, здоровье и прочее.
• Task (задача) — это кирпичик, достаточно емкая, но сравнительно небольшая единица. К примеру, цель — улучшить английский и сдать IELTS на определенный балл звучит скорее как эпик, который можно разделить на более мелкие части. Путь к заветной отметке в сертификате разбиваем на шаги, например:

• Подбор курса.
• Покупка учбеника.
• Еженедельные занятия самостоятельно (повторяющаяся задача).
• Еженедельные занятия с учителем (повторяющаяся задача).
• Прохождение онлайн-курса.
• Сдача тестового задания с целевой отметкой в N баллов.

При необходимости эту же тактику можно применять и дальше, повторяя план до достижения нужного уровня.

Я использовала SMART-постановку задач, для некоторых ставила четкий срок исполнения.

• Retrospectives (ретроспективы) — анализ результатов и поиск возможностей улучшения. Я объединяла ретроспективы со спринт-планингом.
• 90 days world — концепция, взятая из EOS-фреймворка. Суть ее в том, что на 90 дней определяется одна большая цель — ее называют скалой. Скала всегда одна, максимум две. Это позволяет ограничить порывы объять необъятное.

Я выбирала эпик на 90 дней, что значило: наибольшего улучшения за это время я планирую достичь в этой сфере. Так, к примеру, эпик «карьера» может стать ключевым, когда поставлена цель получить повышение до определенной позиции в первом квартале. При этом эпики, которые на это время становятся второстепенными, — например, здоровье, отношение с семьей, занятие музыкой — не будут иметь крупных и амбициозных целей. Тем не менее, задачи по ним будут входить в спринты для поддержания баланса.

• Backlog (беклог) — в разработке под беклогом понимают пул задач, из которых впоследствии планируются спринты. Я смотрела на него так же: любые инсайты, новые идеи, to-do-задачи я помещала в беклог и возвращалась к ним при планировании спринта. Беклог тоже можно структурировать — о том, как я веду личную доску развития и беклог в Miro, я напишу в следующих постах.
• Velocity (скорость) — это скорость работы команды, условно, количество задач, которое команда может покрыть. У меня спринты были небольшими, они могли содержать не более 5–10 задач.

• Как я ставила цели

Как и многие перфекционисты, я люблю ставить высокие цели и паникую, если не удается их достичь. На протяжении первых спринтов я очень страдала от собственных наполеоновских планов, возникших из-за неверной оценки рабочей загрузки. Со временем качество планирования улучшилось: я стала лучше понимать собственную «пропускную способность» и точнее оценивать объем свободного времени.

Впоследствии, когда я чувствовала, что начинаю сильнее уставать, то позволяла себе сместить приоритет спринта на другие эпики (пункт 4).

• Как находила время

Я занимаюсь планированием с 2013 года, это часть моего рабочего дня. Планированию и анализу спринта я посвящала около одного часа в неделю, в основном по воскресеньям. В течение недели (но не каждый день) я просматривала доску для актуализации приоритетов, но суммарно это занимало не более 1,5 часов в неделю.

• Как учитывала рутинные задачи

Рутинные задачи, например, обычные дела на работе, я не включала в спринт. Однако если я видела крупную задачу в эпике карьера, скажем, релиз проекта, то добавляла ее в спринт, а детальные таски учитывала в рамках ежедневного планирования. Под ежедневным планированием я понимаю составление списка дел по работе.

Однако влияние рутины двояко: с одной стороны это шум, который может сбить с цели, с другой стороны — источник перемен: за рутинными задачами могут возникать новые приоритеты.

Неверно оценив мелкие, изматывающие рутинные задачи, я поначалу не учитывала их. В результате я ставила слишком высокие цели спринта и не могла их достичь (см. пункт 1).

• Что я делала, если приоритеты менялись

Спустя три спринта я поняла, что список задач не может оставаться неизменным. Почему? Здесь я Америки не открою: перечень непредвиденных обстоятельств, которые будут неизбежно возникать, напрямую коррелирует с типичными проблемами проектов:

• Внешние условия (ребенок заболел, или няня не может выйти на работу, значит, жизнь семьи должна быть перестроена).
• Неразрешенные зависимости (я планировала начать читать новую книгу, но ее не успели доставить).
• Неверная оценка рутины (в моем случае — рабочие задачи работы потребовали больше времени и энергии, чем я рассчитывала).
• Недоступность команды (я заболела).

