Нужен ли модератор на вашем совещании?

«Зачем нам модератор? Мы же не конференцию проводим».

Пожалуй, это самая распространённая реакция, когда я предлагаю компаниям выделить отдельного человека, который будет отвечать за проведение встречи.

И я её прекрасно понимаю.

Многие представляют модератора как приглашённого специалиста, который проводит стратегические сессии крупных корпораций за десятки тысяч рублей. Для обычной планёрки или проектной встречи это кажется ненужной роскошью.

Но проблема в том, что модератор — это совсем не про статус мероприятия.

Это про эффективность.

По моему опыту, если встреча длится дольше 40 минут и её цель — принять решение, модератор почти всегда окупается.

Причём в большинстве случаев им может стать обычный сотрудник компании.

Когда в компании возникает вопрос, который нельзя решить в переписке, всё обычно происходит по одному сценарию.

Кто-то пишет: «Нужно собраться».

Назначается время.

Все приходят.

И дальше начинается обсуждение.

На первый взгляд всё выглядит нормально. Люди компетентные, каждый разбирается в своей области, все заинтересованы в результате.

Но постепенно встреча начинает расползаться.

Кто-то вспоминает ещё один вопрос. Кто-то уводит разговор в детали. Кто-то начинает обсуждать проблему, которую вообще не планировали обсуждать. Затем оказывается, что часть информации никто заранее не подготовил. После этого разговор возвращается к первоначальной теме, но времени уже почти не осталось.

В итоге участники расходятся с ощущением, что встреча была полезной.

Но через время выясняется, что ключевые решения не были приняты или зафиксированы.

О типичных ошибках подготовки и проведения совещаний я уже рассказывал в предыдущих статьях, поэтому здесь хочу рассказать о другой причине низкой эффективности встреч.

Во многих компаниях просто нет человека, который отвечает за сам процесс принятия решений.

Недавно мне довелось участвовать в проектной встрече без модератора.

У команды был список вопросов и около часа времени. На встрече присутствовали все нужные специалисты. Все были заинтересованы найти решение.

Но несколько раз происходила одна и та же ситуация.

Обсуждение заходило в тупик, наступала почти минутная пауза, потому что никто не понимал, что делать дальше. Вроде поговорили. Вроде все согласны. Но сформулировать итог никто не мог. Каждый мысленно уходил со своим вариантом решения.

В результате уже после встречи оказалось, что участники поняли договорённости по-разному, а выполнение задач началось с большой пробуксовкой.

Мог ли здесь помочь модератор?

Я думаю, что да.

Иногда достаточно одного человека, который вовремя скажет: «Коллеги, фиксируем решение и переходим к следующему вопросу».

Когда я говорю, что встрече нужен модератор, многие сразу представляют внешнего специалиста, которого нужно искать, оплачивать и приглашать на каждое совещание.

На практике всё гораздо проще.

В большинстве компаний достаточно собственного сотрудника.

Главное — чтобы он понимал свою роль.

Модератор не должен быть самым умным в комнате и не должен принимать решения за участников.

Он отвечает за процесс.

Следит, чтобы обсуждение двигалось по повестке, участники не уходили в сторону, решения фиксировались, а встреча заканчивалась понятным планом действий.

За время работы я выделил несколько критериев, которые помогают сделать правильный выбор.

Если сотрудник загружен на 100% рабочего времени, ожидать качественной подготовки встречи не стоит. Даже в небольшой команде обычно находится человек, который сможет уделить этому внимание.

Когда модератор одновременно активно отстаивает свою позицию по вопросу, ему приходится постоянно переключаться между двумя ролями. В итоге страдает либо обсуждение, либо сама модерация.

Иногда приходится прерывать длинные рассуждения, возвращать разговор к теме или напоминать о времени. Если модератор не готов этого делать, встреча быстро начинает жить собственной жизнью.

Необязательно быть экспертом, но хотя бы поверхностно разбираться в теме важно. Иначе будет сложно понять, когда команда действительно обсуждает проблему, а когда уже ушла далеко в сторону.

Если коротко — помогает команде принимать решения, а не просто разговаривать.

Именно здесь закладывается большая часть успеха.

Модератор:

В результате команда приходит обсуждать уже подготовленные вопросы, а не начинает разбираться в них прямо на совещании.

Здесь задача модератора — удерживать обсуждение в рамках процесса.

Он:

Если всё сделано правильно, участники выходят со встречи с одинаковым пониманием того, что было решено и кто что делает дальше.

Работа модератора не заканчивается последней фразой «Спасибо всем».

Остаётся оформить и отправить участникам краткое резюме или протокол встречи.

Это избавляет команду от ситуации, когда через несколько дней приходится вспоминать: «А мы вообще договорились это делать или нет?»

Не стоит ждать идеального момента.

Попробуйте назначить модератора уже на следующую встречу.

Да, сначала будет немного непривычно. Возможно, модератор сам будет забывать фиксировать решения или контролировать время. Это нормально.

Любой навык появляется только с практикой.

При этом не стоит заставлять человека выполнять эту роль, если он категорически не хочет. Не каждому комфортно управлять обсуждением. Лучше найти другого сотрудника, которому это даётся естественнее.

Чтобы облегчить работу модератора, можно использовать специализированные инструменты. Например, я использую собственный сервис QC Meetings, который помогает готовить повестку, приглашать участников, задавать тайминги, фиксировать решения, задачи и автоматически формировать итоги встречи.

Если вы хотите попробовать внедрить роль модератора у себя в компании, в моём Telegram-канале есть бесплатный чек-лист подготовки и проведения встречи. Его можно использовать как памятку уже на следующем совещании.

Во многих компаниях считают, что проблема неэффективных встреч — сотрудники.

На практике гораздо чаще проблема в том, что никто не управляет самой встречей.

Стоит появиться модератору — и та же самая команда начинает принимать решения заметно быстрее и системнее.

Это не волшебная таблетка. Совещания не станут идеальными за один день. Но они перестанут быть просто разговорами и постепенно превратятся в инструмент, который действительно помогает двигать работу вперёд.

А как проходят встречи в вашей компании? Есть ли у вас опыт участия в совещаниях с модератором и без него? Поделитесь в комментариях, почувствовали ли вы разницу.