Расширились и сэкономили ресурсы. Как переход на удалёнку автоматизирует и перестраивает внутренние процессы
До 2020 года компания по разработке игр Infinite Art Solutions работала исключительно в стандартном офисном формате и не планировала отправлять даже часть сотрудников на удаленку. Но под влиянием обстоятельств компания всё же одним днём перешла в онлайн и в итоге в нём и осталась. Оказалось, что несмотря на определённые сложности, преимуществ в новом формате масса. Алексей Печенин, основатель Infinite Art Solutions, рассказал, как перевести компанию по аутсорсингу игр на удаленную работу и, какие возможности это открывает.
Главная проблема удалёнки и её решения
Разница между удалёнкой и офисом не только в виде стен вокруг или качестве стола со стулом. Сам принцип работы и все процессы будут другими. Во-первых, вы не можете, например, моментально собраться в условном конференц-зале на планёрку. Во-вторых, людям психологически сложнее моментально настроиться на ударный труд в своей квартире и у них возникают соблазны чаи погонять, сериал на втором мониторе посмотреть или ещё чем-то заняться, раз руководитель не заглянет внезапно в дверь.
Поэтому в первую очередь автоматизации и контроля требует рабочее время. Сформируйте регламент для нового формата, но будьте готовы его по ходу дела корректировать. Некоторые пункты из нашего изначального регламента выдержали проверку временем и показали эффективность. Например, мы все онлайн с 11 до 17 по московскому часовому поясу, а остальные 2 часа каждый отрабатывает так, как ему удобно: хоть утром, хоть вечером.
Но одного регламента недостаточно. Мы очень быстро после ухода на удалёнку увидели провал в эффективности сотрудников, поэтому обратились к трекерам времени. Для этого мы использовали Redmine (Jira) и Rocket Chat. Просили всех каждые 2 часа отмечаться, чтобы менеджеры видели, что человек на месте, а не пошёл с друзьями в ресторан.
Есть более жесткий вариант контроля — поставить оборудование, которое бы отслеживало запущенные программы. У нас была мысль обратиться к такому инструменту, но все же решили, что использование жестких программ контроля в долгосрочной перспективе снижает производительность команды и приводит к риску потерять сотрудника. Нам все же хотелось ориентироваться на результат, а не на такие не всегда полезные рамки.
Поэтому мы пошли другим путём и ввели KPI. Это что-то между рыночной оценкой на тот или иной готовый тип продакта (3D домик под рендер, 2D иконка и так далее), оценкой лида (сколько бы он делал эту задачу) и оценкой исполнителя. Благодаря этому KPI мы сравниваем производительность сотрудника с неким ГОСТом и потом принимаем решение — поощрить, наказать и так далее.
Это помогло нам «собрать» сотрудников, но не так, как мы планировали. Часть команды действительно сфокусировалась на деле и стала добросовестно работать, а часть ушла — но, тем самым, тоже решила проблему с низкой эффективностью.
Позже мы отменили KPI, так как сотрудники смогли адаптироваться к удалёнке и поняли, что смотреть сериалы на втором мониторе не так эффективно, как кажется на первый взгляд.
Трекеры времени мы оставили: сейчас он помогает нашим сотрудникам анализировать эффективность своего труда. И если сотрудник захочет расти, мы сможем ему подсказать, какие процессы можно оптимизировать, проанализировав его управление временем.
Доавтоматизируйте неохваченное цифрой
Что именно придётся цифровизировать на удалёнке, зависит от конкретной компании. У нас уже была система, по которой мы работали с клиентами онлайн. Поэтому глобальную автоматизацию мы не проводили. Нам требовалось только прикрутить к имеющейся системе внутренние чаты.
- Сначала мы попробовали поработать в Skype, потом в Slack. Опыт со Skype получился не очень удачным: программа тормозила, когда мы создавали под каждого сотрудника ячейки — это канал, где присутствуют арт-менеджер, лид, сам сотрудник и дополнительный менеджер. Со Slack такой проблемы не было, но он выходил недешевым. Вдобавок, нам хотелось коробочную версию, которую мы постоянно могли бы допиливать. Поэтому после этих затестов обоих вариантов я понял, что нужно создавать что-то свое под задачи компании. Мы нашли кастомизированное аутсорсовое решение и перешли в Rocket Chat.