Однако я сумела уйти от негативной оценки «я ничего не успеваю», смогла развить в себе толерантность к смене планов и даже научилась испытывать воодушевление по этому поводу.

Если мне приходилось менять приоритеты, замену я старалась делать равноценную. Условно, если я планировала прочитать 40 страниц профессиональной литературы, но мне потребовалось пройти срочный тренинг, я могла безболезненно заменить один пункт планов другим. Это были таски одного эпика, последовательность которых может меняться в течение спринта.

Одна проблема повторялась регулярно: высокая нагрузка на работе отбирала время, запланированное на дополнительное образование. По завершению 10-, а иногда и 12-часового рабочего дня было совсем не до новых курсов или книг. Чтобы исправить перегиб загруженности, я отказывалась от задач по учебе или заменяла их прослушиванием подкастов и аудиокниг, желательно, во время бега (эпик «Спорт»). Это также позволяло изменить характер деятельности (и на работе, и во время учебы я активно использую компьютер).

• С чем я работала

Я начала с Asana, в дальнейшем переключилась на Miro и объединила ведение спринта с доской личного развития (о ней расскажу в очередной статье немного позже). Думаю, Trello также может быть отличным и простым вариантом.

Я отказалась от традиционных колонок «сделать», «в процессе», «сделано». Каждая задача имела два статуса: сделано или нет (закрыта или открыта). Если она оставалась открытой до конца спринта, то переносилась на следующий. Колонками на доске я выделяла эпики. При необходимости я использовала дополнительные лейблы для задач или ставила сроки исполнения.

• Как не надо планировать в отпуске

На период эксперимента пришелся и мой отпуск. Честно признаюсь, я совершила ошибку: удалила задачи в сфере карьеры и увеличила вдвое стандартный пул задач по обучению и спорту за счет «высвобожденного» времени. По факту, я выполнила только стандартный объем. Извлеченный урок банален: иногда нужно давать себе немного расслабиться и отдыхать не только за счет переключения деятельности.

В целом во время эксперимента спринты выполнялись на 80–100 %. Но, конечно, были и такие, в которых процент выполнения мог составить не более 20 %. По момим наблюдениям, у таких провальных спринтов обычно одна из двух причин:

• Болезни.

Здесь самое разумное — разрешить себе выздороветь, сфокусировавшись только на своем состоянии. Нужно отпустить любые горящие задачи и данные себе обещания.

• Нагромождение других приоритетов.

Иногда происходил явный перекос, в основном когда работа или здоровье неожиданно требовали большего внимания, чем я планировала. Если замена задач или переключение деятельности было невозможно, я принимала это и переводила часть задач на следующий спринт.

Мой эксперимент длился почти шесть месяцев, и вот что мне в нем понравилось:

• Ясная траектория развития и повышение мотивации

Когда я выстроила личный роадмап, мне стало намного проще увидеть цель, которая стоит за каждой задачей, и оценить, какие из них первостепенны, а какие нет. Это в значительной степени решило вопрос мотивации. Я встаю в 6–6:30 и начинаю день с пробежки, зная, зачем я это делаю. Мне стали легче даваться нелюбимые задачи или дела. Я научилась воспринимать их как необходимый шаг к своей цели и сознательно пытаюсь извлечь пользу даже из тех действий, которые мне не очень-то нравятся.

• Победа над комплексом «ничего не успеваю»

Есть люди, которые обожают загружать себя делами. Их вечные спутники — стресс из-за нехватки времени и чувство вины из-за невыполненных обязательств. Я один из таких людей. Это очень важный психологический момент доверия к себе, а рекомендацию вкратце можно сформулировать так: начинай с малых обещаний себе и выполняй их любой ценой. Выделяя в каждом спринте скалу, я заключала с собой договор. Отказавшись от попытки разом охватить все сферы жизни, я смогла предотвратить фрустрацию от того, что неизбежно не справилась бы с задуманным.

