Источник энергии для бизнеса
Почему сегодня производственная система нужна «непромышленным» компаниям и как ее внедрить?
Многие до сих пор считают, что производственная система подходит только тем предприятиям, которые занимаются выпуском какой-либо продукции. Опыт ПГК доказывает, что производственная система может быть полезна любому бизнесу. Запуская программу трансформации компании три года назад, мы поставили перед собой цель стать лучшими на своем рынке по клиентскому сервису и операционной эффективности. Для этого необходимо было изменить отношение каждого сотрудника к тому, что он делает на своем рабочем месте. Мы решили использовать для этого инструменты производственной системы. Рассказываем о ее запуске и о том, что из этого вышло.
C чего все началось
Производственная система — это культура непрерывных улучшений, когда любой человек сосредоточен на том, чтобы устранить недочеты на рабочем месте для достижения целей компании. Программы по улучшению бизнес-процессов были у ПГК и до производственной системы. Однако они, в основном, были направлены на конкретные задачи и число участников было ограничено. В ПГК решили выйти на новый уровень и запустить процесс непрерывных улучшений, в который будут вовлечены все сотрудники компании.
Мы проанализировали рыночные практики и обратили внимание на то, как производственная система развивается в разных компаниях. Используя ее, они снижают себестоимость и повышают собственную эффективность. Это целая философия, которая учит не только правильно инвестировать и наращивать объемы, но и рационально использовать все имеющиеся ресурсы, чтобы получать выгоду. Мы предположили, что многие инструменты производственной системы универсальны, поэтому могут быть полезны и в железнодорожной отрасли.
По итогам 2021 года сотрудники ПГК подали 776 идей. Это почти в 2 раза больше, чем в 2020 году. Экономический эффект от их внедрения также вырос вдвое. К примеру, благодаря идее сотрудников филиала в Иркутске удалось сократить количество непроизводительных рейсов для вывоза сыпучих грузов на станцию Белогорск-2 Забайкальской железной дороги. Выяснилось, что у коллег есть особые требования к содержанию крытого подвижного состава. В результате на станцию под сыпучие грузы отправлялись крытые вагоны не старше 2006 года с остаточным пробегом 10 тыс. километров и объёмом кузова более 150 м3. Прогнозный экономический эффект – около 2 млн рублей. И это лишь один из примеров.
Решение о запуске производственной системы мы приняли в 2018 году, а пилотный проект на базе Воронежского филиала компании стартовал в июле 2019 года.
Активная фаза развёртывания проекта на каждой производственной площадке (у ПГК 14 филиалов и головной офис в Москве) составляет 9 месяцев и предусматривает 2 ключевых этапа: 1. Культурная и техническая диагностика 2. Трансформация.
Для чего нужна техническая диагностика?
На этом этапе мы оцениваем потенциал площадки и определяем приоритетные направления для улучшений. Для этого проводим технические интервью с экспертами, что позволяет вовлечь всех сотрудников в генерацию идей. Дальше команда выдвигает гипотезы, анализирует их, разрабатывает мероприятия и проекты, направленные на повышение эффективности процессов.
Для чего нужна культурная диагностика?
Для того, чтобы сформулировать ключевые тезисы, объясняющие проблемы организационной культуры, которые препятствуют успеху площадки. Задача этапа — представить основные выводы руководителям площадки для организации успешной трансформации и создать атмосферу доверия и открытости. Основными инструментами культурной диагностики являются: анонимное анкетирование, индивидуальное интервью, фокус-группы, организационный анализ.
Для чего нужна трансформация?
На этапе трансформации запускается процесс непрерывных улучшений. Мы встраиваем инструменты и практики производственной системы в повседневную работу сотрудников, проводим комплексное обучение и наставничество с руководителями, чтобы они могли правильно оценивать происходящее и давать обратную связь подчиненным.
О чем рассказываем в рамках комплексного обучения?
Мы проводим обучение по стандарту работы руководителя, который включаем в себя такие практики как: обратная связь, наставничество, визуальное управление, линейные обходы, беседы по эффективности, сложные беседы, делегирование, личная история и др.
Еще мы изучаем технические инструменты производственной системы, например, проектное управление DMAIC, картирование, инструменты стандартизации процессов и др.
В результате мы можем понять, например, как сократить количество отцепок вагонов в ремонт на том или ином участке, где требуется постоянное присутствие нашего представителя, и так далее.
Всего прошло 3 волны производственной системы, с 1 апреля 2022 года стартовала последняя – четвертая. В ней участвуют 3 филиала ПГК: Самарский, Саратовский и Владивостокский.
Всем, кто внедряет производственную систему, обязательно нужен коммуникационный план. Нововведения воспринимаются людьми настороженно и зачастую как дополнительная нагрузка. Поэтому задача команды внедрения — показать все плюсы, которые сотрудники получат после ее запуска, снять опасения и ответить на их вопросы. Определите источники коммуникации, форматы публикаций и их частоту, целевые группы и спикеров. Рассказывайте о достижениях, показывайте лидеров, не забывайте регулярно демонстрировать достигнутые результаты.
Что сейчас?
Сейчас в ПГК успешно развивается производственная система, состоящая из 6 элементов. Ядро производственной системы – это техническая модель, состоящая из процессов целеполагания, мониторинга выполнения целей, факторного анализа отклонений и выработки мероприятий по их сокращению. Кроме того, в ядро входит «Банк идей», который работает на базе Service Now. В рамках сервиса автоматизированы подача инициатив, их маршрутизация, согласование, а также разработка дашбордов с оперативной отчетностью и статистикой.
Важная роль отводится инструментам и практикам, организационно-культурной трансформации, участию в разработке и внедрении цифровых продуктов, которые позволяют повышать операционную эффективность и достигать стратегических целей компании. Подробно о каждом элементе производственной системы ПГК расскажем в следующих публикациях.
По нашей оценке, приживаемость производственной системы – около 80%. Это значит, что сотрудники компании используют ее принципы и практики в своей ежедневной работе. В проекте уже приняли участие 1568 человек.
Мы готовы ответить на ваши вопросы и будем продолжать рассказывать о том, как развивается производственная система в ПГК.