- После перехода на Rocket Chat мы прикрутили к нему видеоконференции Jitsi — этот сервис нам понравился стабильной работой, простой интеграцией в Rocket Chat, запуском звонков и видео-коллов одной кнопкой. Плюс, он бесплатный. Кроме видеоконференций больше ничего дополнительно не автоматизировали.
- SCRUM-систему (методика гибкого управления командой) мы использовали ещё до ухода на удалёнку. Единственное, что пришлось к ней добавить, — привыкнуть к тому, что теперь мы проводим дейлики (пятнадцатиминутный митинг по всем отделам) не в офисе, а созваниваемся в онлайне с командами. Также мы проводим стратегические митинги раз в неделю по часу. Это позволяет держать руку на пульсе.
Что вы получите в итоге
Первое преимущество удалёнки — экономия ресурсов. Раньше мы тратили время и деньги на оборудование мест сотрудников и поддерживали тех, кто принимал решение о релокации, чтобы работать в компании. Например, рабочее место для художника нам обходилось в 150-200 тыс. рублей: компьютер, монитор, стол, стул, планшет. Мы часто берем в команды джунов для обучения, и тратить на место для каждого из них около 150 тыс. рублей — это очень серьезно. Как минимум на тестовом периоде можно экономить. Сейчас мы тратим эти бюджеты на поиск и найм сотрудников.
Второе — рост команды. Буквально за полгода количество наших сотрудников увеличилось в 2 раза и это случилось органично. Но что более важно, благодаря удалёнке появляется возможность фокусироваться на компетенциях специалистов и их профессиональном уровне, а не выбирать из того, что есть рядом. Раньше мы искали сотрудников в Иваново и ближайших городах, а теперь принимаем ребят из Европы и СНГ.
Но возможность привлекать специалистов из любой точки мира — палка о двух концах. Поначалу было круто, когда мы нанимали сотрудников из других городов, но с другой стороны это и размыло границы на рынке. Теперь даже в регионы пришли московские зарплаты. Чтобы быть конкурентоспособными, нужно поднимать ставку для кандидатов.
Наш ФОТ (фонд оплаты труда) пока не изменился, если не считать базовое повышение ставки 1-2 раза в год для наших сотрудников. Поскольку модель бизнеса маржинальная и мы должны держаться внутренних расчетов по ROI. Поэтому периодически сталкиваемся с тем, что есть хороший молодой специалист, а ему обещают зарплату в 2-3 раза выше, и нам приходится искать дальше.
Третье преимущество касается уже нашей ниши — благодаря массовой удалёнке выросло доверие клиентов к аутсорс-студиям. Раньше они выбирали фрилансеров, а теперь начинают ценить гарантии качества. Ведь с заказчиками работают не только художники, но и менеджеры, которые помогают придерживаться сроков и контролируют единую стилистику артов. Нам стало намного легче работать с клиентами и находить их.
Возвращать всю команду в офис мы пока не планируем. За 2 года нового формата оценили все его преимущества и пока не видим причин снова делать офисную пятидневку. Даже отправлять сотрудников на 2-3 дня в офис не хотим пока. Возможно, придём к тому, чтобы раз в неделю менеджеров приглашать в офис на стратегическую сессию, не больше.
Больше экспертных статей об участниках сообщества и их опыте в нашей колонке на vc.ru.
Статья подготовлена командой и участниками сообщества Heg.ai: https://heg.ai
Узнать про нетворкинг и мероприятия можно в телеграм каналах Хегай Нетворк и Хегай в курсе.
На удалёнке с 2008, задолго до того, как это стало мейнстримом 😉
Удаленных сотрудников можно подключить к CRM-системе и следить за продуктивностью. Так будет легче организовывать их работу, контролировать задачи + всегда видна отчетность по каждому сотруднику.