• Прозрачность

Я видела, какие с какими задачами я справляюсь, а где не дорабатываю, на каких направлениях расслабилась, и чему, соответственно, в следующем спринте нужно уделить больше внимания.

• Более эффективная работа

Я отметила прогресс практически во всех поставленных эпиках, хотя не спешу заявлять, что дело здесь исключительно в новом подходе к планированию.

• Отказ от мусорных занятий

Ошибки первых спринтов показали, как неэффективно я могла использовать свободное время и насколько неточно оценивала его объем. Я сократила время в социальных сетях, отказалась от просмотра новостей, сомнительных программ и фильмов, пустого, не наполняющего общения. Трекер на телефоне уже давно не доходит до двух часов экранного времени в день, учитывая, что я часто пользуюсь мессенджерами для работы. Высвобожденное время я отводила на покрытие плана спринта.

Но были и негативные моменты:

• «Технический долг» и демотивация

Склонность повышать нагрузку поначалу заставляла меня строить слишком амбициозные планы на спринт, что приводило к настоящей гонке за результатом. Пропущенные в итоге задачи демотивировали. Но после трех первых спринтов ситуация в целом улучшилась: я составила объективное представление об объеме нагрузки, который могу потянуть в текущих условиях. Но вполне допускаю, что если бы неудачи продолжились, эксперимент бы мог не состояться.

• Загадка учета рутины

Я так и не нашла ответ, как учитывать рутинные задачи в спринте. Вместе с тем, иногда они выходили из-под контроля и отнимали время, отведенное для других, более значительных целей. Замена задач и обновление списка активностей не всегда могли помочь.

• Пресыщение и усталость

Постепенно система, которую я использовала, начала приедаться. Я замечала подобное и с другими методиками планирования: спустя какое-то время они теряют новизну и работа с ними перестает казаться увлекательной. Тем не менее, подходят к концу шесть месяцев моего эксперимента с Agile, и я отмечаю, что в тех сферах жизни, где мне удалось объединить планирование и геймификацию, я достигла большего прогресса.

Я долго сомневалась, но все-таки решилась привести некоторые собственные результаты как пример возможных улучшений. Сразу оговорюсь: результат — понятие относительное, и нет ничего лучше соревнования с собой вчерашним. Достижения ниже это не хвастовство, а иллюстрация, что получилось выполнить за полгода.

Бег

Значительно улучшила результат на основных дистанциях (10 и 5 км), повысила частоту (3– 5 раз в неделю) и продолжительность занятий (в среднем до 1 часа), увеличила дистанцию за месяц (более 130 км). Все это подтверждается приложением-трекером, а еще я впервые пробежала полумарафон за «нестыдное» для себя время.

Занятия музыкой

У меня нет музыкального образования, и я занимаюсь фортепиано всего один год. За полгода мне удалось разучить одну новую композицию и в целом улучшить синхронность игры. Мои личные наблюдения подтверждает преподаватель.

Личный бренд

Удалось составить контент-план на два квартала и привести его в исполнение (хоть и с задержками) в моем Medium-блоге.

Обучение

Создана доска личного саморазвития, пройдена международная сертификация, и дополнительные онлайн-курсы внутри компании. Завершено чтение двух книг по профессии, одну из них я прочитала в оригинале.

Семья и отношения

Я стала более качественно проводить время с семьей, мои домочадцы заметили положительные изменения.

Карьера и работа

Четыре проекта из пяти, на которых я работала, были отмечены дополнительными благодарностями. По трем из них были завершены фазы проекта и получен положительный фидбек от клиента, позволивший расширить сотрудничество с нашей компанией. Еще один проект, в котором я участвовала, позволил привлечь новый аккаунт.

В целом я довольна результатами эксперимента и думаю продолжить испытание новых походов, попробовав внедрить техники геймификации в личный тайм-менеджмент.

Здесь могла бы быть реклама моего Телеграмм-канала, но у меня его нет, вместо него - будет ссылка на мой Medium-блог.

#agile #планирование #timemanagement